So entwickeln Sie eine effektive Besprechungsagenda

Eine Besprechungsagenda ist eine Liste von Gegenständen, die die Teilnehmer bei einem Meeting erreichen möchten. Die Tagesordnung sollte vor einem Treffen mindestens 24 Stunden im Voraus verteilt werden, damit die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich auf das Treffen vorzubereiten. Vorzugsweise sollte die Tagesordnung einige Tage vor dem Treffen verfügbar sein. Je mehr Zeit Ihre Kollegen zur Vorbereitung auf ein Meeting zur Verfügung stehen.

Entwicklung einer Besprechungsagenda

Der erste Schritt bei der Entwicklung einer Agenda besteht darin, festzustellen, ob andere Mitarbeiter erforderlich sind, um die Planung des Treffens zu planen. Entscheiden Sie dann, was Sie zu erreichen möchten, indem Sie das Treffen abhalten, und legen Sie die Ziele für Ihr Treffen fest. Die Ziele, die Sie festlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht mehr geplant haben, als innerhalb des Zeitrahmens Ihres Treffens einigermaßen erreichbar ist.

Wie Stephen Covey in "Die 7 Gewohnheiten hochwirksamer Menschen" sagte, beginnen mit dem Ende."Ihr Besprechungszweck bestimmt den Treffen der Besprechung, die Besprechungsagenda und die Besprechungsteilnehmer.

Überlegen Sie dann, wie viel Zeit Sie für jeden Agenda -Artikel erwarten,. Wenn das Treffen eine Stunde dauern soll und Sie fünf Agenda -Artikel haben, erhalten Sie eine allgemeine Vorstellung von dem Zeitrahmen, mit dem Sie arbeiten. Es bedeutet nicht.

Entscheidungen zu treffen

Nachdem Sie Ihr Gesamtziel festgelegt haben, müssen Sie oder Ihr Team bestimmte Entscheidungen treffen. Zusätzlich zu dem Zweck oder Ziel des Treffens beinhalten auch Ihre Agenda:

• Ein Datum, Uhrzeit und Ort für das Meeting
• Die Teilnehmer, die in dem Treffen benötigt werden
• Diskussionselemente
• Die Zeit, die Sie erwarten, muss die Gruppe für jeden Artikel besprechen
• Vorarbeit für das Treffen. Dies umfasst alle Lesen, Dokumentationen, Daten, Minuten von einer vorherigen Besprechung oder eine andere Vorbereitung, die Ihr tatsächliches Meeting erfolgreich macht. Relevante Dokumente sollten an die Besprechung und Tagesordnung beigefügt werden, wenn Sie sie an eingeladene Teilnehmer verteilen.

Teilnehmer identifizieren

Sobald Sie entschieden haben, dass ein Treffen erforderlich ist, um Ihr Ziel zu erreichen, müssen Sie eine Liste von Teilnehmern entwickeln. Nicht jeder Mitarbeiter kann oder sollte an jedem Treffen teilnehmen, aber die Einladung der richtigen Teilnehmer erhöht Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit. Bestimmen Sie Ihre Teilnehmer, indem Sie sich einige Fragen stellen:

• Wer muss die Lösung besitzen, die die Gruppe entwickelt?
• Wem gehört der Prozess, den die Gruppe diskutiert??
• Wer muss die Informationen kennen, die Sie verteilen?
• Wer kann Daten und Fakten bereitstellen, um die Entscheidungsfindung zu leiten?
• Wer verfügt über Erfahrung oder Fachwissen, die Sie mit der Gruppe teilen können?
• Wer muss die Implementierung von Lösungen oder Aufgaben unterstützen?
• Wer muss Erlaubnis oder Ressourcen zur Verfügung stellen, um das Treffenergebnis zu erreichen?
• Wer könnte sich der Implementierung von Lösungen oder Anweisungen widersetzen?

