Mitarbeiter des Personalpersonals Inhalt

Die Mitarbeiterpersonaldatei ist die Hauptdatei für Mitarbeiter, die die Geschichte des Arbeitsverhältnisses aus der Beschäftigungsanwendung über eine Dokumentation zur Beendigung von Befragungen und Beschäftigung enthält.

Zugriff auf die Personaldatei der Mitarbeiter

Nur das Personal des Personals und der unmittelbare Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters haben möglicherweise Zugriff auf die Informationen in der Personaldatei der Mitarbeiter und verlässt das Personalbüro nie.

In einigen Unternehmen beschränkt sich der Zugriff auf die Datei auf das Personalmitarbeiter. In diesen Organisationen führen Vorgesetzte oder Manager eine eigene Verwaltungsdatei, die Dokumente enthält, auf die sie möglicherweise zugreifen müssen, z. B. Kopien früherer Leistungsbeurteilungen.

Die Anforderungen variieren von Staat zu Staat, ganz zu schweigen davon, wer Zugang zur Personalakte des Mitarbeiters hat. In einigen Bundesstaaten haben Mitarbeiter das Recht, zugreifen und sogar Kopien der Informationen in der Personaldatei erhalten. In anderen Fällen ist der Zugang schmaler. Die Anforderungen variieren auch darüber, auf den der Mitarbeiter zugreifen kann. Kennen Sie die Regeln in der Zuständigkeit, in der Sie Personen beschäftigen, um Ihren gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Im Allgemeinen möchten Sie keine Dokumente in der Mitarbeiterpersonal -Datei aufbewahren, auf die der Mitarbeiter nicht vernünftigerweise das Recht hat, zugreifen zu können. Sie können in Betracht ziehen, alle Dokumente im Zusammenhang mit Hintergrundüberprüfungen, Referenzen, Interview -Checklisten und Bewertungen in einer separaten Datei zu behalten, die für alle Dokumente im Zusammenhang mit einer bestimmten Einstellung und Einstellung erstellt wurde, um alle Dokumente unterzubringen.

Die Personaldatei der Mitarbeiter wird in einem verschlossenen, feuerfesten Aktenschrank an einem verschlossenen Ort gespeichert, der dem Personal des Personals zugänglich ist. Die Vertraulichkeit der Mitarbeiterinformationen in der Personaldatei ist von größter Bedeutung.

Von allen Mitarbeitungsdateien mit dem Unternehmen, die mit geschleuderten Mitarbeitern auf die Personaldatei von Mitarbeitern zugegriffen werden.

Überlegungen zum Personaldateiinhalt der Mitarbeiter

Personaldateien enthalten normalerweise Dokumente, die der Mitarbeiter bereits überprüft hat, und so ist er mit seinem Inhalt vertraut. Dies umfasst Dokumente wie Bewerbungsanwendungen, Leistungsbewertungen, Anerkennungsschreiben, Schulungsunterlagen und Formulare, die sich auf Transfers und Promotion beziehen. 

Die grundlegenden Prinzipien und Fragen, die bei der Einreichung eines Dokuments in einer Mitarbeiterpersonal -Datei zu berücksichtigen sind, sind diese.

• Benötigt der Arbeitgeber ein bestimmtes Dokument, um Entscheidungen zu rechtfertigen, wenn der Arbeitgeber verklagt wurde?? Würde der Arbeitgeber das Dokument vor einem Gericht benötigen??
• Weiß und versteht der Mitarbeiter, dass das Dokument in seiner Personalakte eingereicht wird?? In den meisten Zeit.
• Keine Überraschungen, Meinungen oder persönliche Notizen über den Mitarbeiter sollten jemals in eine Mitarbeiterdatei eingesetzt werden. Nur die Fakten, keine spekulativen Gedanken, gehören in eine Mitarbeiterpersonaldatei.

Inhalt einer Mitarbeiterpersonaldatei

Im Folgenden sind Empfehlungen zur Dokumentation aufgeführt, dass ein Arbeitgeber in einer Personaldatei für Mitarbeiter aufbewahrt werden sollte.

Beschäftigungsgeschichte

• Bewerbung
• Fortsetzen
• Resume Anschreiben
• Bildungsüberprüfung
• Beschäftigungsüberprüfung
• Ablehnungsschreiben
• Stellen Sie die Stellenbeschreibung
• Aufzeichnungen zur Jobanalyse
• Stellenangebot oder Arbeitsvertrag
• Arbeitsbehörde oder TEMP -Agenturvereinbarung, falls sie verwendet werden
• Notfall-Kontaktinformation
• Signiertes Anmeldungsformular für Mitarbeiterhandbuch, das den Erhalt des Mitarbeiterhandbuchs zeigt
• Checkliste aus der neuen Mitarbeiterorientierung mit den behandelten Themen und von wem zeigt
• Verschiebungsvereinbarungen und Dokumentationen
• Jeder Vertrag, eine schriftliche Vereinbarung, ein Erhalt oder eine Bestätigung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber (z
• Lebenslebensbeamte Formulare, einschließlich Anfragen nach Übertragung, Beförderung, interne Bewerbungsanträge usw
• Jede andere Dokumentation im Zusammenhang mit Beschäftigung

Mitarbeiterleistungentwicklung, Entwicklungspläne und Verbesserung

• Kopien von Leistungsbeurteilungen verwendeten oder Mitarbeiterentwicklungsplänen
• Selbstbewertung der Mitarbeiter
• Aufzeichnungen aus formellen Beratungssitzungen
• Anmerkungen zur Anwesenheit oder Verspätung
• Dokumentation des Leistungsverbesserungsplans
• Disziplinarmaßnahmen
• Vorgegebene Anerkennung der Mitarbeiter wie Zertifikate, Anerkennungsbriefe usw
• Arbeitnehmer formelle Vorschläge und Empfehlungen, Organisationsantworten
• Trainingsaufzeichnungen
• Schulungsanfragen
• Kompetenzenbewertungen
• Schulungsklassen- oder Sitzungsbenachrichtigungen oder Zeitpläne
• Bedarfsanlagen unterzeichnet
• Schulungskostenberichte
• Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern, die mit dem Mitarbeiter besprochen wurden

Beendigung der Beendigung der Beendigung

• Resignationsbrief der Mitarbeiter
• Interview -Dokumentation beenden
• COBRA -Benachrichtigung
• Beschäftigungs -Checkliste
• Die endgültige Abrechnung aller Aspekte der Beschäftigung des Arbeitnehmers wie dem endgültigen Gehaltsscheck, der Urlaubszahlung, der Rückgabe von Unternehmenseigentum usw

Das Endergebnis

Sie möchten in der Mitarbeiterpersonal -Datei nur Dokumente aufnehmen, mit denen der Mitarbeiter vertraut ist. Wenn der Inhalt ihrer Datei einen Mitarbeiter überrascht, haben Sie den Inhalt der Datei nicht effektiv verwaltet.