So finden Sie und mieten Sie den besten Veranstaltungsplaner

Die Einstellung eines externen Ereignisplaners muss keine entmutigende Aufgabe sein. Sie müssen die besten Ereignisplaner für Ihre Bedürfnisse beschaffen und diese sorgfältig überprüfen, bevor Sie sich zu einem verpflichten. Aber zuerst sollten Sie genau wissen, was Sie den Veranstaltungsplaner auffordern, dies zu tun.

Bestimmen Sie Ihr Ziel

Bevor Sie mit Ihrer Suche beginnen, müssen Sie das Ziel des Ereignisses, das Budget, mit dem Sie arbeiten, und Ihren Grund für die Einstellung extern.

Sie möchten in der Lage sein, den breiten Umriss des Ereignisses und seine wichtigsten Ziele zu kommunizieren.

Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, werden einige klare Ideen über das Thema und die Botschaft entstehen, die Sie vermitteln möchten.

Jetzt möchten Sie das Budget für einen Planer und das, was er zu erwarten hat, bestimmen. Ein Veranstaltungsplaner kann den Veranstaltungsort auswählen, Lebensmittel- und Getränkeoptionen, Quellredner und Unterhaltung empfehlen, vor Ort für die Produktionstagentagsanforderungen sein und die Einladungen erstellen.

Wenn Sie nicht all das oben genannte selbst bewältigen können, müssen Sie Ihre Suche nach einem Veranstaltungsplaner beginnen.

Finden Sie Ihren Veranstaltungsplaner

Unabhängig davon, ob es sich um ein soziales Ereignis oder ein Unternehmenstreffen handelt, bleiben die Regeln für die Einstellung eines Veranstaltungsplaners oder eines Caterers gleich: Sie möchten jemanden einstellen, der über Fachwissen bei der Erstellung Ihrer Veranstaltung verfügt.

Mundpropaganda ist eine Möglichkeit, einen Veranstaltungsplaner zu finden, sei es eine Jubiläumsfeier, ein Frühstücksgeschäftsgeschäft, ein Wochenend -Retreat oder eine andere Art von Veranstaltung. Aber es ist nicht immer der effektivste Ansatz.

Wenn Sie versuchen, den besten Veranstaltungsplaner für Ihre Affäre zu finden, suchen Sie nach einem Unternehmen mit Erfahrung und einem starken Ruf in der Community of Event -Planern. Peer Reputation kann ein stärkerer Indikator sein als Referenzen von Freunden.

Erkundigen Sie sich beim Nationalen oder lokalen Kapitel von Meeting Professionals International, der Internationalen Sonderveranstaltungsgesellschaft oder der National Association of Catering -Führungskräfte.

Wenn Sie wissen möchten, wer in Ihrer Nähe einen guten Ruf hat, wenden Sie sich an das örtliche Kongress- und Besucherbüro oder die Handelskammer. Sie können sich auch an die Vertriebsabteilung eines Hotels wenden.

Bewerberinterviews

Die meisten Veranstaltungsplaner werden unbedingt von Ihrer Veranstaltung hören. Geben Sie ihnen zunächst kurze Details und konzentrieren Sie sich in der ersten Interviewrunde auf ihr Fachwissen.

Reduzieren Sie Ihre Liste der Kandidaten auf die drei stärksten Bewerber.

Sie sollten dann jeden Finalisten oder Unternehmen nach seinem Geschäft, ihrer Erfahrung mit früheren Veranstaltungen und der Art und Weise, wie sie für Eventualitäten planen, fragen. Ein guter Planer führt Sie durch eine Diskussion über die allgemeinen Ziele, Zeitachse, Budget, Gäste und persönliche Vorlieben und stellt auch Fragen zu Ihrer Organisation. Derjenige, der unbedingt etwas über Ihre Ziele kennenlernen möchte und Ihre Veranstaltung von den anderen abhebt.

Obwohl es in der ersten Interviewrunde nicht immer möglich ist, einen Bewerber persönlich persönlich zu treffen, kann dies ein kritischer Schritt bei der Auswahl des richtigen Planers sein. Sie möchten, dass der Kandidat, der eine echte Beziehung zu Ihnen hat.

Der letzte Schritt besteht auch darin, die Referenzen Ihrer Kandidaten zu überprüfen. Kontaktieren Sie ehemalige Kunden und stellen Sie sicher, dass es in seiner Vergangenheit keine schlecht verpfuschten Ereignisse gibt.

Treffen Sie Ihre Auswahl

Jetzt ist es Zeit, Ihre Auswahl auf einen einzugrenzen.

Sobald Sie die Einstellung eingesetzt haben, sollte der Veranstaltungsplaner in der Lage sein, einen detaillierten Plan für die Veranstaltung mit Ihnen zu teilen. Es ist an der Zeit, kreative Ideen herumzuwerfen und die Ideen herauszuwerfen, die nicht funktionieren.

Das Budget ausschlagen

Viele Menschen, die zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, wollen ein Champagnereignis mit einem Bierbudget. Ihr Veranstaltungsplaner kann Ihr Budget optimal nutzen, muss aber Ihre Vision möglicherweise ein wenig auf die Erde bringen.

Sie müssen zusammenarbeiten, um ein realistisches Budget zu finden. Und vergessen Sie nicht, sich über die Gebühren zu informieren, die vom Veranstaltungsplaner angeklagt werden, und wie sie in das Budget aufgenommen werden. Veranstaltungsplanergebühren und die Belastung der Gesamtheit variieren stark.

Sie werden gebeten, dem Veranstaltungsplaner Einlagen, Unterlagen und Verträgen sowie den Veranstaltungsorten und den von ihnen angebotenen Diensten bereitzustellen. Wie immer sollten Sie einen Anwalt haben, der Verträge überprüft, bevor Sie sie unterschreiben.

Nachverfolgen

Die meisten schlechten Dinge, die sich auf die Veranstaltungsplanung beziehen. Die Veranstaltungsplanung erfordert die effektive Koordination der Logistik. Mit anderen Worten, bleiben Sie auf dem neuesten Stand des Projekts und zwingen Sie den Veranstaltungsplaner nicht, ohne Ihre Eingaben wichtige Entscheidungen zu treffen.

Wenn alles wie geplant läuft, wird der Veranstaltungsplanungsprozess reibungslos verlaufen und Sie haben Ihrem Netzwerk einen hervorragenden Veranstaltungsplaner für zukünftige Anforderungen hinzugefügt.

Wenn der Prozess vor dem großen Tag einen Haken trifft, setzen Sie sich ein und arbeiten Sie daran, ihn zu korrigieren. Missverständnisse können ausgearbeitet werden. Unerwartete Probleme können behoben werden.

Aber seien Sie vorbereitet, wenn alles andere fehlschlägt, um Ihren Veranstaltungsplaner zu entlassen und zu einem Backup zu gehen.