Effektive Geschäfts -E -Mail -Etikette

E -Mail ist so beliebt geworden, dass die Menschen sie in einigen Fällen häufiger als das Telefon verwenden. Da das geschriebene Wort so leicht missverstanden werden kann, ist das Verständnis der ordnungsgemäßen E -Mail.

Leider verstehen viele Menschen nicht, wie sie E -Mails zu ihrem Vorteil nutzen können, und die Vorteile, die es einem Unternehmen häufig verleihen kann, werden häufig vermisst. Die folgenden Regeln für E -Mail -Etiketten von Unternehmen können Ihren Mitarbeitern helfen, E -Mails zu komponieren, die effizient und effektiv sind. 

Senden Sie nur klare und prägnante E -Mails

Die erste Regel für eine gute E-Mail-Etikette ist, langwierige E-Mails zu vermeiden, die fremde Informationen und irrelevante Fakten enthalten. Halten Sie sich an das Thema, das kommuniziert wird, und verwenden Sie so wenige Wörter wie möglich. Wenn Sie eine Entscheidung benötigen, fragen Sie danach. Wenn Sie Informationen benötigen, fragen Sie danach. Wenn Sie möchten, dass jemand Maßnahmen ergriffen, fragen Sie danach. Lassen Sie Ihre Leser nicht fragen, warum Sie sie kontaktieren. Wenn Sie eine E -Mail verfassen. Machen Sie es nicht zum Rätsel. 

Verwenden Sie immer eine aussagekräftige Betreffzeile

Lassen Sie niemals die Betreffzeile einer E -Mail leer. Eine leere Betreffzeile kann Ihre E -Mail als Spam markieren lassen, und sie wird niemals ihr Ziel erreichen. E -Mails mit leeren Betreffzeilen werden auch häufig übersehen, insbesondere wenn der beabsichtigte Empfänger in der Regel an einem bestimmten Tag viele E -Mails erhält. Verwenden Sie immer eine Betreffzeile, die den Inhalt Ihrer E -Mail angemessen widerspiegelt. Es hilft Ihren Empfängern, ihre E -Mails effizienter zu sortieren, und fördert eine schnellere Antwort auf Ihre E -Mail.

Vermeiden Sie extravagant formatierte E -Mails

Senden Sie E -Mails in professionellen Formaten. Vermeiden Sie mehrfarbige Schriftarten und Bilder für Hintergründe. Diese Ausstattung können den Leser ablenken oder die Nachricht schwer zu lesen machen. Alle von Ihnen hinzugefügten Hintergrundbilder können die Dateigröße Ihrer E -Mail aufblähen. Dies kann Empfänger mit langsamen Verbindungen zwingen, eine quälend lange Zeit zu warten, bis Ihre Nachricht heruntergeladen wird.NY -Hintergrundbilder, die Sie hinzufügen, können die Dateigröße Ihrer E -Mail aufblähen. Dies kann Empfänger mit langsamen Verbindungen zwingen, eine quälend lange Zeit zu warten, bis Ihre Nachricht heruntergeladen wird.

Wenn Ihr Unternehmen darauf besteht, dass Sie bestimmte E -Mail -Schreibwaren verwenden, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu projizieren, nutzen Sie es. Das Firmenlogo und die Signature -Zeile können ein professionelles Image auf Ihre E -Mails projizieren.

Senden Sie rechtzeitig Antworten

Lassen Sie die Leute nicht auf die rechtzeitige Antworten auf ihre E -Mail warten. Antworten Sie sofort mit einer klaren, kurzen Nachricht. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um eine Antwort zu recherchieren oder weitere Informationen zu sammeln, teilen Sie Ihrem E -Mail -Absender mit, wenn er eine Antwort erwarten kann. 

Verwenden Sie außerhalb der Office-Antwortwerkzeuge

Wenn Sie nicht im Büro sind und Ihre E-Mail nicht lesen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre automatischen Absender wissen, wann sie eine Antwort erhalten können. 

