Ereignisplanungs -Checkliste Richtlinie

Jeder Event -Planer, der sein Salz wert ist, weiß, dass eine Checkliste für Veranstaltungsplanungen möglicherweise das wertvollste Instrument für die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ist. Es ist das Tool zur Planung von Veranstaltungen, das Sie beruhigt, wenn Sie mitten in der Nacht in einem panischen Schweiß aufwachen. Mit einer umfassenden Checkliste für Veranstaltungsplanung an Ihrer Seite können Sie sich mit Zuversicht an Ihre Veranstaltung wenden, da Sie wissen, dass Sie nichts übersehen haben.

Was ist, wenn Sie sich als super organisiert betrachten und bereits bei der Planung einer Veranstaltung eine Checkliste verwenden, aber Situationen begegnet sind, in denen Sie (zu spät) festgestellt haben, dass Sie nicht zu wichtigen Details tendieren konnten. Wo bist du falsch gelaufen??

Für jede Veranstaltung ist eine Checkliste für Veranstaltungen erforderlich. Jede Checkliste für Veranstaltungsplanungen ist also anders. Es gibt jedoch fünf Artikel, die Sie auf Ihrer Event -Planungs -Checkliste haben müssen, unabhängig davon, ob Sie eine kleine Geburtstagsfeier oder eine große Unternehmensfunktion planen. 

Ereignisverträge unterschreiben

Es mag offensichtlich klingen, aber stellen Sie sicher, dass Sie unterschreiben - und im Gegenzug unterschriebenen Kopien erhalten - alle Verträge, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Dies beinhaltet Veranstaltungsverträge mit dem Kunden, Veranstaltungsort, Anbietern, Hotel, Unterhaltung usw. Ein fester Handschlag ist eine gute Möglichkeit, Geschäfte zu führen, aber nicht die Möglichkeit, die Einstellung von Anbietern zu sichern, und nicht der Weg, um für einen Kunden zu arbeiten. Holen Sie sich alles schriftlich und machen Sie keine Arbeit oder geben Sie keinen Cent für die Planung Ihrer Veranstaltung, bis alle Unterlagen unterschrieben und geliefert wurden. Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind, der einen Veranstaltungsvertrag für Ihre Veranstaltungsdienste benötigt, klicken Sie hier.

Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit

Sie sind in der Planungsphase für diese Veranstaltung knietief. Wie könnte jemand das Datum falsch verstanden haben? Anbieter haben oft andere Geschäfte, die hereinkommen. Kunden können einem Datum und einer Uhrzeit für das Ereignis zustimmen und dann einfach vergessen, Sie über die Änderung der Pläne zu informieren. Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, überprüfen Sie das Datum und die Start- und Endzeit und lassen Sie diese schriftlich, damit alle auf derselben Seite sind.

Mieten Sie zusätzliche Hilfe

Unterschätzen Sie nicht den Wert einer zusätzlichen Hilfe am Tag Ihrer Veranstaltung. Es gibt immer etwas, das sich dafür tendieren muss, und die meisten Veranstaltungsplaner sind bereits zu beschäftigt damit, die Veranstaltung zu leiten, um ihre Aufmerksamkeit auf Situationen zu widmen, die auftreten. Die Einstellung zusätzlicher Hilfe ist ein wichtiger Schritt, der häufig übersehen wird, bis es möglicherweise zu spät ist, um die besten Event -Mitarbeiter für den anstehenden Job zu beauftragen. Geben Sie sich nicht mit Resten zufrieden, wenn es darum geht, Event -Mitarbeiter zu beauftragen. Setzen Sie diesen Artikel auf Ihre Event-Checkliste und sichern Sie die am besten ausgebildeten Mitarbeiter mit der Erfahrung, die Sie benötigen, die zu Ihrem Veranstaltungsbudget passt.

Führen Sie einen Standort-Durchgang durch

Nichts ist vergleichbar mit der Vorstellung von etwas in Ihrem Kopf, als würde man es aus erster Hand erleben. Das Durchführen eines Durchgangs der Veranstaltungsseite mit Ihrem Kunden und Anbieter ist ein kritischer Schritt für die Veranstaltungsplanung. Es bietet die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Bedenken zu beantworten und eine Einigung über Raumeinrichtung, Dekor, die Vermittlung der Registrierung und den Gesamtfluss des Ereignisses zu treffen. Oft steht unsere Vision von etwas in starkem Kontrast zu dem, was jemand anderes auf der Grundlage unserer Beschreibung stellt. Machen Sie während der Planungsphase einen Durchgang des physischen Raums, sodass am Veranstaltungstag keine Überraschungen vorhanden sind.

Erinnern zur Nachuntersuchung einbezogen

In der idealen Welt reicht es aus, jemandem einmal zu sagen, dass der Job erledigt wird. Leider funktioniert die eigentliche Arbeitswelt nicht so oder zumindest nicht das Geschäft der Veranstaltungsplanung. Bei so vielen Details zu verwalten und mehrere Spieler in verschiedenen Phasen des Events zu tun, ist es für etwas einfach, sich zu verlieren. Wenn Sie also Ihre Checkliste für Veranstaltungsplanung entwickeln, um Sie organisiert zu halten, und im Zeitplan für bestimmte Follow-ups beizutragen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Caterer über Menüideen gesprochen haben, geben Sie auch einen Artikel auf Ihrer Event -Planungs -Checkliste auf, der lautet: „Nachfolgend mit dem Caterer in einem vorgeschlagenen Menü“ und „Schleimverkostung mit dem Caterer."Bei der Veranstaltungsplanung gibt es keine zu oft bestätigten Bestätigung.