Wie man einen Anruf in die Warteschleife stellt

Wenn ein Anrufer in der Warteschleife ist, können 60 Sekunden wie eine Ewigkeit erscheinen. Um diese Wahrnehmung zu mildern, programmieren viele Unternehmen das Telefon, um beruhigende klassische Musik zu spielen, oder einen unklar.

Abgesehen davon kann die Frustration dazu beitragen, jemanden professionell auf Eis zu halten, und hängt von der Ausübung einer gemeinsamen Höflichkeit ab. Überlegen Sie, wie Sie behandelt werden möchten, wenn Sie am anderen Ende der Linie wären.

Die richtige Etikette, um einen Kunden in die Warteschleife zu stellen

• Erklären Sie den Grund, warum Sie den Anrufer in die Warteschleife setzen müssen.
• Fragen Sie nach der Telefonnummer der Person, falls das Gespräch abgeschnitten wird.
• Versprechen Sie, in einer Minute zurückzukehren-oder Ihre beste Schätzung, wie lange der Halt dauern wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verzögerung länger als ein paar Minuten dauert, fragen Sie nach einer Nummer und einer Zeit, in der Sie zurückrufen können.
• Wenn die Verzögerung trotz Ihrer Bemühungen länger als erwartet dauert, einchecken Sie beim Anrufer, damit er sich nicht verlassen fühlt. Bieten Sie wieder an, sie zurückzurufen, anstatt sie halten zu halten.
• Wenn Sie zum Telefon zurückkehren, entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten und danken Sie dem Anrufer für ihre Geduld.
• Verwenden Sie den Namen des Anrufers häufig, um ein Gefühl der Verbindung hinzuzufügen.

Dinge, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie einen Kunden in die Warteschleife bringen

• Unterbrechen Sie einen Anrufer nicht mitten in der Vergangenheit, um sie in die Warteschleife zu stellen. Warten Sie auf eine Pause im Gespräch.
• Setzen Sie niemals jemanden in die Warteschleife, ohne bekannt zu geben, dass Sie dies tun werden. Fragen Sie sie, ob Sie sie auf Eis legen können, anstatt es nur zu sagen.
• Setzen Sie eine Person nicht mehrmals in einem Anruf in die Warteschleife.
• Lassen Sie den Anrufer nicht länger als zwei Minuten halten, ohne einchecken.
• Lass sie dich niemals zurückrufen; Sie sollten immer anbieten, den Anruf zurückzugeben.
• Sei niemals unhöflich, egal wie wütend ein Anrufer wird.

Beispielwege, um einen Anrufer in die Warteschleife zu stellen

Sie müssen dem Dialogwort für Wort nicht folgen, aber diese Beispielszenarien vermitteln ein Gefühl, dass die professionelle Möglichkeit, jemanden in die Warteschleife zu stellen:

• "Herr. Smith, können Sie bitte halten, während ich Ihre Datei abrufe??"[Pause für eine Antwort]" Danke. ich bin gleich zurück."[Kehre zum Anruf zurück]" Danke für das Warten, Mr. Schmied. Ich kann dir jetzt helfen."
• "MS. Jones, ich werde überprüfen, ob MR. Johnson steht Ihnen zur Verfügung, um Ihren Anruf anzunehmen. Können Sie bitte eine Minute halten?"[Pause für eine Antwort]" Danke. ich bin gleich wieder da."[zurück zum Anruf]" Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten, MS. Jones. Herr. Johnson ist momentan nicht verfügbar. Darf ich ihn dich zurückrufen lassen?"

Das System verbessern

Wenn es darum geht, was die Zuhörer während der Haltezeit hören. Heutzutage gibt es mehrere In-Hold-Dienste, mit denen Sie Musik oder Nachrichten herunterladen und installieren können. 

Als noch professionellere, anspruchsvollere Option könnte Ihr Unternehmen ein Unternehmen einstellen, um einzigartige, maßgeschneiderte On-Hold-Programme für Ihre Telefone zu entwickeln. Es kann alles enthalten, von gesprochenen Wörtern bis hin zu Schnappschüssen des Liedes. Das Unternehmen, das Ihren proprietären Klang oder Ihre Botschaft entwickelt.