So planen Sie ein Community Food Festival

Wenn Sie Ihre erste Community -Veranstaltung planen, werden Sie wahrscheinlich nicht das Ausmaß des gigantischen jährlichen Festivals The Taste of Chicago anstreben. Andererseits begann diese Veranstaltung, eines der größten Food-Festivals Amerikas, 1980 als eintägige Veranstaltung mit 36 ​​Lebensmittelverkäufern.

Es zieht jetzt mehr als 3 an.5 Millionen über mehrere Tage und bringt rund 12 Millionen US -Dollar Umsatz pro Jahr ein. Das Büro des Bürgermeisters für besondere Veranstaltungen und die Illinois Restaurant Association arbeiten zusammen, um die Veranstaltung zu planen und auszuführen.

Wenn Sie ein Community-Food-Festival planen möchten, egal wie bescheiden im Vergleich zu Chicago, können Sie nach ihrem bewährten Plan nichts falsch machen.

Die Hauptaufgaben

Vor dem Start hilft es, die wichtigsten Verantwortungsbereiche zu definieren. Die primären funktionalen Geschmacksbereiche von Chicago oder eines Community Food Festival müssen Folgendes umfassen:

• Operationen
• Lebensmittelverkäufer
• Programmierung
• Sponsoring
• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
• Buchhaltung und Vertragsmanagement

Alle oben genannten werden den gleichen allgemeinen Zeitplan für die Planung des Festivals verfolgen.

Festival Timeline

Die Planung für ein Festival beginnt ein ganzes Jahr vor dem Aufstieg der Zelte. Dies ist der Zeitplan, den das Büro des Bürgermeisters für besondere Veranstaltungen für seine Rolle in den Taste of Chicago jedes Jahres folgt:

• 12 Monate: Identifizieren Sie Ort und Daten und erstellen Sie eine grobe Skizze der Festivalkarte
• 9 Monate: Aktualisieren Sie die Festivalkarte und identifizieren Sie Anbieter
• 6 Monate: Bestätigen Sie Anbieter, Sponsoren, Programme und Lieferanten
• 4 Monate: Unterhaltung abschließen und den Funktionsbereich erneut bestätigen
• 3 Monate: Produzieren Sie Festival -Marketingmaterialien
• 1 Woche: Operations Load-In verwalten
• 1 Tag: Lieferantenlast verwalten
• Ereignisschluss: Verwalten von Operations Load-Out Out
• 1 Woche später: Halten Sie die Abschlussbesprechung ab und geben Sie Empfehlungen ab

Festivalmanagement

Als Regierungsbehörde ist das Büro für besondere Veranstaltungen des Bürgermeisters für den Geschmack von Chicago und eine lange Liste anderer Veranstaltungen, die am Lakefront in Chicago und in den vielen Stadtteilen der Stadt stattfinden, verantwortlich. Die Einnahmen aus dem Geschmack zahlen für die meisten anderen Veranstaltungen, die vom Büro verwaltet werden.

Seitdem die Agentur diese Arbeit seit 1980 erledigt. Es gibt einen General Manager für die Veranstaltung, um sich darauf zu konzentrieren, den Zeitplan auf dem Laufenden zu halten.

Zusätzlich zu Mitgliedern des Amtes arbeitet der General Manager mit mindestens 20 Büros und Agenturen der Stadt, darunter die Polizei und Feuerwehr, das Ministerium für Gesundheit, Straßen und Hygiene, den Park District und das Office of Emergency Management Communications.

Ein weiterer wichtiger Funktionsbereich ist die Buchhaltung und das Vertragsmanagement. Da es sich um eine Regierungsbehörde handelt, muss es dem Beschaffungsprozess der Stadt und anderen Richtlinien der Stadt folgen.

Operationen

Der Betriebsbereich ist verantwortlich für die Vorbereitung, Bühne und Produktion, Veranstaltungsunterstützung und Sicherheit. Es ist verantwortlich dafür, dass die Veranstaltung zu Beginn ordnungsgemäß errichtet und dann nach dem Ende des Festivals abgebaut wird.

Der Job erfordert zu Beginn des Prozesses eine Koordination mit vielen Stadtbehörden.

In Chicago umfassen diese Prozesse Straßensperrungen, Zeltkonstruktion, Schreinerei und elektrische Arbeit, Sicherheit, Logistik für Lieferantenwagen und vieles mehr.

