Fundraising -Ereignisfehler, die Sie vermeiden müssen

Fundraising-Events aller Art, von Black-Tie-Galas über verschwitzte Marathons bis hin zu ausgelassenen Auktionen, sind seit Jahrzehnten seit Jahrzehnten ein bedeutender Teil des Fundraising-Mix für die meisten Wohltätigkeitsorganisationen. 

Warum war diese Form des Fundraising so beliebt?? Für einige Wohltätigkeitsorganisationen bringen besondere Veranstaltungen eine Menge Geld ein. Für andere erreichen Fundraising -Ereignisse Ziele wie den Aufbau von Beziehungen, die Einführung neuer Unterstützer oder die Schaffung von mehr Werbung in ihren Gemeinden.

Obwohl die weltweit Spendenaktionen im Jahr 2020 entweder verschoben oder abgesagt wurden, lernten viele Wohltätigkeitsorganisationen, wie man sie am Wechsel zu virtuellen Ereignissen oder Erfindungen neuer Arten von Ereignissen, die zu einer digitalen Welt entspricht. Diese Veranstaltungen umfassten virtuelle Konzerte, virtuelles Spielen und sogar virtuelle Leichtathletik. 

Aber besondere Veranstaltungen erfordern viel Planung und erfordert, vor allem am wichtigsten ist, um häufige Fehler zu vermeiden, z. Hier sind einige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Ereignisplanungsfehler zu vermeiden

Zu lange warten, um mit der Planung zu beginnen

Es ist leicht zu glauben, dass wir in letzter Minute ein Event zusammenwerfen können, aber das kann ein kostspieliger Fehler sein. Je größer die Veranstaltung, desto mehr Zeit sollten Sie sich der Planung widmen. 

Bestimmen Sie zunächst Ihre Spendenziele. Wenn Sie Tausende von Dollar sammeln möchten, müssen Sie Monate widmen, um sich vorzubereiten.

Ich habe kein Ziel? Bestimmen Sie eine, bevor Sie weiter gehen. Sammelt viel Geld in Ihrem Ziel oder ist Beziehungsaufbau oder ist es Werbung? Ihr Ziel kann all dies einschließen, aber entscheiden, welche Priorität vorliegt, und planen Sie dann entsprechend. 

Ihr Geldziel und Zweck bestimmen, wie weit Sie mit der Planung beginnen sollten, insbesondere wenn dies ein neues Ereignis ist. Zum Beispiel kann eine stille Auktion oder eine Gala viel Zeit in Anspruch nehmen, um zu planen und zu strategieren.Neon, ein Anbieter von Veranstaltungssoftware, schlägt vor, dass Sie zwei Monate Planung für jeweils 100 Gäste ermöglichen.

Ein sportliches Ereignis wie ein Walk-a-Thon kann zunächst ein Jahr oder mehr bedürfen, einfach weil es viele bewegliche Teile für eine solche Veranstaltung gibt, von der Einrichtung einer Online-Registrierung, der Bildung einer Peer-to-Peer-Fundraising-Kampagne, um lukrative Sponsoring zu landen Für das Event.

Natürlich können kleinere Ereignisse ziemlich schnell eingerichtet werden, abhängig von Ihrem Ziel und der Anzahl der Teilnehmer, die Sie anstreben.

Gehen Sie jedoch realistisch an ein besonderes Ereignis heran. Es wird wahrscheinlich länger dauern, als Sie anfänglich denken, insbesondere wenn es sich um ein brandneues Ereignis handelt. Wiederholen Sie die Ereignisse natürlich weniger Zeit. Aber 6-12 Monate sind ein idealer Zeitrahmen, um Ihren ersten zu planen.

Erstellen eines unrealistischen Budgets

Zwei Dinge, die mit Budgets zu berücksichtigen sind, sind, ob die Veranstaltung Geld verdient oder Geld ausgibt. Wenn Ihre Veranstaltung klein ist und Ihr Ziel der Aufbau von Beziehungen ist, kann es in Ordnung sein, Geld zu verdienen, kann nicht in Ordnung sein. Aber ein großes Ereignis zu planen, ohne die Zahlen zu knirschen, kann ein Fehler sein. 

Betrachten Sie den Return on Investment (ROI) Ihrer Veranstaltung. Wenn Ihr Ziel ist, mehr als Sie ausgeben, stellen Sie sicher, dass Sie dies erreichen können. Fügen Sie beim Erstellen eines Budgets für eine Veranstaltung alle Aspekte aus den Kosten des Veranstaltungsortes bis zur Unterhaltung bis zu dem Zeitpunkt hinzu, in dem Ihre Mitarbeiter dafür ausgeben werden. 

