So organisieren Sie ein Büroanmeldesystem

Ein effektives Büroanmeldesystem ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Selbst für Unternehmen, die nicht mit viel Papierkram zu tun haben, hilft es, organisiert und effizient zu bleiben, den Betrieb reibungslos verlaufen.

Büroanmeldesysteme sind in allen Formularen von der einfachen Schrankschublade bis hin zu komplexen Sortiments digitaler Server erhältlich. Um ein System zu erstellen, das für Sie funktioniert, ist es wichtig zu wissen, welche Dateien am wichtigsten sind, wer Zugriff benötigt und wie sie einfach und effizient abgerufen werden können. Hier sind die Schlüsselfaktoren.

Warum Sie ein Anmeldesystem benötigen

Die ordnungsgemäße Einreichung von Einnahmen und Rechnungen ist eines der wichtigsten Dinge, die ein kleines Unternehmen für seine finanzielle Gesundheit tun kann. Ein nicht existierendes oder unordentliches Anmeldesystem kann Tage mehr Aufwand zur Einkommensteuerzeit hinzufügen, und Sie möchten aufgrund fehlender Einnahmen keine Steuerabzüge verpassen. Wenn Sie jemals einer Prüfung ausgesetzt sind und die erforderlichen Dokumente nicht rechtzeitig vorlegen können, können Ihre Ansprüche abgelehnt und Ihre Steuererklärung erneut bewertet werden.

Abhängig von Ihrer Branche müssen Sie möglicherweise Aufzeichnungen aufbewahren, um die staatlichen oder föderalen Vorschriften zu entsprechen, manchmal jahrelang. Rechtsbüros müssen drei Jahre lang Falldateien aufbewahren. Buchhalter und Steuervorbereitungsunternehmen müssen steuerliche Erklärungen für sieben Jahre lang aufzeichnen. Bauunternehmen, medizinische Büros, Schulen und mehr haben eine hohe Aufzeichnungsverantwortung.

Die meisten Menschen denken nicht über die Arbeit nach, die sie bei der Investition in Anmeldesysteme sparen, aber nach einigen Konten verbringen die Gesamtzeiten, die Unternehmen nach fehlgeleiteten Dateien suchen, sechs Wochen pro Jahr.

Wenn Ihr Unternehmen ziemlich einfach ist, kann Ihre Aufzeichnungen auf Gehaltsabrechnung und Buchhaltung beschränkt sein, aber Sie müssen weiterhin schnell und einfach an Ihrem Schreibtisch arbeiten können.

5 Schritte zur Organisation eines Anmeldesystems

Um sich und Ihr Geschäft auf den richtigen Weg zu bringen, befolgen Sie fünf Schritte, um sicherzustellen, dass Papiere leicht zugänglich und leicht zu identifizierbar sind.

Bewerten Sie die persönlichen und Bürogewohnheiten

Überlegen Sie, welche Mitarbeiter Zugriff auf Dateien benötigen, wo sie arbeiten und was aufgrund ihrer Arbeitsstationen sinnvoll ist. Wenn Sie ein System für sich selbst erstellen, denken Sie über Ergonomie, den Fluss Ihres Arbeitstages, wie Sie sich in Ihrem Bürobereich bewegen, was Sie von Ihrem Schreibtisch von Ihrem Schreibtisch erreichen können, und welche Informationen Sie regelmäßig zugreifen müssen, und bei Informationen, die lange archiviert werden können Begriff. Wenn Sie ein System für jemand anderen erstellen, lassen.

Entscheiden Sie sich für ein Anmeldesystem

Was Ihr Unternehmen tut. Suchen Sie beispielsweise nach Kundeninformationen nach Namen oder Kontonummer? Stellen Sie Papierkram nach Kategorie ein, z. B. Ausgaben, Finanz-, Marketing- usw.?

Der Raum ist kein Hauptanliegen bei digitalen Systemen, aber für Papiersysteme ist es wichtig, ein Wachstum bei der Betrachtung der Einreichungsschränke zu ermöglichen. Es wird empfohlen, etwas zu kaufen, um die doppelte Anzahl der Dateien zu ermöglichen, die Sie jetzt haben. Mit breiten Kategorien können Sie beim Wachstum problemlos neue Dateien hinzufügen und die Notwendigkeit der regelmäßigen Aufrüstung oder Umstrukturierung Ihres Anmeldesystems beseitigen. Wenn Sie es einfach halten.