Überlegen Sie, was Ihr Betriebsteam mit sich selbst umgehen wird und was für Ihre Veranstaltung ausgeschlossen werden soll. Tätigen Sie Anrufe, um die richtigen Leute zu finden. Mit welchen lokalen Agenturen muss Ihr Team arbeiten? Kontaktieren Sie sie so schnell wie möglich.

Restaurants und Verkäufer

Für den Taste of Chicago 2015 hat die Veranstaltung mit mehr als 60 Lebensmittelverkäufern zusammengearbeitet, darunter mindestens 19 neue Restaurants, die viele der charakteristischen Viertel Chicagos vertreten. Natürlich müssen in Chicago bestimmte Gegenstände auf der Speisekarte stehen, einschließlich Pizza, Rippen, Eis und Käsekuchen.

In Ihrer eigenen Planung müssen Sie über das Essen und die Behandlungen nachdenken, die Ihre Community Preise.

In Chicago sind Festivalplätze begehrt und die Anbieter müssen in der Lage sein, das Volumen zu bewältigen und einen völlig sauberen Status mit der Stadt zu haben. Sie müssen sogar einen staatlichen Sommerfestival -Sanitärzertifikatskurs absolvieren.

Sie müssen darüber nachdenken, welche Kriterien Sie möglicherweise für die teilnehmenden Lebensmittelverkäufer benötigen und wie viele Sie möchten.

Hinweis: Das erste Jahr kann schwierig sein, aber mit jedem Jahr werden Sie feststellen, dass Sie immer mehr willige Teilnehmer haben.

Programmierung

Im Geschmack von Chicago zieht Food die Menge an, aber viele andere Aktivitäten halten die Menschen dort, auch nachdem sie ihre Füllung hatten. Im Laufe der Jahre hat das Programmierteam alle folgenden Elemente in das Gesamtprogramm aufgenommen:

• Kostenlose Konzerte auf mehreren Bühnen
• Kochvorführungen mit Top -Köchen und Kochbuchautoren
• Ein Familiendorf mit einer Kinderbühne
• Ein Umweltzelt für grüne Bildung
• Ein Sportpavillon
• Ein internationaler Einkaufspavillon
• Der Budweiser Clydesdales und ihre dalmatinischen Gefährten
• Fahrgeschäfte
• Feuerwerk

Überlegen Sie, welche anderen Programme und Aktivitäten Sie möglicherweise in Ihr Food Festival einbeziehen möchten.

Sponsoring

Der Geschmack von Chicago hat verschiedene Kategorien für Sponsoring erstellt und sie sind zu einer wichtigen Finanzierungsquelle und Unterstützung bei der Sachkundung geworden. Firmenvermarkter und Corporate -Veranstaltungsplaner nehmen an Community -Veranstaltungen teil, um ihre Marke zu verstärken und sich aufzusetzen.

Im Gegenzug erhalten sie einige Vorteile, wie ein Sponsoren-Gastfreundschaftszelt auf der Veranstaltung.

Überlegen Sie, welche lokalen Unternehmensponsoren möglicherweise an der Finanzierung Ihrer Community -Veranstaltung interessiert sein könnten, und überlegen Sie, welche Arten von Paketen und Vergünstigungen Sie möglicherweise bieten könnten.

Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

Vermarkter, die am Geschmack von Chicago arbeiten. Das Büro des Bürgermeisters für besondere Veranstaltungen muss nicht zu viel für traditionelle Werbung ausgeben, um das Wort zu verbreiten und die Veranstaltung zu bewerben.

Es ist jedoch die Aufgabe der Vermarkter, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen über die Veranstaltung da sind und genau sind. Sie behalten die Veranstaltungswebsite und die Präsenz der sozialen Medien bei und fördern den Webinhalt sowohl für die Medien als auch für die Öffentlichkeit. Wie in jedem Fall sind Veränderungen in letzter Minute häufig.

Am Anfang kann es für Community-Food-Festivals schwierig sein, die Art der Belichtung zu erhalten, die größere und besser bekannte Veranstaltungen erhalten. Zögern Sie nicht, sich an die lokalen Medien zu wenden und sie über die Veranstaltung informieren.

Und denken Sie daran, Food -Festivals sind sehr fotogen! Die diesjährige Werbung wird das Festival im nächsten Jahr zu einem noch größeren Erfolg machen.