Tolle Ideen für eine effektive Event -Registrierungstabelle

Die Registrierung ist der erste Kontaktpunkt mit Ihren Gästen, und ein reibungsloser Check-In-Prozess hält die Aufregung hoch und gibt den Ton für eine großartige Veranstaltung an. Auf der anderen Seite kann ein unorganisiertes und zeitaufwändiges Erlebnis die Menge bis zum Beginn Ihres Events mischen. Wenn Sie so viel auf dem Registrierungstisch fahren, möchten Sie es auf jeden Fall zum ersten Mal richtig machen. Befolgen Sie diese Checkliste der wichtigsten wichtigen Wesentlichen, um sicherzustellen, dass Sie einen guten Start haben.

Größer ist besser

Einfache Mathematik sagt uns, dass große Menschenmengen mehr Arbeitskräfte benötigen, wenn Sie lange Linien vermeiden möchten. Ich empfehle einen Begleiter für alle hundert Gäste und einen Floater für alle zweihundert Gäste. Nehmen Sie zwei Begleiter pro acht Fuß Tabelle an und fügen Sie dieser Berechnung für Vorräte und Arbeitsbereiche eine zusätzliche Tabelle hinzu und fügen Sie eine zusätzliche Tabelle hinzu.

In Verbindung bleiben

Sie möchten nicht durch die Säle suchen, um nach einem Stromverbindungsunternehmen oder einer Internetverbindung zu suchen. Lassen Sie diese Zeilen daher im Voraus an Ihre Tabelle laufen lassen. Sie möchten auch einen Laptop mitbringen, auch wenn Sie es nicht vorhaben, ihn zu verwenden. Der Online -Zugang kann nützlich sein, wenn Sie E -Mails überprüfen oder verlorene Gäste helfen müssen, den Weg zum und zum Veranstaltungsort zu finden. Überprüfen Sie die Beleuchtungssituation zu guter Letzt. Wenn der Flur schwach beleuchtet ist, möchten Sie möglicherweise ein paar Schreibtischlichter hinzufügen, um Ihre Listen zu lesen.

Vergessen Sie nicht Bürovorräte

Jeder Planer sollte über eine Tackle -Box mit Büro -Grundlagen wie Klebeband, Schere und einer Auswahl an Markierungen gefüllt sein. Andere bemerkenswerte Elemente für Ihre Packungsliste sind leere Namensschirme, Tabellennummern und reservierte Schilder, die bei Bedarf verwendet werden sollen. Ja, Ihr Veranstaltungsort hat Zugang zu den meisten dieser Dinge, aber die Zeit und die Frustration, die Sie sparen, indem Sie sie neben Ihnen haben, ist von unschätzbarem Wert.

Beschleunigen Antworten

Einer der größten Disruptoren für Ihren „Registrierungsrhythmus“ ist die Flut von einfachen Fragen, die sowohl von Freiwilligen als auch von Teilnehmern stammen. Sie können verhindern, dass diese Anfragen die Registrierungslinie verlangsamen, indem Sie eine Hilfstabelle einrichten. Sie werden erstaunt sein, wie viel effizienter Check-in-Tabelle ausgeführt werden kann, wenn eine engagierte Person Fragen beantwortet wie „Wo ist das Badezimmer?”

Offen bleiben

Es ist wichtig, während der gesamten Veranstaltung mindestens eine Person am Registrierungstisch zu halten. Sie möchten kein relativ kleines Problem, um Schneeball in etwas Größeres zu sein, weil niemand zur Verfügung stand, um zu helfen. Dies geschieht normalerweise, wenn die Gäste gezwungen sind, anderswo zu suchen, wenn Ihr Team nicht gefunden werden kann. Es braucht nur eine schlecht zeitgesteuerte Badezimmerpause, um einen ungeduldigen Teilnehmer in den Küchenbereich zu schicken, um einen Salat ohne Zwiebeln zu fordern!

Halten Sie Ihre Freunde in der Nähe

Es gibt ein paar Kontaktnummern, die Sie vor Beginn der Veranstaltung gut erreichen möchten. Die erste ist die Handynummer für Ihren Veranstaltungsortkoordinator. Es gibt keine Zeit, das Gebäude zu durchsuchen, wenn die Papiertücher im Badezimmer ausgehen. Diese Zahl ist also ein absolutes Muss. Eine weitere gute Zahl für Probleme im Zusammenhang mit Lebensmitteln ist die des Catering-Managers. Bestätigen Sie schließlich die besten Notfallnummern für Polizei und Feuerwehren. Einige Hotels haben ihre eigenen Sicherheitspersonal, die in diesen Situationen oft der beste Kontaktpunkt sind.

Registrierungstische sollten mehr als nur ein Begrüßungszeichen und ein Name -Tag bieten. Aus der Sicht des Gastes repräsentieren sie das Kundendienstzentrum für Ihre Veranstaltung. Aber um dieser Erwartung gerecht zu werden, müssen Sie vorbereitet sein. Wenn die Gäste es nicht über die Registrierung hinaus schaffen, werden der Rest Ihrer Planungsbemühungen unbemerkt bleiben.