So erstellen Sie ein Dokumentverwaltungssystem

Dokumentverwaltung ist der Prozess der Bearbeitung von Dokumenten so, dass Informationen erstellt, freigegeben, organisiert und effizient und angemessen gespeichert werden können. Daher ist das Erlernen des Erstellens eines Dokumentverwaltungssystems für Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Viele Unternehmen befassen sich mit Informationen mit hohen Einsätzen, die sicher und privat gehalten werden müssen oder schnell abgerufen werden müssen. In solchen Fällen ist ein reibungsloses Betriebssystem für Betriebsdokumenten unerlässlich. Aber selbst wenn Ihr Unternehmen ungezwungener ist, ist es dennoch wichtig, die richtigen Aufzeichnungen für die Rechnungslegung und für die Effizienz zu halten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie ein Dokumentverwaltungssystem erstellen, das den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Optionen für Dokumentverwaltungssysteme

Heutzutage arbeiten die meisten Unternehmen bequem mit digitalen Dokumenten zusammen und verwenden Programme mit Speicher- und Managementfunktionen. Es gibt keinen Mangel an allgemeinen und branchenspezifischen Dokumentverwaltungssoftware oder Apps, die speziell zur Verbesserung des Unternehmens mit elektronischen Dateien durch Ihr Unternehmen entwickelt wurden. Zum Beispiel haben Hotels beim Einchecken möglicherweise noch Registrierung im Buchstil und fordert möglicherweise weiterhin eine Unterschrift auf einer Registerkarte "Papier Kreditkarte. Zahlungsoptionen wie Square und Venmo werden häufiger im Einzelhandel und im Dienst verwendet, wobei auch die Notwendigkeit einer Papierbilanzierung beseitigt wird.

Viele kleine Unternehmen müssen sich jedoch mit einer Mischung aus altmodischen Daten auf Papier und elektronischen Dateien befassen, und in einigen Fällen ist der Anteil der Papierdaten viel größer.

Konvertieren von Papierdokumenten in digitale Formate

Eine Lösung für das Problem einer gemischten Datenumgebung wäre die Verwendung eines Dokumentbildgebungssystems, um alle Dokumente Ihres Unternehmens in elektronische Dateien umzuwandeln. Abhängig von der Art der Daten und Dokumente, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Beispielsweise kann ein kleines Einzelhandelsgeschäft, das Quittungen und Inventar verwaltet. Das Büro eines Zahnarztes hingegen, das Aufzeichnungen über die Gesundheit, die Abrechnung, die Röntgenstrahlen usw. der Patienten aufbewahrt, usw., Sie werden wahrscheinlich eine robustere Methode benötigen, um ihre vielen Papierdateien in digitale Formate umzuwandeln, z.

Schritte zu einem Dokumentverwaltungssystem

Unabhängig davon, ob Sie mit einer digitalen Umgebung oder in einer hybriden Umgebung mit digitalen und Papierdokumenten arbeiten, beinhaltet die Einrichtung eines Dokumentverwaltungssystems drei Schritte:

1. Erstellen Sie einen Dokumentverwaltungsplan.
2. Implementieren Sie den Dokumentverwaltungsplan.
3. Folgen.

Der erste Schritt ist am detailliertesten. Erforschen wir es also weiter.

Erstellen eines Dokumentverwaltungsplans

Der erste Schritt besteht darin, diese vier Fragen zu beantworten:

Was sind die Regeln für das Erstellen von Dokumenten??

Rechnungen, Zahlungseminderbriefe, Verkaufsbroschüren, E-Mails, Bilanzen, Tabellenkalkulationen und Berichte-alle Unternehmen erstellen eine Vielzahl von Dokumenten, um das Geschäft zu erledigen und zu verfolgen. Um Dinge organisiert zu halten, müssen alle Unternehmen Regeln für die Erstellung von Dokumenten festlegen.

• Gibt es interne Vorlagen für einige Ihrer Standardgeschäftsdokumente, wie z. B. Briefe und Rechnungen und wo befinden sie sich??
• Gibt es einen hauseigenen Leitfaden, der verfolgt werden muss?
• Sollten neue Dokumente datiert oder zeitgestempelt sein?
• Welche Verfahren sollten zum Teilen oder Überprüfen von Dokumenten befolgt werden?

Für einige kleine Unternehmen sind die einzigen Punkte, die Materie. Wenn die Erstellung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen jedoch verschiedene Personen beinhaltet, die daran zusammenarbeiten, Dokumente überprüfen oder aktualisieren, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, zu entscheiden, wie diese Dinge getan werden sollten, um Effizienz und Konsistenz sicherzustellen.

Google DOCS ist ein Branchenstandard für kollaborative Projekte, da es verschiedene Optionen zur Kontrolle von Berechtigungen, Ansehen von Bearbeitungen und anderen Teilen eines einzelnen Dokuments zwischen mehreren Personen mit Sicherheitsprüfungen bietet.

Wie werden Dokumente gespeichert??

Mit der Lagerung sind Kosten verbunden-das größte davon für die meisten kleinen Unternehmen ist wahrscheinlich die Kosten der Zeitverschwendung, wenn Menschen nach Dokumenten suchen. Die Frage ist also: Wie werden Dokumente eingereicht?? Der Schlüssel zur Einreichung von Dokumenten liegt darin, gute Dateimanagementpraktiken zu befolgen. Ein klares, leicht zu befolgendes System ist unerlässlich.

Sie müssen auch wissen, wie Sie Dokumente archivieren werden. Wie werden Sie Dateien umgehen, die veraltet sind oder bereit sind, in Ihrem Dokumentverwaltungssystem in den Hintergrund zu gehen?

