Wie man Änderungen an Projekten verwaltet

Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Pläne zu produzieren und Teamziele zu etablieren. Sponsoren, Stakeholder und Teams verbringen dann viel Zeit damit, Änderungen am Rahmen der Arbeit und des Rollout -Prozesses vorzunehmen. Mit einem klaren, einfachen Veränderungsmanagementprozess und einem festen Auge auf das Gesamtbild, auch wenn sich einige Details verlagern, läuft ein großer Beitrag dazu, das Projekt voranzutreiben und Sie zu ermöglichen, Ihre Coole zu halten.

Akzeptiere, dass Veränderung passiert

Änderungen treten bei praktisch an jedem Punkt des Projektmanagementlebenszyklus auf. Das Erkennen, dass Veränderungen unvermeidlich sind - in der Tat, oft, oft vorteilhafter - Teile des Prozesses ermöglichen es den besten Projektmanagern, agilere Ansätze für Planung und Ausführung zu verfolgen. Strategien zu haben, um effektiv mit Veränderungen umzugehen, wenn sie auftreten, ist der schnellste Weg, um den Preis im Auge zu behalten.

Ein definierter, strukturierter Veränderungsmanagementprozess ist Ihr Ausführungsspielbuch. Ihre Strategie "Bibel". Es wird für Sie für Sie definieren, wie Sie am besten als führend auf Vorschläge - sogar Anforderungen - für Veränderungen innerhalb des Entwicklungsprozesses reagieren können. Es hilft Ihnen dabei, anmutig und mit Sicherheit zu navigieren, manchmal umstrittene kollaborative Landschaften zur Erreichung aller ultimativen Ziele der Parteien.

Der Änderungsmanagementprozess

Der Änderungsmanagementprozess sieht folgt aus:

• Erhalten Sie Anfrage/Nachfrage nach Änderungen im Prozess der Projekte im Projekt
• Bewerten Sie die Änderungsanforderung/-nachfrage mit einem Fokus auf das Projektbudget in Bezug auf:
  • Materialien
  • Alle relevanten Genehmigungsanforderungen
  • Arbeitsstunden
  • Zeit verloren/gewonnen
• Vorbereiten und präsentieren Sie sich an Projektaktionäre/verbinden Sie Ihre Empfehlungen, wie Sie im Verhältnis zu Anfragen (en) fortfahren sollen
• Erhalten Sie die Entscheidungsgenehmigung oder Erklärung der Aktionäre, um fortzufahren

Schauen wir uns jeweils jede dieser Schritte an:

Erhalten Sie Anfrage/Nachfrage nach Änderungen im Prozess der Projekte im Projekt

Sie erhalten eine Anfrage, das Projekt auf Hunderte von verschiedenen Arten zu ändern: In einem Meeting per E -Mail am Telefon, im Korridor, wenn Sie am Abend aus dem Büro eilen. Im Idealfall erhalten Sie die Informationen zu einem Änderungsanforderungsformular, aber Sie sollten wissen, dass viele wichtige Stakeholder im wirklichen Leben der Ansicht sind, dass das Ausfüllen dieser Art von Papierkram die Aufgabe des Projektmanagers ist - und in Ihrem Unternehmen könnte dies sein.

Die Projektänderungsanforderungsvorlage (mehr dazu in einer Minute) sollte alle Details der Anfrage genau und prägnant erfassen, jedoch informell an Sie ankommen. Sobald Sie der Meinung sind, dass alle Details genau aufgezeichnet sind, führen Sie das Formular über den Initiator hinaus, um zu überprüfen, ob alle Punkte vollständig angegangen wurden.

Denken Sie daran, dass Änderungen möglicherweise auch darum geht, die Arbeit zu machen. Gehen Sie nicht immer davon aus, dass sich Änderungen auf die Arbeit in Bezug auf die Arbeit beziehen werden. Der Prozess ist gleich, unabhängig davon, ob Sie das Projektumfang erhöhen oder verringern.

Änderungsbewertung durchführen

Schauen Sie sich die Änderungsanforderung im Detail an. Sie werden die Auswirkungen beurteilen auf:

• Zeitplan
• Dokumentation
• Bisherige Arbeit und Arbeit noch zu tun
• Budget
• Qualitätsmaßnahmen
• Umfang
• Ressourcenverfügbarkeit

Beispielsweise kann eine Softwareänderung nach fünf Tagen geschätzt werden. Dies würde dem Zeitplan nicht nur fünf Tage hinzufügen, da er eine andere Aufgabe herausschieben und dies in einem Zeitrahmen verschieben würde, in dem sich die Schlüsselressource in einem Urlaub befindet. Diese Aufgabe müsste auch bewegt werden. Insgesamt würde diese Änderung den Zeitplan acht Tage hinzufügen. Es würde 5.000 US -Dollar kosten, und die zusätzlichen acht Tage drängen uns mit dem Lieferantenvertrag in einen weiteren Monat. Daher müssen auch Kosten berücksichtigt werden. Qualität bleibt gleich, aber Umfangänderungen, um die neue Veränderung einzubeziehen. Alle relevanten Dokumentationen müssten aktualisiert werden, einschließlich der bereits gestarteten Projektplan- und Schulungshandbücher.