Überlegen Sie auch, ob Sie über die Freiwilligenkraft verfügen, um die Veranstaltung auszuziehen. Diese Kosten sollten so viel wie möglich quantifiziert und in Ihr Budget enthalten sein.

Bevor Sie ein Ereignis wiederholen, schauen Sie sich seine vergangene Leistung und ob es weiterhin ein Geldverdiener sein wird. Schauen Sie sich die Daten der Veranstaltung über mehrere Jahre an, um festzustellen, ob Spenden nachgelassen haben und ob Freiwillige schwieriger zu bekommen sind.

Stellen Sie fest, ob der Erlös aus dem Ereignis mit der Inflation Schritt hält. Werden Spenden steigen oder abnehmen? Haben Sie keine Angst davor, ein Fundraising -Ereignis fallen zu lassen, wenn es anfängt zu stottern. Manchmal erzeugt eine neue Idee neue Energie und Interesse.

Kein Thema wählen

Ein Thema ist einfach eine einheitliche Idee. Es bringt alle Ihre Bemühungen unter demselben Regenschirm zusammen. Themen können lustig, inspirierend oder zielgerichtet sein. Geben Sie ein breites Netz, wenn Sie über ein Thema nachdenken. Versuchen Sie, über das Offensichtliche wie "Casino Night" oder "Dance With the Stars" hinauszugehen."  

Betrachten Sie alle Designmöglichkeiten für Ihr Thema. Wird es gut für Marketing und Werbung funktionieren?? Wie wird es auf dem von Ihnen druckenen Programm, auf der Beschilderung, die Sie in Pressemitteilungen erstellen, und andere Werbung aussehen?? 

Die besten Themen sind sowohl aufregend als auch zum Nachdenken anregend. Denken Sie daran, das von Ihnen ausgewählte Thema sendet eine unbewusste Nachricht an Ihre Teilnehmer. Wählen Sie also mit Bedacht aus.

Hier sind ein paar tatsächliche Themen, um Ihre Fantasie zu wecken:

• Die Zukunft entlarven: Die 26. jährliche Spendenaktion der Saint Francis Foundation in Hob Nob Gala sammelte mehr als 300.000 US. Dies war eine virtuelle Veranstaltung mit einer Auktion und einer professionellen Unterhaltung.
• Gehen Sie in ihren Schuhen eine Meile. Die Veranstaltung fand landesweit statt, wobei viele kleine lokale Organisationen teilnahmen.
• Verhungern Sie einen Vampir. Blood spenden: Dies war eine Ereignis von Blood Drive, die vor einigen Jahren vom American Red Cross gestartet wurde, aber Schulen, Universitäten und sogar Unternehmen verwenden die Idee und das Thema immer noch an Halloween.

Schwache Sponsoring -Werbung 

Nicht alle Fundraising -Veranstaltungen haben Sponsoren, aber größere sind normalerweise größere. Das Sponsoring ist besonders für große sportliche Veranstaltungen bemerkenswert, kann jedoch auch für Galas, Museumsausstellungen oder eine Veranstaltung mit mehreren Bundesstaaten oder Spendenaktionen angemessen sein. Sponsoren können dazu beitragen, Werbung zu bieten, einen Veranstaltungsort zu finanzieren und ausgefeilte technische Hilfe zu bieten.

Sponsoring sind Partnerschaften. Unternehmen erhalten eine enorme Menge an gutem Willen, indem sie gemeinnützige Veranstaltungen sponsert. In der heutigen Welt legen Verbraucher laut dem Edelman Trust Barometer 2020 die Ethik von Unternehmen über Kompetenz über die Kompetenz.Wohltätigkeitsorganisationen sollten diesen Bedarf an Unternehmen nutzen, um zu zeigen, wie sozial verantwortlich sie sind.

Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um Sponsoring zu finden, die unten beschrieben sind:

• Schauen Sie sich an, welche Verbindungen Sie bereits mit Unternehmen haben könnten. Betrachten Sie Unternehmen, die Sie bereits verwenden, wie Ihre Anbieter. Fragen Sie Ihre Vorstandsmitglieder, welche Verbindungen sie haben. Schauen Sie sich die Verbindungen an, die Sie möglicherweise haben, wie die Handelskammer oder die Geschäftsländer wie der Rotary Club oder Kiwanis.
• Erstellen Sie eine Liste von Unternehmen in der Nähe, die möglicherweise an Ihrer Veranstaltung interessiert sein könnten. Dies können nur lokale Unternehmen oder Zweige der nationalen Unternehmen sein. Wenden Sie sich an diese Unternehmen durch ihre Marketing- oder Philanthropenbüros.
• Sobald Sie einen Kontakt in einem Unternehmen gefunden haben, recherchieren Sie seine Ziele, Publikum und Marketingpläne. Gibt es ein Match zu Ihrer Mission, Ihrem Publikum, Ihren Aktivitäten?
• Wenn Sie ein Unternehmen mit Zielen und einem Publikum finden, das zu Ihrem passt, erstellen Sie einen Sponsoring -Vorschlag. Denken Sie aus geschäftlicher Sicht an eine Partnerschaft und modellieren Sie Ihren Vorschlag für die Interessen Ihres Unternehmens.

