So schließen Sie das Büro für die Feiertage

Die Vorbereitung Ihres Büros, bevor Sie für die Feiertage schließen. Richtige Nachrichten stellen sicher, dass Ihre Kunden, Anbieter und Mitarbeiter die Abschaltung planen, und das bedeutet. Das sollte für einen unbeschwerten Urlaub und eine wohlverdiente Pause führen. 

Hier finden Sie eine einfache Checkliste von Schritten, von der Einstellung von Nachrichten zur Herabnahme bis zum Zurücksetzen von Thermostaten, die Ihren Urlaub reibungslos und profitabel schließen lassen. 

Benachrichtigen Sie Mitarbeiter, Kunden und Anbieter

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Stellen Sie sicher, dass Sie die Stakeholder in Ihrem Unternehmen mindestens zwei bis vier Wochen im Voraus benachrichtigen. Mitarbeiter können durch In-Office-Kalendersysteme, E-Mail-Benachrichtigungen, Schilder und Postings im Büro und Einfügen in ihre Gehaltsschecks benachrichtigt und erinnert werden. Und vergessen Sie nicht diese Follow-up-Erinnerungen; Nicht jede Nachricht schafft es das erste Mal.

Sie können Kunden über Ihre Website und die automatisierte Begleitnachricht in Ihrem Telefonsystem benachrichtigen.

Benachrichtigen Sie die Anbieter (insbesondere diejenigen mit wiederkehrenden Lieferplänen) per E -Mail, Telefon oder regelmäßige Post. 

Sicherheitspersonal oder Dienstleistungen benachrichtigen

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Benachrichtigen Sie Ihr Sicherheitspersonal oder Ihren Sicherheitsdienst über Ihre bevorstehenden Abschlussdaten. Stellen Sie sicher. Sie sollten wissen, an wen Sie sich im Falle eines Sicherheitsproblems kontaktieren sollen, auch wenn das Büro für das Geschäft geschlossen ist und wer während der Abschaltung im Gebäude befindet.

Ändern Sie die automatisierte Begleiterin des Begleiters

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Nehmen Sie ein oder zwei Wochen vor dem Abschluss einen automatisierten Begleiter auf Ihrem Telefonsystem auf, der erklärt, dass das Büro für einen längeren Zeitraum geschlossen wird. Geben Sie das Datum an, an dem Sie schließen und wenn Sie wiedereröffnet werden. Kurz vor Ihrer Abreise zeichnen Sie eine zweite automatisierte Begrüßung auf, in der sich hervorhebt, wann Sie zurückkehren, und gegebenenfalls, an wen Anrufer in Ihrer Abwesenheit Fragen leiten sollten.

Wenn Sie Rettungsdienste wie Heizung und Kühlung, Sanitär oder andere wesentliche Kundendienstleistungen anbieten, müssen Sie Ihren Anrufern bei der Erreichung Ihres Anrufbeantworters oder Ihres Mobiltelefons im Falle eines Notfalls sagen.

Benachrichtigen Sie Ihren Anrufbeantworterdienst

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Benachrichtigen Sie Ihren Anrufbeantwortergottesdienst über die Daten, die das Büro geschlossen werden wird. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wen Sie in bestimmten Situationen kontaktieren sollen. Sie möchten nicht, dass Top-Level-Manager beispielsweise im Falle eines Lieferproblems alarmiert werden.

Ändern Sie Voicemail -Grüße

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Wenn Ihr Telefonsystem Mitarbeitern erlaubt, externe Anrufe an ihren Schreibtischen zu erhalten. Mitarbeiter sollten Anrufer wissen lassen, wann sie ins Büro zurückkehren und was zu tun ist, wenn sie sofortige Unterstützung benötigen, während das Büro geschlossen ist. In den meisten Fällen möchten Sie nicht, dass Mitarbeiter persönliche Kontaktinformationen geben. 

Thermostate reduzieren, Bürogeräte ausschalten

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Sparen Sie Energie und Geld, indem Sie Ihre Office -Thermostate während der Abschaltung festlegen oder neu programmieren. Sie werden über die Kosteneinsparungen überrascht sein, die Sie erreichen können, und es kann eine gute PR -Chance sein. Zeigen Sie, dass sich Ihr Unternehmen zur Erhaltung der Ressourcen verpflichtet hat.

Sie können auch Energie und Geld sparen, indem Sie alle nicht essentiellen Bürogeräte, einschließlich Schreibtischlampen, Kopierer, Drucker und Computern, ausschalten.

Backup -Server

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Wenn Sie Computer und Server haben, stellen Sie sicher. Reduzieren Sie Ihre Exposition gegenüber einer Katastrophe, indem Sie Ihre Offsite -Sicherung für einen frühen Abholung planen. Es ist ein Bereich, in dem Sie klare Anweisungen haben möchten, an wen Sie sich im Falle eines Problems kontaktieren sollen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Anrufbeantworter korrekt informiert ist.

Nicht ausschalten

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Es gibt einige Büroausrüstung, die Sie nicht ausschalten sollten, einschließlich:

• Faxgeräte
• Telefonsystem
• Server und Backup -Systeme
• Kühleinheiten
• Sicherheitssysteme