Weine Wolf nicht mit Flaggen mit hoher Priorität

In den meisten E -Mail -Systemen können Sie eine E -Mail als "hohe Priorität" oder "Rush" markieren."Machen Sie dies nicht zu Ihrem Standard -E -Mail -Flag. Verwenden Sie es sparsam, oder Ihre Empfänger ignorieren die Prioritätsflagge. Wenn Sie endlich eine wirklich wichtige E -Mail senden, wird sie nicht die Aufmerksamkeit erregen, die sie verdient. 

Überlegen Sie, ob "alle" alles notwendig ist

Klicken Sie nicht instinktiv auf die Schaltfläche "Alle antworten" für jede E -Mail mit mehreren Absendern oder Empfängern. Betrachten Sie das Thema und entscheiden Sie, wer Ihre Antwort lesen muss. Wenn Sie kontinuierlich auf jeden unnötig reagieren.

Separate geschäftliche und persönliche E -Mail -Konten

Wenn es sich nicht um einen Notfall handelt, verwenden Sie niemals Ihre geschäftliche E -Mail für die persönliche Korrespondenz. Auch wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen besitzen, ist es eine gute Idee, zwei separate E -Mail -Konten zu haben. Dadurch können Sie Ihre E -Mails priorisieren und nicht verwandte persönliche Nachrichten aus dem Geschäftsnetzwerk fernhalten.

Verwenden Sie professionelle E -Mail -Kontonamen

Verwenden Sie Ihren eigenen Namen als Teil jeder geschäftlichen E -Mail -Adresse. Zum Beispiel [email protected] oder [email protected]. Vermeiden Sie Spitznamen, Griffe, Moniker oder obskure Referenzen. Verwenden Sie beispielsweise keinen Fuß[email protected] oder [email protected].

Ist E -Mail für diese Antwort am besten?

Verwenden Sie keine E -Mail als einziges Kommunikationsinstrument. Nicht alle Nachrichten sind eine E -Mail angemessen, und es gibt Zeiten, in denen ein kurzer Telefonanruf oder ein kurzer Besuch in einem kurzen Büro eine effektivere Möglichkeit sein kann, eine Nachricht zu übermitteln. Treffen oder über das Telefon sprechen können ein menschliches Element in Interaktionen einführen, und das kann den Unterschied ausmachen, wenn Sie versuchen, etwas zu erklären, oder Sie möchten jemanden davon überzeugen, eine Aktion zu ergreifen. 

Sensibel und zugänglich sein

Verwenden Sie niemals E -Mails, um eine Beziehung oder einen Vertrag zu kündigen. Fügen Sie in der professionellen Geschäftskorrespondenz immer eine Signaturlinie hinzu, die alternative Möglichkeiten bietet, sich mit Ihnen zu wenden. Zum Beispiel können Sie Ihr Büro, Fax- und Mobiltelefonnummern sowie Ihre Mailingadresse einbeziehen.

Vermeiden Sie eine E -Mail an massive Anhänge

Sie wissen nie, wie oder wo Ihr Empfänger auf seine E -Mail zugreifen wird. Mobile Geräte können die Datei herunterladen, bevor der Benutzer aufgefordert wird, den Download zu bestätigen. Es könnte lange dauern und Bandbreite verbrauchen, für die der Empfänger bezahlen muss. Halten Sie die kombinierte Größe der Anhänge unter 50 MB bei.

Wenn Sie eine große Datei senden müssen, wenden Sie sich zuerst an die Empfänger und fragen Sie, wie sie die Datei empfangen möchten. Sie verwenden auch einen Dateiübertragungsdienst, um die Datei zu senden.

Denken Sie nach, bevor Sie diese E -Mail senden

Nehmen Sie sich schließlich einen Moment Zeit und überlegen Sie, was Sie geschrieben haben, bevor Sie die Taste "Senden" drücken. Ist es etwas, das nicht in eine E -Mail gesendet werden sollte? Ist es persönlicher und nicht angemessen, das E -Mail -System des Unternehmens zu verwenden? Haben Sie die E -Mail verärgert geschrieben und Passagen enthalten, die Sie später gut bereuen könnten? Wenn ja, drücken Sie die Taste "Löschen".