Ereignisplanergebührenstruktur

Unabhängig davon.

Mehrere Faktoren bestimmen Ihre Rate, einschließlich der Veranstaltungsplanung und der Betriebskosten, der Gehälter und des Gewinns. Die Preise variieren je nach Ihrem Unternehmen, von Ihnen übernommenen Projekten und der Bezahlung des Marktes ist der Markt.

Wege Eventplaner strukturieren ihre Gebühren

Wenn Sie ein Teilzeit- oder sogar Vollzeitgeschäft gründen möchten, gibt es ungefähr fünf Möglichkeiten, Ihre Ereignisgebühr zu strukturieren und Ihre Gebühren an Ihre Kunden anzugeben:

• Flat -Projektgebühr
• Prozentsatz der Ausgaben
• Stundensatz
• Prozentsatz der Ausgaben zuzüglich eines Stundensatzes
• Kommissionierbare Preise

Nehmen wir für die folgenden Erklärungen und Beispiele an, dass Sie durchschnittlich 75 US -Dollar pro Stunde für Ihre Dienste verdienen möchten. 

Gebühren basierend auf einer flachen Projektrate

Viele Kunden ziehen es vor, zu wissen, wie viel ein Projekt kosten wird, einschließlich aller Gebühren.

Flache Projektgebühren werden in der Regel für verpackte Veranstaltungen verwendet, wie beispielsweise für Sportmarketingprogramme, und können pro Person mit vielen Bestimmungen und Vorbehalte berechnet werden. In diesem Szenario kann sich der Kunde direkt mit dem Veranstaltungsplaner zusammenschließen, um alle Logistik, Catering, Veranstaltungsort, Unterkunftskosten usw. zu koordinieren, usw.

Angenommen, Sie werden angeheuert, um eine eintägige historische Stadtrundfahrt für 15 Gäste zu organisieren. Ihr Kunde möchte. Sie bitten jedoch auch, dass Sie eine Aufschlüsselung der einzelnen Ausgaben auf hoher Ebene anbieten.

Als Veranstaltungsplaner müssen Sie, um dies anzubieten. Sie müssen die Kosten aller Dienstleistungen, einschließlich Ihrer Zeit, verhandeln und berechnen und eine kombinierte Gesamtmenge für Ausgaben angeben.

Dadurch wird die Verantwortung für das Management eines Budgets direkt auf Sie vorgesehen und erfordert eine Vielzahl von Szenarien, in denen sich die Umstände ändern können. Es liegt in Ihrer Verantwortung und Ihrem Risiko, die erforderlichen Einlagen zu identifizieren, alle Dienstleistungen zu bezahlen und die Verantwortung für alle Servicevereinbarungen zu halten.

Gebühren basierend auf einem Prozentsatz der Ausgaben

Im Durchschnitt sollten Eventplaner zwischen 15 und 20% der Gesamtkosten eines Ereignisses im Rahmen ihrer Gebühr berechnen. Abhängig von der Komplexität des Programms und der Zeit, die benötigt wird, um eine Veranstaltung zu planen und auszuführen, reicht dies manchmal aus, um die gesamten Kosten und die Gewinnquelle eines Planers zu decken.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie eingestellt werden, um ein privates Abendessen in einem exklusiven Restaurant für 40 Gäste mit durchschnittlich 175 USD pro Person zu organisieren. Schätzen wir, dass Sie insgesamt 15 Stunden brauchen, um sich mit Ihrem Kunden zu treffen, zu planen, teilzunehmen und alle Follow -up für diese Veranstaltung zu vervollständigen. Wenn Sie eine Rate von 18% der Gesamtkosten berechnen, erhalten Sie nur etwas mehr als Ihren gezielten Stundensatz von 75 USD/Stunde:

$ 175 x 40 Gäste = 7.000 USD x 18% = $ 1.260
15 Stunden x $ 75/h = $ 1.125

Wenn der Kunde mit Ihnen direkt für alle Dienste zusammenarbeitet.

Gebühren basierend auf dem Stundensatz

Einige Kunden bevorzugen den Veranstaltungsplaner, um einen Stundensatz für Dienstleistungen zu zitieren und die Gesamtzahl der Stunden für die Verwaltung und Ausführung eines bestimmten Kundenprogramms abzuschätzen. Es mag ähnlich wie die Flat -Projektrate erscheinen, ermöglicht es jedoch mehr Flexibilität beider Parteien, sich an Änderungen anzupassen, die auf dem Weg möglicherweise erforderlich sein können.

Viele Business -Event -Planer werden stündlich für Dienstleistungen in Rechnung gestellt. Es ermöglicht einem Kunden, zu wissen, wie viel er kosten wird, um Ihre Dienste einzustellen und ihm ein angemessenes Budget zu berechnen. Häufig ist der Grund dafür, dass der Kunde unerwartete Ausgaben besser in den Griff bekommen möchte.

Denken Sie immer daran, sorgfältige Parameter in Bezug auf die Erwartungen zu definieren, damit beide Parteien zustimmen, welche Dienstleistungen erbracht werden werden. Als Eventplaner sollten Sie einen Hinweis auf die Abrechnung für alle angemessenen Geschäftskosten angeben, die möglicherweise anfallen.

Einige Veranstaltungsplaner können Betriebskosten wie Versand, Autovermietungen und andere Artikel über verschiedene Kosten um bis zu 15 bis 20% markieren. Wenn Sie dies tun, sollten Sie solche Markups offenlegen und im Voraus eine Vereinbarung mit Ihrem Kunden einhalten.

