So kaufen Sie ein Business -Telefonsystem

Für die meisten Organisationen ist die wichtigste Büroausrüstung das Telefon. Business -Class -Telefonsysteme kosten normalerweise ein paar tausend Dollar, und der Preis steigt proportional mit der Erhöhung der Größe des Systems und der Anzahl der gewünschten Funktionen an.

Die hier besprochenen Business -Class -Telefonsysteme sind für Büros mit zehn Personen oder mehr.

Welche Funktionen benötigen Sie

Die Funktionen, die Ihr Unternehmen Mehrwert bringen und Ihr Unternehmen mit der Welt verbinden, werden die Gesamtkosten des Telefonsystems erhöhen. Der Verkäufer eines Telefonsystems wird versuchen, Ihnen alle Schnickschnack zu verkaufen (das ist ihre Aufgabe), aber Sie müssen sich jede Funktion ansehen und entscheiden, ob es einen Mehrwert für Ihr Unternehmen verleiht oder Ihnen Geld spart. 

Grundfunktionen

Hier sind einige der häufigsten Funktionen, die in einem Geschäftstelefonsystem verfügbar sind. Jede Marke ist anders. Fragen Sie den Verkäufer also nach einer vollständigen Liste von Optionen.

Der Auto -Begleiter tritt normalerweise in der Regel an die Stelle eines Rezeptionists, indem er Anrufer mit einer Liste von Optionen zur Route ihres Anrufs vorstellt (e.G., "Drücken Sie 3, um mit jemandem im Verkauf zu sprechen"). Es kann auch Anrufern die Erweiterung einer Partei direkt wählen lassen.

• Konferenzfunktionen Lassen Sie zwei oder mehr Erweiterungen eine Verbindung herstellen, um sich in einem Gespräch zu teilen. Normalerweise beträgt der Standard zwei. Wenn Sie mehr als zwei benötigen, fragen Sie, wie hoch die maximale Anzahl von Teilnehmern ist. Einige Systeme ermöglichen nur die Konferenz für interne Erweiterungen. Wenn Sie externe Konferenzanrufe benötigen, fragen Sie auch danach danach.
• Automatisiertes Verzeichnis ermöglicht es Anrufern, die Erweiterung eines Mitarbeiters nachzuschlagen, indem sie die ersten Briefe ihres Namens eingeben.
• Voicemail Ermöglicht die Überlasse von Nachrichten für Mitarbeiter, die nicht verfügbar oder telefonisch sind. Einige Systeme können Voicemail-Nachrichten an die E-Mail eines Mitarbeiters weiterleiten und zulässt, dass separate Voicemail-Geräte von Drittanbietern mit ihren Ausrüstungsgegenständen eine Schnittstelle erhalten. Abhängig von der Preisgestaltung kann dies Ihnen Geld sparen.
• Rufen Sie Hold ist die Fähigkeit, einen Anruf abzuhalten, während der Benutzer sich um andere Angelegenheiten kümmert. Normalerweise im System enthalten.
• Anrufweiterleitung gibt dem Benutzer die Möglichkeit, alle Anrufe an eine andere Erweiterung oder an Voicemail vorübergehend weiterzuleiten.
• Geschwindigkeitswahl Speichert häufig verwendete Telefonnummern und ermöglicht es dem Benutzer, es mit einem oder zwei Schaltflächen zu wählen. Es ist ein nützlicher Times -Spaver für häufig genannte Zahlen.
• Redial Ermöglicht die letzte Nummer, die aufgerufen wird.
• Paging Ermöglicht einem Benutzer, über ein öffentliches Adresssystem zu sprechen, um einen Mitarbeiter zu fordern oder Ankündigungen zu geben.
• Musik in der Warteschleife Gibt Ihren Anrufern etwas zuzuhören, während sie in der Warteschleife sind. Es kann Musik oder aufgezeichnete Nachrichten sein, die für Ihr Unternehmen Werbung machen.
• Notstromversorgung Bietet eine alternative Stromquelle für 10 bis 60 Minuten im Falle eines Stromausfalls für 10 bis 60 Minuten.

Erweiterte Funktionen

Fortgeschrittene Funktionen erhöhen dem Gesamtsystem erhebliche Kosten und erhöhen die Lebensdauer der Lebensdauer fortlaufend. Dies könnte jedoch durch reduzierte Kundendienst- und zeitsparende Vorteile ausgeglichen werden, die sie mitbringen.

• Remote-Standort Durch die Funktion können einfache Verbindungen zu Mitarbeitern außerhalb des Standorts oder kleinen Remote-Büros einfach eine interne Erweiterung wählen.
• Finde mich / folge mir Ermöglicht den Benutzern, ihr Telefon auf ein anderes Telefon, ein anderes Handy, das Telefon, das Telefon, das Sekretär usw. zu leiten, usw.
• Computer Telefonintegration (CTI) Ermöglicht das Telefonsystem, mit einem Computersystem zu interagieren. Zu den Beispielen gehören die Möglichkeit, dass ein Benutzer auf eine Telefonnummer auf dem Bildschirm klickt und das Telefonsystem automatisch die Nummer wählt (reduziert falsche Zahlen und spart Zeit). oder die Übergabe der Telefonnummer eines Kunden an einen Computer, wenn er anruft, um das Konto des Kunden zu erreichen und auf dem Bildschirm für den Mitarbeiter anzuzeigen, bevor er an das Telefon beantwortet wird. Diese Option ist sehr teuer.