Nicht Ihre Datenbank segmentieren

Möglicherweise sind Sie daran gewöhnt, Prospect Research für Ihre wichtigsten Fundraising-Kampagnen zu verwenden, aber es funktioniert auch mit Spendenaktionen-insbesondere, wenn die Veranstaltung hoch ist.

Erforschen Sie Ihre Liste der Teilnehmer oder Einladungsliste, um zu sehen, wer vor oder nach der Veranstaltung eher ein größeres Geschenk macht. Wenn Sie kontinuierlich potenzielle Forschungen durchführen, ist dies kein Problem. Wenn nicht, bewerten Sie jetzt Ihre Spender in Bezug. 

Ihre eigenen Mitarbeiter können Prospect -Forschung durchführen, oder Sie können einen Prospect -Research -Berater oder ein Unternehmen einstellen. Nettovermögen, denken Sie daran, ist nur ein Teil dessen, was einen Spender geben, um zu geben. Ihre früheren Verbindungen zu Ihrer Sache und Ihrem Engagement zählen wahrscheinlich für mehr.

Was Sie finden, kann Ihnen helfen, eine klügere Sitzplatte zu entwickeln oder zu beeinflussen, wie Sie sich an bestimmte Teilnehmer wenden. Abgesehen von der Sendung einer Einladung kann ein Mitglied Ihres Vorstands einen Anruf telefonieren, um diese Aussicht zur Teilnahme zu ermutigen.

Fehler, die Sie während eines Ereignisses vermeiden sollten 

Das Ereignis zu lang machen

Ereignisse länger als nötig zu machen, ist ein weiterer Fehler, den viele gemeinnützige Organisationen bei der Einrichtung eines Spendenakts machen.

Es ist besser, den Gästen etwas früher nach Hause zu schicken, als sie zu bitten, ein langes Programm oder eine Reihe von Aktivitäten durchzusetzen.

Die Teilnehmer des Fundraising -Events wollen nicht für immer gefangen gehalten werden. Sie haben Leben, Kinder und Jobs und wollen nicht sechs Stunden bei Ihrer Veranstaltung verbringen, egal wie wunderbar es ist.

Eine Möglichkeit, ein Ereignis unter Kontrolle zu halten, besteht darin, ein Hinweis aus dem Theater zu nehmen. Betrachten Sie die gesamte Angelegenheit. Wenn Sie Sprecher haben, sagen Sie ihnen, wie viel Zeit sie haben, und bieten Sie sogar an, einige Bemerkungen für sie zu schreiben.

Skript jedes Detail des Ereignisses von der Zeit, als ein Segment beginnt, bis zum Ende. Geben Sie jedem Mitarbeiter, der an der Veranstaltung und jedem Freiwilligen teilnimmt, das Skript. Betonen Sie die Bedeutung der Einhaltung so genau wie möglich für den Zeitrahmen. 

Halten Sie Ihre Spendenaktionen kurz, süß und auf den Punkt. Sie möchten immer, dass Ihre Gäste mehr wollen.

Nicht um eine Spende von den Teilnehmern bitten

Wenn Sie Ihre Anhänger niemals um Spenden bitten und nie genau in Bezug auf Ihre Bedürfnisse sind, wie können Sie erwarten,?

Der beste Weg, um diese Diskrepanz zu beheben, besteht darin, direkt hineinzuspringen. Erzählen Sie Ihren Teilnehmern alles über Ihre hohen Ziele und Bestrebungen. Lassen Sie sie die Planung Ihrer bevorstehenden Initiativen.

Sie sind wahrscheinlich neugierig auf die Projekte, die Sie angehen möchten. Darüber hinaus möchten sie wissen, wie sie helfen und im Erdgeschoss der guten Arbeit, die Sie verfolgen.

Bitten Sie Spender um ihre Hilfe. Sagen Sie ihnen, dass ihre Spenden wichtig sind und dass jeder Dollar dazu zählt, die Träume Ihrer gemeinnützigen Organisationen zu verwirklichen.

Es mag sich zunächst unnatürlich anfühlen, sofort um Geld zu bitten, aber Ihre Spender würden lieber die Wahrheit kennen, als sich nicht zu bewusst, wie sie Ihrer Sache wirklich helfen könnten.

Machen Sie direkte Anfragen Ihrer Veranstaltungsteilnehmer. Sie können überrascht sein, wie positiv ihre Antworten sind.