Wenn es um Stundenplanungsplanungsraten geht, ist es auch wichtig zu bestimmen, wie häufig Sie für Ihre Zeit in Rechnung stellen können.

Nehmen wir beispielsweise an, dass ein Kunde Sie im Oktober einstellt, um im März ein eintägiges Seminar zu organisieren. Ihre Dienstleistungen werden an die Veranstaltungsort, Catering -Dienste, A/V beauftragt und verhandelt, und tragen zur Erstellung der Inhalte für eine begrenzte Anzahl von Kommunikationsgegenständen bei (i.e., Einladungen, Tagesordnung, Bewertungsformulare usw.).

Ihr Kunde stellt Sie auch ein, um vor Ort Management bereitzustellen. Sie haben im Voraus eine Vereinbarung festgelegt, dass Sie zu unterschiedlichen Zeiten identifizierte Dienstleistungen in Rechnung stellen und Rechnungen für alle bisher erbrachten Dienstleistungen wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich einreichen.

Im Rahmen dieser Vereinbarung sollten Sie und Ihr Kunde eine detaillierte Arbeitserklärung ausarbeiten, die die erwarteten Verantwortlichkeiten beider Parteien enthält. Anschließend können Sie ein Gesamtbudget von so vielen Stunden zuzüglich angemessener Ausgaben schätzen (klar, was diese Details enthalten können).

Gebühren basierend auf dem Prozentsatz der Ausgaben zuzüglich Pauschalgebühren/Stundensatz

Manchmal werden Sie angeheuert, um eine Veranstaltung zu organisieren, und aus irgendeinem Grund bevorzugt der Kunde eine Rate, die auf einem Prozentsatz der Ausgaben basiert. Dies reicht jedoch nicht aus, um die Kosten Ihrer gesamten Zeit und Ihrer Gesamtdienste zu decken. In diesen Situationen ist es vernünftig, Ihre Gebühren zu kombinierten Kosten in zwei verschiedenen Kategorien zu präsentieren.

Zum Beispiel engagiert ein Kunde Sie, um Veranstaltungen zu organisieren, die mit einer Konferenz verbunden sind. Ihre Aufgabe ist es, zwei private Abendessen und einen Golfausflug mit jeweils 50 Gästen zu organisieren. Die Gesamtkosten für diese kombinierten Ereignisse kostet ungefähr 20.000 US. Bedenken Sie dies, können Sie mit den folgenden Berechnungen zu Ihrem endgültigen Pauschalgebühr und Stundensatz kommen:

Prozentsatz der Kostenschätzungen:
20.000 x 18% = 3.600 USD
Stundensatzschätzung:
60 Stunden x 75 $/h = $ 4.500
Stündliches Defizit:
$ 3.600- $ 4.500 = -900 $

Wenn Sie wie im obigen Beispiel zu einem Defizit kommen, können Sie 15 Stunden für die Verwaltung der Logistik mehrerer externer Anbieter zitieren. Ihr Zitat kann dann Folgendes widerspiegeln:

Subtotale Ereigniskosten: 23.600 USD
Pauschalgebühr: $ 1.125 (basierend auf 15 Stunden bei 75 USD/Stunde)

In diesem Szenario müssen Sie sorgfältig feststellen, dass Sie Ihre Stunden angemessen geschätzt haben (ein Konto, um nicht standardmäßige Betriebskosten wie persönliche Reisen abzudecken). Wie erwartet freuen sich nur wenige Kunden darüber, dass die Ausgaben später eine Erhöhung der Ausgaben feststellen, es sei denn.

Gebühren basierend auf Kommissionszinsen

Eine andere Möglichkeit, wie Eventplaner Gebühren für Dienstleistungen erheben können, besteht. Dies sind Gebühren, die Reisebüros in der Regel zur Buchung von Tickets, Hotelzimmern und anderen Transportmitteln zur Verfügung gestellt werden.

Zum Beispiel können viele Hotels einen auf die gästezimmer und anderen Ausgaben bis zu 10% beauftragten Zinssatz auf bis zu 10% verlängern.

Obwohl einige Veranstaltungsplaner als Einkommensquelle für sich selbst aufkommende Zinssätze einnehmen werden, können die Kunden des Eventplaners das Gefühl der Loyalitäten des Veranstaltungsplaners in Frage stellen, wenn die Kommissionszinsen beteiligt sind. Aus diesem Grund werden viele erfahrene Planer alle Planungsauswahlen einschränken, die einen aufkommenden Preis enthalten oder nicht übertragbare Preise für ihre Programme aushandeln und diese Sparquelle direkt an das Endergebnis ihres Kunden übergeben.

Darüber hinaus sind einige Kunden möglicherweise bekannt, dass inteilbare Zinssätze vorhanden sind und nicht erwarten, dass ihre externen Berater eine der anderen identifizierten Abrechnungsmethoden verwenden, die wir skizziert haben, und dennoch einen Auftragssatz zahlen. Im Allgemeinen ist es von vielen Veranstaltungsplanern im Allgemeinen nicht als gute Form angesehen.

Wenn die Inbetriebsraten akzeptiert werden, ist es am besten, Ihre Kundengebühren für Ihre Dienste mit alternativen Abrechnungsmethoden nicht zu erheben.

Es gibt Szenarien, in denen die missionbaren Preise am sinnvollsten sind, z.

Ein weiteres Szenario kann sein, wenn Ihr Kunde Kundengeschenke von Ihnen kauft und Sie auch Werbeartikelvertriebsdienste anbieten können. In diesem Fall verhandeln Sie einfach für die Werbeartikel und berechnen Sie Ihre Dienste stündlich nicht. Es sei denn.