Auf dem großen Bild hat eine einfache fünftägige Veränderung durchschnittliche Effekte. Es ist wichtig, alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen, bevor eine Implementierungsentscheidung getroffen wird, da das vollständige Bild das Ergebnis verändern kann.

Empfehlungen vorbereiten und präsentieren

Bewaffnet mit einem Verständnis der vollständigen Auswirkungen der angeforderten Änderungen oder Änderungen, geben Sie Ihre Empfehlungen zur Lebensfähigkeit der Verschiebung vor.

In einigen Fällen werden Änderungen nicht umgesetzt, da der wahrgenommene Nutzen geringer ist als die Kosten. In anderen Fällen kann festgestellt werden, dass genügend Nutzen die Kosten für die zusätzliche Arbeit ausgeglichen werden. Andere Fälle werden nach wie vor, dass Änderungen als unvermeidlich und über Ihre Kontrolle hinausgehen, unabhängig von negativ.

Die Entscheidung

Bei kleinen Änderungen, die innerhalb Ihrer Autorisierungsgrenze fallen, liegt die Entscheidung, ob Änderungen akzeptiert oder ablehnen sollen, bei Ihnen (mit den richtigen Eingaben des Teams). Alles, was größer ist, sollte vom Projektsponsor oder des Projektvorstands genehmigt werden. Begriffe für die Fälle, in die die Kategorie im Allgemeinen zu Beginn eines Projekts klar dargestellt wird.

Unabhängig vom Ergebnis ist es wichtig, alle Beteiligten an dem Prozess zu erhalten. Die Entfremdung von Teammitgliedern zu jedem Zeitpunkt in der Entwicklung kann die Integrität des gesamten Projekts und zukünftige Zusammenarbeit ebenfalls kosten.

Änderungsmanagement -Tools

Es wurden eine Reihe von Änderungsmanagement -Tools entwickelt, um diesen Prozess einfacher und optimierter zu machen. Zentral für jede Änderungsverwaltungs -Toolbox sollte sein:

• Eine Checkliste oder eine Prozesskarten -Stakeholder durch die richtigen Schritte, um eine Änderung des Projektumfangs zu erhöhen
• Ein Anforderungsformular für Vorlagenänderungen (Notiz: Wenn Ihre Projekte online von einem automatisierten Workflow arbeiten, ist es eine großartige Idee, dieses Formular in Ihrer DOCS -Liste enthalten zu haben

Entwicklung eines Projektänderungsanforderungsformulars

Das Formular zur Anfrage zur Projektänderung sollte enthalten:

• Der Name der Person, die die Änderung beantragt (der 'Anforderer').
• Eine eindeutige Kennung, wie eine Änderungsnummer (Sie können dies später zu sich selbst hinzufügen, da es unwahrscheinlich ist, dass eine der Personen, die die Anfrage erheben und das Formular verwenden, wissen, was hier eingeben soll).
• Eine Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung mit so viel Detail wie möglich.
• Die Kategorie der Änderung. Im Idealfall sollten Anfragen in der Lage sein, aus einer präpopulierten Kategorie für diesen Abschnitt auszuwählen, sodass sie nur das Kästchen ankreuzen müssen. Dies ist ein guter Ort, um festzustellen, ob eine Änderungsanforderung im Verhältnis zur Regulierung oder zur internen Konformität betrifft. Wenn dies (wirklich) der Fall ist, können Sie viele Planungs- und Bewertungsschritte umgehen und einfach weitermachen.
• Das 'Warum' der Veränderung. Was ist die Rechtfertigung für die Implementierung? Warum will der Anforderer es?
• Potenzielle Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung der verschiedenen Elemente des Projekts, einschließlich Zeit, Kosten, Qualität und Umfang. Requestor enthält möglicherweise nicht alle Details. Möglicherweise erfordern Sie möglicherweise Ihre Unterstützung beim Ausfüllen dieser Lücken durch den Schritt zur Änderungsbewertung. Das Minimum, nach dem Sie zu diesem Zeitpunkt suchen, ist die Klarstellung, ob es die vorhandenen Projektparameter erhöhen, verringern oder verändern kann.

