So verwalten Sie die Event -Planungsinformationen Fluss

Das Aufhalten mehrerer Gruppen auf derselben Seite ist eine der größten Herausforderungen, denen sich Event-Planer täglich gegenübersehen. Während alle, die an einem Ereignis zu tun haben, möchten, dass es ein Erfolg ist, ohne einen definierten Weg zur Kommunikation, aber es wird immer eine Chance geben, dass Details durch die Risse fallen. Verhindern von Versehen können vermieden werden, indem von Anfang an ein Informations -Flussdiagramm festgelegt wird. Befolgen Sie die folgenden Richtlinien, damit alle Seiten in die gleiche Richtung arbeiten bleiben.

Sei der Chef

Die meisten Veranstaltungen sind eine gemeinsame Anstrengung zwischen mehreren verschiedenen Abteilungen, aber am Ende des Tages muss es einen Führer geben, der die gesamte Produktion überwacht. Jede Person im Team sollte sich auf ihre Spezialität konzentrieren und die Bedeutung ihrer Grenzen verstehen. Identifizieren Sie sich von Anfang an als Lead -Planer. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern die Bedeutung des Informationsflusss und veranschaulichen Sie, was passiert, wenn Protokolle ignoriert werden. Da niemand für die Erstellung eines Problems verantwortlich sein möchte, erläutern Sie die Regeln für den internen Dialog am ersten Tag.

Organisieren Sie Ausschüsse für die Veranstaltung

Das Ziel hier ist es, Mitarbeiter zu kombinieren, deren Verantwortung in irgendeiner Weise sich überschneiden wird. Zum Beispiel sollte die Marketingabteilung im selben Ausschuss wie das audiovisuelle Team sein, um sicherzustellen, dass alle Grafiken und Logos ordnungsgemäß angezeigt werden. Das Erstellen von Teams, die natürlich zusammenarbeiten müssen. Wählen Sie einen Kontakt von jedem Komitee aus, um Ihnen die jüngsten Entwicklungen zu melden.

Postfristen, um die Planungsteams auf dem Laufenden zu halten

Wenn Sie die Fristen weit im Voraus veröffentlichen. Sie können den Wert Ihrer Fristen verstärken, indem Sie ein Flowdiagramm erstellen, das zeigt, wie die Arbeit jedes Ausschusses verwendet wird, um alles zusammenzubringen. Die Mitarbeiter reagieren im Allgemeinen besser, wenn sie wissen, dass eine andere Abteilung auf ihre Antwort wartet. Wenn Sie diese Informationen teilen.

Halten Sie Führungskräfte auf dem Laufenden

Eine der größten Fehler, die Sie machen können, ist, hinter den Kulissen zu arbeiten, bis Sie bereit sind, Ihren Executive Leaders Ideen zu präsentieren. Gehen Sie selten, wenn überhaupt, in ihr Büro und gehen, ohne einen Aspekt Ihrer Veranstaltung ändern zu müssen. Speichern Sie sich diese Frustration, indem Sie während des Planungsprozesses proaktiv mit ihnen in regelmäßigen Abständen treffen. Es ist viel einfacher, Änderungen in der Mitte Ihres Projekts vorzunehmen, anstatt am Ende zurückzukehren.

Wenden Sie sich an Ihre Anbieter

Ein weiterer scheinbar unschuldiger Fehler, der auftreten kann, ist die sekundäre Kommunikation mit Anbietern. Es passiert, wenn ein Mitarbeiter die Initiative ergriffen, um einen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die Planungsdetails zu teilen, die Sie nicht kennen. Das Ergebnis dieser Nebengespräche kann einen großen Einfluss darauf haben, wie das Ereignis zusammenkommt. Der einzige Weg, dies zu verhindern, besteht darin, Ihren Anbieter daran zu hindern. Sie denken vielleicht, es klingt zunächst hart, aber Sie werden viel einfacher schlafen, wenn Sie alle Informationen durch Sie fließen lassen.

Geben Sie proaktive Informationsaktualisierungen an

Wenn Sie der Hauptplaner für eine Veranstaltung sind, müssen Sie so viele Informationen wie Sie erhalten. Führen Sie ein Master -Planungsdokument, das die Details der Veranstaltung beschreibt, und senden Sie wöchentliche Aktualisierungen an alle Ihre Ausschussmitglieder. Halten Sie Ihre Kommunikation kurz und auf den Punkt. Sie möchten, dass alle die Notizen in Ihren wöchentlichen E -Mail -Updates lesen. Wenn Sie jedoch ununterbrochen streifen, verlieren Sie schnell ihre Aufmerksamkeit.

Das Verwalten des Informationsflusss Ihrer Ereignisse erfordert dieselben Verfahren wie abteilungsübergreifende Kommunikation. Machen Sie alle auf ihre Verantwortung aufmerksam und teilen Sie wichtige Aktualisierungen mit allen beteiligten Parteien mit. Der kritische Unterschied besteht darin, dass Sie der CEO des Projekts sind. Ihre Aufgabe ist es, alle Details zu verwalten und sie in eine gemeinsame Vision zu übersetzen, die den Bedürfnissen jeder Abteilung entspricht. Die Grundlage für den Erfolg besteht darin, sicherzustellen, dass alle Informationen in die gleiche Richtung fließen.