Berechnen Sie die Speicheranforderungen

Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien haben, auf die Sie täglich zugreifen, sollten sie zu Ihren Fingerspitzen stehen. Diejenigen, die seltener zugegriffen werden, müssen nicht in Ihrem Arbeitsbereich sein, müssen jedoch möglicherweise in der Nähe sein. Es kann eine Kombination geben. Einige Dateien werden möglicherweise täglich benötigt, während andere im langfristigen Speicher weiter entfernt eingereicht werden können.

Übersehen Sie nicht die Bedeutung der Zugänglichkeit für Mitarbeiter oder zukünftige Mitarbeiter, die möglicherweise besondere Mobilitätsanforderungen haben. Sehr hohe Schränke können beispielsweise für einige Mitarbeiter schwierig sein, sicher und effektiv zugreifen zu können.

Investieren Sie in ein gutes Kennzeichnungssystem

Das Lesen von Dateibezeichnungen klingt offensichtlich, aber die Klarheit bei der Beschriftung spart Zeit. Die meisten Unternehmen, die Etiketten erstellen. Möglicherweise möchten Sie eines der kleinen Label-Making-Systeme in Betracht ziehen, mit denen auch einzelne Mailing-Etiketten ausdrucken können. Artikel, die doppelte Pflicht ausführen, sind normalerweise eine kluge Investition.

Dateiordner kaufen

Benutzerfreundliche und langlebige Ordner sind eine intelligente Investition. Farbige Hangordner sind leicht verfügbar und leicht erkennbar. Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Client -Dateien in gelbe Hangordner, Finanzinformationen in Blue -Ordnern und Marketing in roten Ordnern einfügen, sparen Sie Zeit, wenn Sie mit leicht identifizierbaren visuellen Hinweisen suchen oder einreichen.

Papierlos gehen

Viele Unternehmen haben sich bereits in das papierlose Büro verlagert oder in der Nähe. Mit Online, Cloud-basierten Speichersystemen und digitalen Transaktionen, die Bargeld ersetzen, kann papierlos der neue Normalwert sein.

Sogar Regierungsbehörden kommen an Bord. Der IRS akzeptiert nun digitale Bilder oder Papierkopien von gescannten Elementen, einschließlich:

• Bareinnahmen
• Kontoauszüge
• Stornierte Schecks
• Gehaltsabrechnungen
• Kreditkartenabrechnungen

Digitale Aufzeichnungen müssen klar und lesbar sein. Wenn nicht, kann der IRS die ursprünglichen Papierdokumente während einer Prüfung oder Routineanfrage nach Dokumentation erfordern.

Wenn Sie immer noch auf altmodische Weise betrieben werden, aber an Grün zu gehen sind, können Sie im Laufe der Zeit zu papierloser Übergang übergehen. Es gibt viele Dienste und Softwareanwendungen, die alte Kostenbelege scannen und diese mit Ihren anderen digitalen Buchhaltungsinformationen speichern.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie richten Sie ein elektronisches Anmeldesystem ein??

Elektronische Einreichungssysteme können so einfach wie Dateien in gemeinsamen Netzwerken wie ein Google -Laufwerk oder auf ausgefeilte Software oder Server sein. Die gleichen Best Practices, die für Papiersysteme gelten, gelten für elektronische Systeme: Festlegen von Namenskonventionen, eine Anmeldungsauftrag (alphabetische, chronologische usw. usw.) und eine gut organisierte Struktur.

Mit welchem ​​Einreichungssystem verwenden Sie, um die Vertraulichkeit zu schützen??

Für Papieranmeldesysteme sollten Dokumente unter Sperre und Schlüssel mit Personalkontrollen sein. Da digitale Dateien mehr Flexibilität beim Teilen, Kopieren und Bearbeiten von Flexibilität haben, müssen Sie geeignete Berechtigungsstufen und Zugriff festlegen. Abhängig von den Einsätzen benötigt Ihr Unternehmen möglicherweise private Server im Gegensatz zu Cloud-basierten Systemen.