Änderungsanforderungsformulare sollten mit Platz abgerundet werden, um Details für Sie auszufüllen, da die Änderung weiter besprochen wird. Eine Vorlage sollte auch Platz für:

• Entscheidung ändern: Akzeptieren, ablehnen oder verschieben
• Name der Person, die die Entscheidung (oder Gruppe) und das Datum der Entscheidung und zusätzliche Kommentare trifft, und zusätzliche Kommentare.

Änderungen und Projektumfangsmanagement

Das Projekt -Scope -Management ist der Prozess, der die Unterscheidungen zwischen dem, was erforderlich ist, um ein Projekt erfolgreich auszuführen, und dem, was nicht ist, filtert und verfeinert. Wenn Projektänderungsanfragen empfangen werden, müssen Sie berücksichtigen, wie sich diese Änderungen insgesamt auf das Projekt auswirken können. Ihr Änderungsmanagementprozess hilft Ihnen, im Kontext zu verfeinern und zu definieren, warum eine Änderung praktisch oder notwendig ist oder nicht.

Ein Leitfaden für das Projektmanagementkörper (PMBOK Guide) - Die Berichterstattung des Project Change Management der sechsten Ausgabe ist erwähnenswert, da es nicht so intuitiv ist, wie Sie vielleicht denken. Der "PMBOK Guide"Enthält ausgezeichnete Starterrichtlinien in Form eines Prozesses, der als "Kontrollbereich" im Abschnitt "Project Scope Management" bezeichnet wird. Der Änderungsmanagementprozess bei Projekten muss jedoch in integrierterer Weise behandelt werden, und dies spiegelt sich im Text wider. "PMBOK GUIDE" Benutzer sollten sich auch auf den integrierten Veränderungsteuerungsprozess beziehen, da er deutlich festlegt, wie alles in der größeren Landschaft miteinander verbindet.

Um PMP zu werden, ist es wichtig zu verstehen, wie der "PMBOK -Leitfaden" das Änderungsmanagement abdeckt. Denken Sie jedoch daran, dass der Veränderungsmanagementprozess, den Sie tatsächlich bei Projekten verwenden, integriert, einfach zu befolgen und praktisch zu tun haben muss.

Führt Ihr Team durch den Veränderungsprozess

Das Projektteam ist für den Erfolg eines Projekts von entscheidender.

Hier finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Team helfen können, sich schnell mit dem Projektänderungsmanagementprozess auseinanderzusetzen:

1. Sich über Änderungen offen machen. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass eine Änderung der Projekte erwartet wird.

2. Sich über den Prozess offen machen. Der hier diskutierte Änderungsmanagementprozess kommt nicht für alle auf natürliche Weise. Die meisten Teammitglieder werden nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, bis sie empfohlen wurden. Richten Sie ein Briefing ein, um den Prozess mit ihnen durchzuführen, und lassen Sie sich jeweils wissen, welche Rolle ihre Ausführung spielt.

3. Mach es einfach. Projektänderung ist oft im besten Fall kontrolliertes Chaos. Die Schritte, die Sie unternehmen, um erfolgreich zu navigieren, definieren Ihre Mette als Projektmanager. Ihr Team kann Veränderungen beunruhigend finden - insbesondere große oder andere, die Entscheidungen umkehren, die lange Zeit besiedelt werden und Hürden als lange gelöscht werden. Der Zeitplan ist falsch, das Budget kann unterschiedlich sein, die Anforderungen sind sicherlich unterschiedlich.

Ihr Team gilt Ihnen um Anleitung und Stabilisierung. Machen Sie den Prozess für sie so einfach wie möglich.

4. Sei da, um zu helfen. Eine neue Arbeitsweise braucht Zeit, um erfolgreich zu integrieren. Wenn Sie zuvor eine Projektänderung auf informelle Weise verwaltet haben (oder gar nicht), kann es eine Weile dauern, bis ein formeller Prozess "so wie wir Dinge hier tun" werden. Lassen Sie das Team wissen, dass Sie da sind, um ihnen zu helfen, wenn es etwas an Ihnen vorbei läuft.

5. Hab keine Angst, nein zu sagen. Nicht alle Änderungen sind vernünftige Vorschläge. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Sie sich in diesem Gespräch mit dem Change Requestor in diesem Gespräch in diesem Gespräch zu diesem Gespräch stehen, wenn es sich stark über eine Veränderung handelt, die nicht das Richtige für das Projekt ist.

Das Versäumnis, Veränderungen effektiv zu verwalten. Mit den richtigen Informationen und Prozessen bewaffnet, können Projektänderungen für alle Beteiligten kontrolliert, intelligent und vorteilhaft behandelt werden.