So erstellen Sie ein freiwilliges Handbuch für Ihre gemeinnützige Organisation

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation Freiwillige anzieht, kann es eine aufregende Zeit des Wachstums und der Gemeinschaft für alle Beteiligten sein. Wenn die Freiwilligen jedoch mit dem Streamen anfangen, kann es überwältigend sein, an Bord zu gehen, zu trainieren und sogar zu verwalten. Es ist ein bedeutendes Problem, aber Ihre Organisation kann Systeme und Standards erstellen, um Ihre Freiwilligen zu unterstützen.

Hier ist ein freiwilliges Handbuch wichtig. Ähnlich wie Mitarbeiterhandbücher und Schulungsmaterialien in Unternehmen dient ein Freiwilligenhandbuch dazu, Freiwillige zu informieren, zu erziehen und zu unterstützen.

Was ist ein freiwilliges Handbuch?

Im Kern ist ein freiwilliges Handbuch eine Ressource (gedruckt oder digital), die klar definiert, was Ihre gemeinnützige Organisation tut und wie Freiwillige der Organisation helfen. Es kann Freiwilligenregeln erklären und Aufgaben oder Erwartungen festlegen.

Ein Handbuch sollte verwendet werden, um Freiwillige an Bord zu rekrutieren, zu rekrutieren und auszubilden, damit jeder mit dem gleichen Wissen beginnt.

Es ist auch eine "Vermächtnis" -Ressource, die jeder verwenden kann, wenn er mit Ihrem Unternehmen wächst.

Warum eine erstellen??

Gemeinnützige Organisationen haben in vielen Fällen nur begrenzte Ressourcen und Mitarbeiter. Freiwillige verbringen, um Freiwillige zu rekrutieren, auszubilden und zu überwachen, kann sich schnell summieren, insbesondere wenn Sie viele interessierte Personen haben.

Zum Glück können freiwillige Handbücher dazu beitragen. Außerdem müssen freiwillige Handbücher nicht teuer oder aufwendig sein. Ein einfacher Online -PDF kann die Freiwilligenerfahrung standardisieren und benötigt nicht viel Zeit, Geld oder Druckmaterialien.

Das Beste von allen, ein freiwilliges Handbuch bietet eine konsistente Ressource, auf die Mitarbeiter, Freiwillige und sogar Spender verweisen können. Dies gibt jedem ein klares Bild davon, was Ihre Organisation tut und wie Freiwillige helfen. Anstatt sich um inkonsistente Schulungserfahrungen oder "Mundpropaganda" zu sorgen, haben Freiwillige und Mitarbeiter ein Handbuch, das ihnen hilft, erfolgreich zu sein.

Wenn Sie Kommunikationsmethoden und Kontaktinformationen einbeziehen, verringern Sie auch die Menge an "Baton-Passing", um die Frage eines Freiwilligens zu beantworten oder Zeitpläne zu organisieren. Ein Freiwilligenhandbuch ermöglicht es den Menschen, ihre beste Arbeit durch direkten Zugang zu den Menschen zu leisten, mit denen sie zusammenarbeiten.

Beim Schreiben eines Handbuchs ist es wichtig, Ihr Publikum in Betracht zu ziehen. Möglicherweise haben Sie junge Freiwillige, Freiwillige für Familien und ältere Freiwillige. Bei letzterem ist es besonders wichtig, respektvoll mit ihnen zu sprechen, ohne Klischees oder Stereotypen zu verwenden.

Was in ein freiwilliges Handbuch geht?

Abhängig von der Größe und dem Sektor Ihres gemeinnützigen Unternehmens variiert Ihr Handbuch in Größe und Breite. Jede gemeinnützige Organisation ist anders und hat eine eigene Struktur.

Viele gemeinnützige Organisationen, sowohl kleine als auch große, verwenden jedoch Handbücher wie Elemente wie:

• Willkommensbrief. Dies könnte aus einem Dankeschön oder einem herzlichen Empfang bestehen, das Interesse am Freiwilligenprogramm zu erhöhen. Es gibt auch den Ton für die Mitarbeiter/Freiwilligenbeziehung Ihrer Organisation an. Sie können sogar hervorheben, wie Freiwilligenarbeit Freiwillige nützt, um die Menschen noch mehr für den Beitritt zu Ihrem Programm zu gewinnen.
• Mission der Organisation. Die Mission erklärt das Who, was und warum Ihrer Organisation.
• Liste der Mitarbeiter und Verwaltungsrat.
• Programme und Kampagnen. Listen Sie alle Programme auf, die Ihre gemeinnützigen Angebote sowie jeden Community -Outreach bietet. Fügen Sie angebotene Dienstleistungen, finanzierte Programme und Orte geöffnet zu.
• Rollen und Verantwortlichkeiten von Freiwilligen. Dieser Abschnitt kann Positionen und Aufgaben enthalten, die zum Ausfüllen sind. Sie können auch die Auswirkungen von Freiwilligen und Informationen über Vielfalt und Vertretung hervorheben.
• Freiwilligenrichtlinien. Umriss Qualifikationen für Freiwilligenpositionen. Zum Beispiel, wenn sie eine Hintergrundüberprüfung, Tests oder Zertifizierungen benötigen. Bewerbungsformulare einschließen. Erklären Sie Abwesenheit und Beendigungspolitik
• Verhalten und Verhalten. Erläutern Sie die Kleiderordnung, die Erwartungen für professionelle Verhaltens. Einige Organisationen können ihren Ethikkodex enthalten, insbesondere wenn die Arbeit eines Freiwilligen sensibel ist, z. B. für die Pflege von Kindern, Behinderten oder älteren Menschen.
• Operationen und Arbeitsumrisse. Gemeinnützige Organisationen können diesen Abschnitt für verschiedene Freiwilligenrollen spezifisch machen oder eine generische Vorlage für die Berichterstattung oder was zu tragen bereitstellen. Fügen Sie auch Sicherheitsrichtlinien, Arbeitsprozesse und Informationen zu Verschiebungen und Zeitplänen zu.
• Verzeichnis. Fügen Sie Mitarbeiter oder freiwillige Führungskräfte ein, die verantwortlich sind. Listen Sie wichtige Telefonnummern, Gruppen -Tools und Websites auf, mit denen Freiwillige ihre Aufgaben oder Zeitpläne im Auge behalten können.