Nicht auf allen Plattformen koordinieren

Alles im Fundraising ist jetzt Multi-Channel-Ereignisse, selbst persönliche Veranstaltungen. Sie können Tickets online verkaufen, Ihre Auktion online ausführen, während einer Veranstaltung online-Spendenmöglichkeiten verfügen oder ein komplexes System von Peer-to-Peer-Fundraising betreiben.

Ihre Organisation kann ein kleines Ereignis mit ein paar digitalen Komponenten durchführen, aber ein größeres Ereignis erfordert möglicherweise externe Hilfe.

Viele gemeinnützige Organisationen nutzen Event -Planungsdienste, um ihre Veranstaltungen zu inszenieren und zu vermarkten, insbesondere wenn es viele bewegliche Teile gibt. In diesem Bereich arbeiten viele Dienste. 

Ein paar Firmen, die es wert sind, sich angesehen zu haben, sind Dirigo -Design und -entwicklung und Sir Isaac.Außerdem können zahlreiche Crowdfunding -Plattformen bei den digitalen Komponenten aller speziellen Spendenaktionen wie Causevox, Niveau und Eventbrite helfen.

Fehler nach dem Ereignis zu vermeiden

Vielen Dank Ihrer Spender nicht sofort zu bedanken

Einer der größten Fehler, den viele Spendenaktionen machen. Oder wenn sie es tun, danken sie ihren Spendern möglicherweise nicht auf die richtige Weise. Wenn beispielsweise ein Spender nach einer Spendenaktion 10 US-Dollar gibt, ist es durchaus akzeptabel, ihm eine Dankes-E-Mail zu senden.

Wenn ein großer Spender Ihren gemeinnützigen Organisationen jedoch 5.000 US -Dollar gibt, reicht eine E -Mail nicht aus. Ein gut durchdachtes Dankesbrief ist in Ordnung. Darüber hinaus wäre ein formeller Anruf eines Vorstandsmitglieds, um seinen großzügigen Beitrag zu bestätigen.

Um die bestmögliche Verwaltungserfahrung zu bieten, ist es wichtig, jeden Ihrer Spender als Einzelpersonen zu betrachten. Es ist auch wichtig zu erkennen, dass die Anerkennung Ihrer Spender dazu führt, dass sie zu Ihrer Organisation zurückkehren. In einer Forschungsstudie stellte Spender Voice fest, dass es einer der sieben wichtigsten Treiber des Spenders von Spender schnell und effektiv war.

Die beste Methode, um Ihren Veranstaltungsbeteiligten zu danken, besteht darin, Ihre Bestätigungen innerhalb der ersten 48 Stunden nach der Spendenaktion zu senden.

Praktisch gesehen bedeutet dies, dass Sie wahrscheinlich zuerst per E -Mail allgemeine Dankesversenden und dann zu personalisierteren Methoden wie Telefonanrufen und gesendeten Dankesbriefe übergehen sollten.

Bedanken Sie Ihre Spender früh, oft und auf eine Weise, die zu ihrer Beteiligung an Ihrer Organisation passt.

Nicht um Feedback bitten

Das Anfragen um Feedback ist nur ein soliden Teil der Förderung der Kundenbeziehungen. Wir erhalten Umfragen von überall, wo wir einkaufen oder Geschäfte machen oder sogar, wenn wir um Hilfe bei einem Online -Service bitten. Keiner Ihrer Veranstaltungsbeteiligten hat etwas aus. 

Eine E -Mail -Umfrage ist die beste Option. Sogar Ihre älteren Teilnehmer werden wahrscheinlich teilnehmen können. Es gibt Umfrage -Apps, die gut funktionieren, und sie sind einfach und kostengünstig. SurveyMonkey ist der bekannteste. Wenn Sie jedoch einen Veranstaltungsanbieter für Ihren Betrieb verwenden, wird es wahrscheinlich ein integriertes Vermessungssystem geben. In beiden Fällen sollte die Tabelle und das Verständnis der Antworten einfach sein.

Senden Sie die Umfrage innerhalb von 24 Stunden, wenn möglich. Machen Sie die Umfrage auch kurz. Eventbrite schlägt nicht mehr als 10 Fragen zur Multiple-Choice-Fragen vor.

Das Endergebnis

Obwohl es vielleicht einige Fehler geben, die eine gemeinnützige Organisation mit einer Spendenaktion problemlos machen könnte, gibt es auch genauso viele schnelle Korrekturen. Verwenden Sie diese Lösungen und Sie können eine Spendenaktion mit dem Vertrauen veranstalten, dass Sie Ihre Ziele für die Veranstaltung erreichen, von der Sammlung von Geld bis zur Erhöhung des guten Willens.