Zum Beispiel sollten Sie beispielsweise die verschiedenen arbeitsbezogenen Dateien auf Ihrem Computer durchlaufen, diejenigen, die nicht mehr aktuell sind, und die Erstellen neuer Ordner, die nach Jahr und Betreff erstellt werden, die Dateien nach Bedarf verschieben. Sie können dasselbe mit Papierdateien tun. Es ist nicht schwierig, alte Dokumente aus einem Dateiordner zu entfernen und eine neue mit „alt“ im Titel zu erstellen. Einige Software bietet automatische Archivierungsoptionen.

"Speicher" in einer digitalen Umgebung kann Cloud-basiert oder auf lokalen Servern sein. Um Papierdokumente zu speichern Um eine Lagereinheit zu mieten.

Wie kann das Abrufen von Dokumenten vereinfacht werden??

Diese Frage ist das Herzstück Ihres Dokumentmanagementsystems. Schätzungen zufolge kostet es ein Unternehmen im Durchschnitt von 120 US-Dollar für ein fehlendes Dokument-und 220 US-Dollar, um es zu ersetzen.

Noch einmal können gute Anmeldungspraktiken einen großen Beitrag zur Lösung des Problems leisten. Wenn Sie solide Verfahren und Protokoll einrichten, z.

Und ob Sie ein Einzelunternehmer oder ein Geschäftsinhaber mit Mitarbeitern sind, Sie sollten eine Liste der Dateistandorte erstellen, die die Benutzer erinnern, wohin bestimmte Arten von Dateien gehen. Denken Sie daran, festzustellen, ob sich die Datei in Ihrem Computersystem, einem internen Server, in der Cloud oder an einem physischen Ort wie einem Aktenschrank befindet oder nicht. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie Bilder, Videos oder sogar Papierfotos in Ihrem Unternehmen verwenden. Ein Eintrag in der Liste der Dateistandorte könnte sein:

• Digitale Bilder/Video: Computer (oder Server) -Drive e:/fotos-file im entsprechenden Betreffordner
• Papierfotos: Aktenschrank 3-Photos-Alpha nach Betreff

Shared Network- oder Cloud -Laufwerke sollten gemäß den Inhalten gekennzeichnet werden, ebenso wie die Aktenschrankschubladen.

Wie können Dokumente erstellt und gesichert werden??

Die erste Verteidigungslinie für die Sicherheit von Dokumenten besteht darin, die Geschäftsräume selbst physisch zu sichern. Alle Unternehmen, sogar zu Hause, müssen Sicherheitssysteme installieren lassen.

Unternehmen benötigen oder möchten auch in andere Sicherheitsvorrichtungen wie Fensterbalken, Überwachungskameras oder Patrouillendienste investieren oder möchten. Sie können die Zeit damit verbringen, Kennwörter zu erstellen und Dateien zu verschlüsseln, um Ihre elektronischen Dateien zu schützen, aber es spielt keine Rolle, ob jemand einfach hineingehen und Ihren Computer stehlen kann.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen der Dokumente umfassen:

• Verriegeln Sie alle Aktenschränke nach den Geschäftszeiten (und während des Mittagessens, wenn niemand zuverlässig vorhanden ist)
• Sichern
• Einschränkung des Benutzerzugriffs auf bestimmte Dokumente, Anwendungen und Ordner auf gemeinsamen Computern
• Verhinderung des Diebstahls von Mitarbeitern durch Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen als Teil Ihres Einstellungsprozesses

Implementieren und folgen

Sobald Sie Ihren Dokumentverwaltungsplan erstellt haben, indem Sie die obigen Fragen beantwortet haben, sind Sie bereit, ihn zu implementieren. Stellen Sie sicher.

Sie müssen auch sicher sein, dass jeder, der Dokumente in Ihrer Organisation zugreift und verwendet. Spot überprüfen Sie regelmäßig. Auch gelegentliche Nachlässigkeit kann das gesamte System abwerfen.

Sie können an einem Tag ein Dokumentverwaltungssystem einrichten, es ist jedoch im Laufe der Zeit konsequent der Schlüssel zu seinem Erfolg. Die Belohnungen sind riesig-Sie werden jede Menge Zeit retten und Seelenfrieden erlangen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist das beste Dokumentverwaltungssystem?

Es gibt kein einzelnes System, das für alle Unternehmen auf ganzer Linie funktioniert. Der Schlüssel ist, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen und dann die am besten geeigneten Praktiken anzuwenden. Einige zu berücksichtigende Faktoren sind:

• Die Skala Ihrer Operationen (wie viel Dokumentation wird gespeichert)
• Der Bereich der Daten und Informationen, die Sie zum Verwalten benötigen
• Wie Ihre Dokumente verwendet werden und wie häufig sie zugegriffen werden müssen
• Sicherheitsstufen erforderlich
• Ihr Budget-Can Sie beauftragen Sie einen Spezialdienst oder kaufen High-End-Software oder verwalten Sie alleine?

Wird SharePoint als Dokumentverwaltungssystem angesehen?

Mit einem Wort, ja, aber mit einer Einschränkung: Das Microsoft Office-Produkt ist nicht maßgeschneidert, um als Dokumentverwaltungssystem für kleine Unternehmen zu arbeiten, und muss sorgfältig und korrekt implementiert werden, um sich in Ihren Betrieb zu integrieren. SharePoint kann Dokumente speichern, schützen und verwalten und umfassen kollaborative und Archivfunktionen.