Oft enthalten Freiwilligenhandbücher viel mehr Elemente als hier aufgeführt. Zum Beispiel umfassen die National Wildlife Foundations Abschnitte zu Aufzeichnungen, Kleiderordnung, Anwesenheit und Zeit, Mindeststunden, Schulungen, Bewertung, Anerkennung, Verhalten, Rauchen und Drogen, Sicherheit und Haftung, Erstattung von Ausgaben, Sicherheit und Sicherheit, sexuelle Belästigung und Interessenkonflikte. 

Anpassung

Die obige Liste ist nur ein Ausgangspunkt für Ihre gemeinnützige Organisation. In keiner Weise ist es das einzige Format, das Sie wählen können. Gemeinnützige Organisationen können eine vollständige Handbuchversion erstellen oder einen mehr freiwilligen "Orientierungsansatz" verfolgen.

Ein Orientierungshandbuch kann sich nur auf die Rollen und Aufgaben konzentrieren, die Freiwillige für Ihre Organisation aufführen werden. Diese Beschreibungen könnten an jede Position angepasst werden oder als allgemeines Orientierungshandbuch dienen, das alle Freiwilligen erhalten. Die Orientierung kann auch Videos umfassen, die Freiwillige aus der Ferne oder auf eine Gruppe oder eine individuelle Besprechung zugreifen können.

Einige gemeinnützige Organisationen müssen möglicherweise zusätzliche Abschnitte in ihre Handbücher aufnehmen, z. B. Richtlinien für Erstattung oder Notfall -Evakuierungsverfahren. Möglicherweise gibt es auch einige rechtliche oder Versicherungsausschlüsse, die Informationen und Informationen über das "Good Samariter -Gesetz Ihres Staates" Ihres Staates einbeziehen können."Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu fragen, ob es" ungewöhnliche "Aufgaben gibt, die Sie von Ihren Freiwilligen verlangen, und erstellen Sie einen Abschnitt in Ihrem Handbuch, der sie angeht.

So machen Sie ein Freiwilligenhandbuch (schnell)

Das Schöne an einem freiwilligen Handbuch ist, dass es nicht kompliziert sein muss. Sie können vorhandene Schulungsdokumente oder Diskussionen zwischen Mitarbeitern und Freiwilligen verwenden, um zu entscheiden, was einbezogen werden soll.

Sie können auch andere gemeinnützige Handbücher als Umriss verwenden (kopieren Sie jedoch nicht!). Denken Sie auch daran, dass Ihr Handbuch nicht perfekt sein muss. Es ist in Ordnung, mit einer Erstausgabe zu beginnen und beim Erweitern zu aktualisieren.

Der Schlüssel ist nur, um loszulegen.

Mithilfe von Microsoft Word oder Google Dokument. Um es einfach zu machen, zu durchsuchen, versuchen Sie jedoch, einzuschließen:

• Ein klarer Titel mit allen relevanten Informationen (Name, Adresse, Kontaktinformationen)
• Ein Inhaltsverzeichnis
• Seitenunterbrechungen zwischen Abschnitten
• Einfache, leicht zu lesende Inhalte
• Leicht zu lesen Schriftart und Farben
• Programmkoordinator Kontaktinformationen für sichere Kommunikation

Sie können Ihr Handbuch so brandmarken, dass sie die Farben, Schriftarten und den Bildstil Ihres Unternehmens entsprechen. Machen Sie Ihr Handbuch so klar, organisiert und prägnant wie möglich.

Sobald Sie Ihr erstes Handbuch bearbeitet und bereit waren, können Sie es entweder drucken oder ein Online -PDF für Ihre Website erstellen. PDF ist die günstigste Option. Mit einem Online -PDF können Sie das Handbuch per E -Mail, soziale Medien oder Ihre Website verteilen. Wenn Sie das Handbuch in virtueller Form haben, wird es auch viel einfacher, häufig zu aktualisieren.

Beispiele

Auf der Suche nach Inspiration? Hier sind einige Beispiele dafür, wie Ihr Freiwilligenhandbuch aussehen könnte:

• Hörrede- und Taubheit Center Volunteer Orientation Manual Manual
• Katholische Wohltätigkeitsorganisationen von Maine Volunteer Handbook
• Richtlinien und Verfahren. National Wildlife Foundation
• Freiwilligenhandbuch für Frauen Empowerment
• Finden Sie Freiwilligenhandbuch für Food Bank

Denken Sie daran, es gibt keinen "Einheitsgröße für alle", um ein Freiwilligenhandbuch zu erstellen. Überlegen Sie, welche Informationen Sie benötigen, um konsequent mit Ihren Freiwilligen zu teilen und welche Ressourcen Sie möchten. Sie können später immer ein Update hinzufügen

Sparen Sie Zeit, Geld, Energie und Stress, indem Sie Ihren Mitarbeitern und Freiwilligen eine Ressource geben, die sie verwenden können, um die meisten Auswirkungen mit der geringsten Aufsicht zu haben.