So beantworten Sie das Telefon professionell in Ihrem Unternehmen

Jeder in Ihrem Unternehmen muss wissen, wie er professionell ans Telefon beantwortet werden kann, nicht nur die Rezeptionistin oder den Kundenvertreter. Sie wissen nie, wann die Person, die das Telefon beantworten soll, dies nicht tun kann, und jemand anderes wird einstiegen und es abholen (besonders wenn Sie ein Heimgeschäft betreiben). Auch in diesen Tagen der SMS und E -Mail ist das Telefon immer noch der größte Kontaktpunkt des Unternehmens mit Kunden, und die Art und Weise, wie das Telefon Ihres Unternehmens beantwortet wird. Wenn die Person, die den Anruf beantwortet, unprofessionell ist, kann es auch der letzte Eindruck des Kunden sein! Hier erfahren Sie, wie Sie das Telefon richtig beantworten und Geschäfte gewinnen können, anstatt es zu verlieren.

So beantworten Sie die Telefontipps

1. Beantworten Sie alle eingehenden Anrufe vor dem dritten Ring.
2. Wenn Sie ans Telefon gehen, seien Sie warm, enthusiastisch und professionell. Ihre Stimme am Telefon ist manchmal der einzige Eindruck Ihres Unternehmens, den ein Anrufer bekommt.
3. Beantworten Sie bei der Beantwortung des Telefons die Anrufer höflich und identifizieren Sie sich und Ihre Organisation sofort. Sagen Sie zum Beispiel: "Guten Morgen. Zypressentechnologien. Susan spricht. Wie kann ich dir helfen?"Sag nicht einfach" Hallo ". Niemand sollte jemals fragen müssen, ob sie solche und ein solches Geschäft erreicht haben.
4. Geben Sie klar aus, halten Sie Ihr Sprachvolumen moderat und sprechen Sie langsam und klar, wenn Sie das Telefon beantworten, damit Ihr Anrufer Sie leicht verstehen kann.
5. Steuern Sie Ihre Sprache, wenn Sie das Telefon beantworten. Verwenden Sie Slang oder Schlagworte nicht. Anstatt zum Beispiel "OK" oder "kein Problem" zu sagen, sagen Sie "sicher", "sehr gut" oder "in Ordnung". Wenn Sie eine Person sind, die Füllstoffe verwendet, wenn Sie sprechen, z. (Erfahren Sie mehr über das Sprachproblem bei der Verwendung von Füllstoffen und der Lösung des Problems.)
6. Trainieren Sie Ihre Stimme und Ihr Wortschatz, um beim Telefonieren, selbst an einem "Down" -Tag, positiv zu sein. Ein positives Vokabular ist eines, das sich darauf konzentriert, dem Kunden zu helfen. Zum Beispiel, anstatt zu sagen: "Ich weiß nicht", sagen Sie: "Lassen Sie mich das für Sie herausfinden."
7. Wenn Sie das Telefon beantworten, nehmen Sie Telefonnachrichten vollständig und genau auf. Wenn es etwas gibt, das Sie nicht verstehen oder nicht buchstabieren können, z. B. den Nachnamen einer Person, bitten Sie den Anrufer, ihn zu wiederholen oder für Sie zu buchstabieren. Stellen Sie dann sicher, dass die Nachricht an den beabsichtigten Empfänger geliefert wird.
8. Wenn die Leute Ihnen Nachrichten hinterlassen mussten, beantworten Sie alle Ihre Anrufe innerhalb eines Werktags. Ich kann diesen nicht genug betonen. Erinnere dich an den Frühbucher? Der frühe Anrufer kann den Vertrag, den Verkauf, das Problem gelöst ... und den günstigen Eindruck Ihres Unternehmens verstärken, den Sie zirkulieren möchten. Nur wenige Dinge ärgern Anrufer.
9. Fragen Sie immer den Anrufer, ob es in Ordnung ist, sie bei der Beantwortung des Telefons in die Warteschleife zu stellen, und lassen Sie die Leute nicht in der Warteschleife. Geben Sie alle 30 bis 45 Sekunden Fortschrittsberichte in der Warteschleife zur Verfügung. Bieten Sie ihnen nach Möglichkeit Optionen an, wie "diese Linie ist immer noch beschäftigt. Wirst du weiterhin halten oder sollte ich dich ________ anrufen?"
10. Verwenden Sie kein Lautsprechertelefon, es sei denn, dies ist absolut notwendig. Sprecher -Telefone geben dem Anrufer den Eindruck, dass Sie sich nicht vollständig auf seinen Anruf konzentrieren und ihn denken lassen, dass sein Anruf nicht privat ist. Das einzige Mal, dass Sie ein Lautsprechertelefon verwenden, ist, wenn Sie mehr als eine Person benötigen, um sich am Ende zu befinden. Fragen Sie den Anrufer, ob Sie ihn auf das Lautsprecher Telefon stellen können, bevor Sie es tun.
11. Wenn Sie Voicemail oder einen Anrufbeantworter verwenden, um Anrufe zu beantworten, wenn Sie dies nicht können, stellen Sie sicher, dass Sie eine professionelle Nachricht aufgezeichnet haben. Dies tut dasselbe wie Tipp Nr. 3 und gibt den Anrufern alle anderen relevanten Informationen, bevor sie ihre Nachrichten aufzeichnet. Aktualisieren Sie Ihre Voicemail -Nachricht nach Bedarf. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise für einen Urlaub geschlossen wird, aktualisieren Sie Ihre Voicemail -Nachricht, um dies zu sagen und zu sagen, wann Ihr Unternehmen wiedereröffnet wird.
12. Trainieren Sie alle anderen, die möglicherweise ans Telefon gehen, um auf die gleiche Weise zu antworten, einschließlich anderer Familienmitglieder, wenn Sie ein Geschäft mit Sitz in Heimatbasis führen. Überprüfen Sie, wie das Telefon Ihres Unternehmens beantwortet wird, indem Sie anrufen und sehen, ob das Telefon professionell beantwortet wird. Wenn sie den Test nicht bestehen, gehen Sie mit dieser "So beantworten Sie das Telefon" mit ihnen, um sicherzustellen.

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