Agenden für regelmäßig geplante Besprechungen

Nicht jedes Meeting braucht eine benutzerdefinierte Agenda. Die meisten Mitarbeiter haben regelmäßig Sitzungen für ihre Abteilungen oder Arbeitsgruppen geplant. Sie haben auch Teams und Projekte, an denen Sie teilnehmen.

Für jedes Treffen ist möglicherweise keine neu entwickelte Agenda erforderlich, aber Ihr Team wird durch einen Standardansatz für Ihr Treffen gut bedient, aber Ihr Team wird gut bedient. Die regelmäßig geplante Mitarbeiterversammlung ist in drei Segmente unterteilt, für die jeweils Standard -Agenda -Artikel verfügt:

Informationsgegenstände

Schreiben Sie alle Agenda -Elemente auf, die für jedes Treffen informativ sind. Zum Beispiel aktualisiert der Manager die Gruppe über die Ergebnisse der Geschäftsleitung.

Aktionselemente

Stellen Sie alle Artikel, von denen Sie erwarten,. Zum Beispiel die Leistung des Budgets für den Zeitraum und die Identifizierung von Kosteneinsparungen und kontinuierliche Verbesserungen, die die Gruppe erreichen will.

Vorausplanung

Stellen Sie alle Artikel auf die Tagesordnung, für die die Gruppe planen oder im Voraus vorbereiten möchte. Zum Beispiel die kurzfristigen Ziele für den nächsten Monat oder die Notwendigkeit einer Mitarbeiterin bei den kommenden Aufgaben.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, wenn Sie Ihre Besprechungsagenda entwickeln, verbessern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Meeting produktiver ist.

Was Sie in Ihre Besprechungsagenda einbeziehen müssen

Eine Agenda für ein regelmäßig geplantes Meeting kann dazu beitragen, die Ergebnisse zu erzielen, die Sie durch einige grundlegende Elemente einbeziehen:

• Aufwärmen und Grüße. Betrachten Sie einen kurzen Eisbrecher, je nachdem, wie häufig die Gruppe trifft. Selbst in einem Online -Treffen können die Teilnehmer von einem Eisbrecher gut bedient werden.
• Überprüfen Sie den Zweck, die Tagesordnung und das erwartete Produkt und das Produkt des Treffens.
• Überprüfen Sie, falls erforderlich (falls erforderlich) und genehmigen Sie das Protokoll der vorherigen Sitzung.
• Geben Sie angemessene Informationen zur Abteilungs- und Firmeninformation an, die das Team benötigt.
• Überprüfen Sie den Fortschritt bei Aktionspunkten, Aktionsplänen und Verpflichtungen. Überprüfung der Gruppenfortschritte bei den Zielen.
• Besprechen und treffen Sie Entscheidungen über die Tagesordnungspunkte für dieses Treffen.
• Identifizieren Sie die nächsten Schritte.
• Identifizieren Sie den Zweck, das Ergebnis und die Tagesordnung für das nächste Treffen.
• Am Ende des Treffens sollte der Note Taker die Verpflichtungen der Personen während des Treffens überprüfen.
• Identifizieren Sie alle Hilfe von Personen, die nicht in der Gruppe benötigt werden, und weisen Sie die Teilnehmer zu, Kontakt aufzunehmen.
• Bestimmen Sie, wer außerhalb des Meeting -Teilnehmer.
• Minuten innerhalb von 24 Stunden nach dem Treffen oder sofort, wenn der Notizbauer sie elektronisch einnahm.

Das Endergebnis

Sie können Ihre Online- oder persönliche Besprechungen effektiver gestalten und die Ergebnisse erzielen, die Sie bei der Erstellung einer detaillierten Agenda suchen. Die Tagesordnung ist das Ergebnis Ihres disziplinierten Denkens über die Ergebnisse, die Sie erreichen möchten. Die Besprechungsagenda ist die äußere Manifestation Ihres Plans und Ihrer Ziele.