So geben Sie eine professionelle Voicemail -Begrüßung für Ihre Abteilung

Wenn Ihr Unternehmen Abteilungsstimmlinge für eingehende Anrufe verwendet, sollten Sie eine professionelle Klangabteilung Voicemail -Begrüßung aufzeichnen. Diese Art von Voicemail -Begrüßung unterscheidet sich etwas von der persönlichen Voicemail -Begrüßung, die mit der Voicemail -Box einer Person verbunden ist. Wenn Ihr Telefonsystem beispielsweise zulässt, dass eine Gruppe von Telefonverlängerungen zusammen "gepoolt" wird, um alle allgemeinen Rechnungslegungsanrufe zu bedienen, können alle Erweiterungen der Buchhaltungsabteilung unter der allgemeinen Erweiterung der Buchhaltungsabteilung zusammengefasst werden. Wenn der automatisierte Begleiter einen Anruf zu dieser Erweiterung überträgt, erhält die nächste verfügbare Erweiterung den Anruf. Wenn alle Erweiterungen der Buchhaltungsabteilung beschäftigt oder nicht verfügbar sind, wird der Anruf in die Voicemail -Box der Abteilung übertragen.

Voicemail -Grußoptionen

Abhängig von dem Telefonsystem, das Sie in Ihrem Unternehmen haben. Diese beinhalten:

• Allgemeine Voicemail -Begrüßung: Wird als Standard -Voicemail -Begrüßung verwendet, wenn kein anderer Grußtyp festgelegt ist.
• Interne Voicemail -Begrüßung: früher begrüßte Leute, die Ihre Abteilung in Ihrer eigenen Firma anrufen (ich.e. aus einer anderen Erweiterung). Im Allgemeinen gilt dies nur für sehr große Unternehmen.
• Externe Voicemail -Begrüßung: Gespielt für Leute, die von außerhalb Ihrer Firma anrufen. Der automatisierte Begleiter Ihres Telefonsystems spielt möglicherweise eine allgemeine Firma, die begrüßt, die alle externen Anrufer hören werden. Wenn der Name Ihres Unternehmens in dieser Begrüßung erwähnt wird, müssen Sie ihn in Ihrem Abteilungsgruß nicht erneut sagen.
• Die vorübergehende oder außerhalb des Büros Voicemail -Gruß: Dies ist festgelegt, wenn die gesamte Abteilung für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar ist. Zum Beispiel ist die Abteilung nur zwischen 8:00 und 17:00 Uhr besetzt oder es gibt eine obligatorische Abteilungsversammlung, die alle Personen von der Beantwortung des Telefons entfernt. Mit den meisten Voicemail -Systemen können Sie ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit festlegen, sodass Sie nicht daran denken müssen, ihn auszuschalten, wenn Ihre Abteilung zu normalen Operationen zurückkehrt.
• Am Telefon (geschäftig) Voicemail -Gruß: Diese Begrüßung wird verwendet, um Anrufer darüber zu informieren, dass die Abteilung verfügbar ist, aber niemand kann ihren Anruf sofort annehmen, da alle Erweiterungen im Abteilungsbecken mit anderen Anrufern beschäftigt sind.

Elemente einer guten Abteilung Voicemail -Begrüßung

• Abteilungsname
• Erklärung, dass Sie ihren Anruf jetzt nicht annehmen können
• Einladung, eine Nachricht zu hinterlassen
• Wenn sie einen Rückruf erwarten können
• Zusätzliche Optionen, die verfügbar sind (e.G. "Drücken Sie die Pfundstaste, um zu ...")
• Website -Adresse, wenn sie aussagekräftige Informationen liefern kann
• Nicht länger als 20-25 Sekunden (Faustregel)
• Beginnen Sie nicht mit dem Begrüßung "Ihr Anruf ist sehr wichtig für uns ...". Dieser Satz ist überbeansprucht und ist normalerweise ein "Ausschalten" für Anrufer.
• Vermeiden Sie es, zu viele Informationen auszugeben und einen übermäßig langen Gruß zu machen.

Probe gute Grüße

• Sie haben die Buchhaltungsabteilung erreicht. Alle unsere Vertreter sind damit beschäftigt, andere Anrufer zu bedienen. Anstatt Ihre wertvolle Zeit in der Warteschleife zu verschwenden, möchten wir Ihren Anruf innerhalb von zwei Geschäftszeiten zurückgeben. Wenn Sie zum vorherigen Menü zurückkehren möchten, drücken Sie jetzt Star. Andernfalls hinterlassen Sie uns eine detaillierte Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer. Nachdem Sie Ihre Nachricht aufgezeichnet haben, können Sie die Pound -Taste für weitere Optionen drücken. Vielen Dank für den Anruf.
• Sie haben die Verkaufsabteilung bei Operations Tech, Inc. erreicht. Alle unsere Vertriebsmitarbeiter sind damit beschäftigt, anderen Kunden zu bedienen, aber wir möchten Ihren Anruf so schnell wie möglich zurückgeben. Für aktuelle Preisinformationen oder um den Status Ihrer Bestellung zu überprüfen, besuchen Sie uns bitte im Web. Andernfalls hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer nach dem Ton. Wenn Sie zum vorherigen Menü zurückkehren möchten, drücken Sie jetzt die Sterntaste.
• Sie haben die Buchhaltungsabteilung bei Operations Tech, Inc. Die Abteilung ist derzeit geschlossen. Unsere normalen Betriebsstunden sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Wir sind samstags und sonntags geschlossen. Sie können die Sterntaste jederzeit drücken, um zum vorherigen Menü zurückzukehren. Andernfalls hinterlassen Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer und wir geben Ihren Anruf zurück, wenn das Büro wieder eröffnet wird. Sie können auflegen, nachdem Sie Ihre Nachricht hinterlassen oder die Pfund -Taste für zusätzliche Optionen drücken können. Vielen Dank für den Anruf.

Schlechte Voicemail -Grüße

• Sie haben die Verkaufsabteilung erreicht. Hinterlassen Sie uns eine Nachricht.
• Hallo. Sie haben die Buchhaltungsabteilung in XYZ erreicht.com. Alle Buchhalter nehmen derzeit an einer obligatorischen Abteilungsversammlung teil, und niemand ist zur Verfügung, um Ihren Anruf anzunehmen. Ihr Anruf ist für uns sehr wichtig und wir möchten Ihren Anruf zurückgeben, sobald wir zurückkehren. Es ist jedoch das Ende des Jahres und unser Anrufrückstand ist sehr lang. Wenn Sie anrufen, um eine Zahlung auf einem überfälligen Konto zu leisten. Ansonsten warten Sie bitte auf den Ton und hinterlassen Sie uns eine detaillierte vertrauliche Nachricht.
• Die Abteilung ist geschlossen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Ton.