Event -Setup -Checkliste für Veranstaltungsortkoordinatoren

Die meisten Veranstaltungsorte sind an den Druck gewöhnt, der mit der Koordinierung mehrerer Ereignisse in kurzer Zeitspanne verbunden ist. Schließlich hängt ihr Geschäft davon ab, dass sie einen qualitativ hochwertigen Service bieten, und jede Veranstaltung ist eine Gelegenheit, ihre Fähigkeiten sowohl Veranstaltungsplanern als auch Teilnehmern zu demonstrieren. Die kritischste Zeit kommt jedoch, bevor die Show überhaupt beginnt, wenn der Kunde in den Bankettraum geht, um Setup zu setzen. In diesem Moment wird der Ton für den Rest des Tages festgelegt.

Halten Sie Ihre Karren vor

Das erste, was Ihr Kunde tun möchte, ist, alle Ereignisvorräte aus seinem Fahrzeug auszupacken. Dies kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn die Parksituation schwer zu navigieren ist. Stellen Sie sich vor, jemand geht mit einer Menge schwerer Kisten in Ihren Veranstaltungsort - was ist das erste, wonach er suchen wird? Die Antwort lautet natürlich ein Warenkorb oder alles andere, das ihre Ladung erleichtert und die bedrohliche Aufgabe des Entladens erheblich erleichtert. Es ist eine einfache Möglichkeit, wenn sie im Veranstaltungsort richtig sind, wenn sie im Veranstaltungsort gehen.

Bereiten Sie die Registrierungstische vor

Als nächstes wird auf der Liste der Dinge für die meisten Kunden eine Registrierungsanlage erhalten. Dies bedeutet, dass Ihr Veranstaltungsort besser über alle Registrierungskomponenten verfügt. Dazu gehören alle Tische, Stühle, elektrische und umfliegende Umstände. Das Organisieren von Namensschilds und Check-in-Materialien verbraucht viel Zeit für die Veranstaltungsplaner und sie sollten nicht warten müssen, bis Sie diese einfachen Dinge einrichten, damit sie loslegen, um loszulegen.

Lassen Sie alle Zimmertische und Bettwäsche gesetzt

Das Einstellen aller Tische und Stühle im Ereignisbereich kann offensichtlich einige Zeit in Anspruch nehmen. Hoffentlich haben Sie dem Kunden im Voraus mitgeteilt, wann alle Raumkomponenten eingestellt werden sollen. Wenn Ihr Kunde einen Raum mit Dutzenden von Arbeitern betritt. Im Idealfall wird Ihr Betriebsteam alles mit Tischwäsche einstellen, damit die Planer mit der Platzierung von Mittelstücken, Auktionsgegenständen usw. beginnen können.

Holen Sie sich alle Beschilderungen frühzeitig

Nur weil der Hauptplaner weiß, wie man im Gebäude navigiert. Sie können allen unnötigen Ärger ersparen, indem Sie die Beschilderung in Ihrem Gebäude aktualisieren, sobald die Einrichtungsperiode beginnen soll. Denken Sie daran, dass Anbieter wie Floristen und DJs auch wissen müssen, wohin sie gehen sollen. Dies sind alles, was Sie vor dem Veranstaltungstag mit Ihrem Kunden überprüfen sollten, aber sie sind auch notwendig, um am großen Tag Ausschau zu halten.

Bewerten Sie Beo und Rechnungen

Auch hier haben Sie diese Dokumente wahrscheinlich mehrmals in den Tagen vor dem Ereignis per E -Mail gesendet, aber es tut nie weh, sie ein letztes Mal zu überprüfen. Auch wenn die Einrichtungszeit hektisch ist, müssen Sie 15 Minuten herausarbeiten, um diese Dokumente zusammen zu betrachten. Veranstaltungsortkoordinatoren sollten ein Paket für ihren Kunden bereit haben, der das Beo, das Raumdiagramm und die prospektive Rechnung umfasst. Sehr wenige erfahrene Planer werden die Möglichkeit geben, diese kritischen Papiere zu überprüfen.

Einführungen

Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Mitglieder Ihres Teams zu Ihrem Kunden für eine formelle Einführung bringen. Diese Liste enthält den Catering -Manager, den Bankettkapitän, den Operations Supervisor und den Audio/Visual Coordinator. Denken Sie im Namen Ihres Kunden an, wenn Sie das Team vorstellen - gibt es Details, die von Angesicht zu Angesicht Ihres Management -Teams besprochen werden sollten? Ein kurzes Gespräch zu beginnen, ist ein effektiver Weg, um hervorzuheben, wer für jeden Bereich verantwortlich ist.

Diese kurze Checkliste der Event -Setup -Elemente liefert einen großen Beitrag dazu, Ihren Kunden bei der Ankunft glücklich zu machen. Als Hauptvertreter Ihres Veranstaltungsortes ist es immer am besten, den Kunden Ihre Handynummer zu geben, falls etwas schief geht, während Sie in Ihrem Büro arbeiten. Denken Sie daran, sie könnten frustriert sind, wenn sie etwas brauchen, aber sie werden noch frustrierter sein, wenn sie niemanden finden können, der ihnen hilft.