Wie groß das System sein sollte

Die nächste Frage, die Sie beantworten müssen, ist, wo Sie die Telefone wollen. Die folgende Liste identifiziert gemeinsame Orte, die Sie eine Telefonerweiterung finden möchten:

• Rezeptionist
• Jedes Büro
• Faxgerät
• Kreditkarten Terminals, Datenports
• Konferenzraum
• Laden-/Lagerboden
• Öffentliche Bereiche (Wartezimmer, Flure, Eingangsbahnen usw.)

Als nächstes müssen Sie feststellen, wie viele gleichzeitige Anrufe in das Büro kommen und das Büro verlassen werden. Die Summe der eingehenden und ausgehenden Anrufe zu einem bestimmten Zeitpunkt ist die Anzahl der Zeilen (oder Stämme), die Sie benötigen.

Häufige Konfigurationen sind 3, 8, 12, 16, 24 oder 48 Zeilen. Größere Systeme haben Expansionsstätten, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Zeilen hinzufügen können. Denken Sie daran, das zukünftige Wachstum zu berücksichtigen (25% sind nicht ungewöhnlich). Wichtig: Wenn Sie dies unterschätzen, erhalten Anrufer ein geschäftiges Signal, wenn alle Zeilen verwendet werden.

Finden eines Telefonsystemhändlers

Einen Händler zu finden ist nicht schwer. Zunächst können Sie im Web nach „Telefonausrüstung & Vorräten“ suchen, um einen Händler in Ihrer Nähe zu finden.

Geschäfts- und Büro -Technologie -Handelsshows sind ebenfalls gute Startplätze. Sie können nicht nur die Verkäufe treffen und Menschen unterstützen, sondern auch ein System ausprobieren können.

Schließlich ist der beste Weg zu fragen. Fragen Sie Leute, die Sie kennen, die ein Geschäft mit einem Büro haben. Sie können auch die Qualität der Ausrüstung und die Bereitstellung von Servicengütern erhalten.

Berechnung der Gesamtkosten

Die Gesamtkosten des Systems bestehen aus den folgenden Komponenten:

• Grundeinheit / System ist das Gerät, das die gesamte Telefoninfrastruktur steuert. Die Kosten sind abhängig von der Anzahl der Funktionen, der Anzahl der Telefonsätze, die sie verarbeiten können, und der Anzahl der von der Telefongesellschaft stehenden Linien.
• Handys / Schreibtischsets sind die Einheiten, die auf den Schreibtischen sitzen oder an der Wand befestigt sind. Sie kommen in verschiedenen Stilen, Fähigkeiten und Preisen. Die Preise können zwischen 70 und 1.000 US -Dollar liegen. Beispiele: Basic (billigste), mittlere, exekutive/High-End, Rezeptionist Sets (teuerste) und Konferenztischeinheiten. Weitere Optionen sind Freisprechhäuptlinge und drahtlose Verbindungen. Die meisten Handys sind proprietär und werden nur mit einem Basissystem dieses Herstellers zusammenarbeiten. Wenn Sie ein vorhandenes Telefonsystem ersetzen, können die Kosten aller neuen Mobilteile (wenn Sie Marken wechseln) ein Upgrade auf das nächste höhere Modell durchführen.
• Verdrahtung ist die Blutgefäße der Organisation und dürfen nicht marginalisiert werden. Wenn Sie ein Büro bauen, installieren Sie zusätzliche Verkabelung und Behälter in einem Bereich, von dem Sie glauben, dass Sie in Zukunft möglicherweise ein Telefon benötigen. Die Kosten sind ein Bruchteil der Kosten, wenn Sie später zurückgehen und Löcher in die Decken und Wände schlagen müssen. Wenn Sie es in einem Gebäude mit vorhandenen Verkabelung installieren, überprüfen Sie den Händler die Verkabelung auf Kompatibilität, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.
• Installation und Erstkonfiguration wird der zeitaufwändigste Teil des Projekts sein. Telefonsysteme funktionieren nicht rechtzeitig und müssen höchstwahrscheinlich installiert und ursprünglich von einem geschulten Techniker konfiguriert werden. Stellen Sie sicher, dass dies im Vertrag enthalten ist, um so schnell wie möglich aufzunehmen. Weitere Optionen, die ausgehandelt werden können, sind Wartung, zukünftige Änderungen und Schulungen für Ihre Mitarbeiter.

Die endgültige Entscheidung treffen

Die endgültige Entscheidung liegt auf Ihren Schultern. Verkäufer von Telefonsystemen können aggressiv sein, aber denken Sie daran, dass Sie „der Kunde“ sind und verantwortlich sind. Um den besten Preis für das gewünschte System zu erhalten, liefern Sie Ihre Anforderungen an mehrere Unternehmen und lassen Sie sie auf das Projekt bieten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen detaillierten Vorschlag erhalten, der alle oben beschriebenen Bereiche abdeckt. Sie erhalten keinen Vergleich von Äpfeln zu Äpfeln. Bitten Sie daher, die Kosten für die Funktionen separat aufzulisten (oder detailliert, wenn sie als Funktionspaket enthalten sind). Auf diese Weise können Sie feststellen, was die Preiseunterschiede verursacht. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Sie einen klaren Führer haben, fragen Sie nach einer Demo auf der Website eines bestehenden Kunden. Vergleichen Sie schließlich die Vorschläge und wählen Sie diejenigen, die Ihren Anforderungen entspricht, das Wachstum ermöglicht, und vor allem fühlen Sie sich am wohlsten, mit dem Sie sich am wohlsten fühlen.