Erstellen Sie ein professionelles automatisiertes Handwerkskript

Zum ersten Mal haben Sie nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck hinter sich. Für Personen, die Ihr Unternehmen häufig anrufen.

Der schnellste und einfachste Weg, um die automatisierte Begleitfunktion Ihres Telefonsystems zu programmieren und aufzunehmen, besteht darin, ein Skript in ein Textverarbeitungsprogramm zu schreiben. Wählen Sie eine Person aus, die das Skript aufzeichnet, das eine freundliche Stimme hat, jemanden, der ohne Stottern oder Zögern sprechen kann, und jedes Wort und jeden Namen klar aussprechen und verknüpfen kann.

Automatisierte Begleitpraktiken und Dinge zu vermeiden, die zu vermeiden sind

Der erste Teil des Drehbuchs ist der Gruß. Es ist Ihre Gelegenheit, Ihr Unternehmen Ihren Anrufern vorzustellen und sie verbal in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen. Hier sind einige Tipps, wie Sie einen einladenden Gruß aufnehmen können.

Empfohlene Vorgehensweise

• Beginnen Sie mit einer Wertschätzung für ihren Anruf oder ihr Geschäft.
• Halten Sie die Begrüßung kurz, damit zurückkehrende Anrufer nicht jedes Mal verzögern, wenn sie anrufen.
• Verwenden Sie Ihren Slogan-, Firmen -Slogan- und Website -Namen oder beides, wenn Sie sie haben.

Dinge zu vermeiden

• Verwenden Sie nicht mehr als zwei oder drei Sätze, um Ihre Anrufer zu begrüßen.
• Bewerben Sie Ihre Website nicht, wenn sie Ihren Kunden nichts von Wert zu bieten hat.
• Machen Sie keinen Slogan oder Slogan aus, nur um den Gruß zu füllen.

Automatisierte Optionen Best Practices und Dinge zu vermeiden

Der wichtigste Teil des automatisierten Begleitgüters besteht darin, die Optionen zu präsentieren, die Ihre Anrufer auswählen müssen, um zu der Person zu gelangen, mit der sie sprechen müssen. Es gibt zwei Arten von Anrufern: Menschen, die mit Ihrem Unternehmen nicht vertraut sind und Anleitung benötigen, und Anrufer, die genau wissen, mit wem sie sprechen müssen, und ihre Erweiterung kennen.

Empfohlene Vorgehensweise

• Verwenden Sie Optionen, die häufig akzeptiert werden. Zum Beispiel "Drücken Sie Zero für die Rezeptionistin", drücken Sie die Pfundstaste, um zum vorherigen Menü zurückzukehren."
• Sagen Sie Ihren Anrufern so schnell wie möglich, wenn sie die Erweiterung ihrer Partei wählen können, wenn sie es bereits wissen.
• Lassen Sie Ihre Anrufer im Voraus wissen, ob sich Ihre Menüoptionen in letzter Zeit geändert haben. Entfernen Sie diese Mitteilung nach drei Wochen.
• Setzen Sie zuerst die am häufigsten bezeichneten Optionen ein.
• Geben Sie die Option Beschreibung an, bevor Sie die Optionsnummer angeben. Zum Beispiel "Für den Kundenunterstützung" 5 "drücken Sie '5'."
• Überprüfen Sie die Dokumentation Ihres Systems nach reservierten Menüoptionsnummern. (e.G., Alle Erweiterungen beginnen mit der Zahl "8" und daher können "8" nicht als Menüoption verwendet werden.

Dinge zu vermeiden

• Sagen Sie nicht "bitte", bevor Sie jede Option präsentieren (e.G., "Bitte drücken Sie 1 bis ... Bitte drücken Sie 2 bis ... Bitte drücken Sie 3 bis ..." etc.)
• Präsentieren Sie nicht mehr als sechs Optionen gleichzeitig. Wenn Sie mehr als sechs Optionen haben, erstellen Sie eine mehrstufige Menüstruktur. Zum Beispiel "für Verkaufs- und Serviceoptionen drücken Sie 5."
• Gehen Sie nicht davon aus. Wenn eine Menüoption nicht innerhalb von drei Sekunden nach dem Ende der Begrüßung ausgewählt wird, verbinden Sie den Anrufer mit der Rezeptionistin.

Beispiel automatisierte Begleiterskripte

• Vielen Dank, dass Sie das Betriebstechnologieunternehmen angerufen haben, einem Ort, an dem Technologie und Geschäft zusammenkommen. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Party kennen, können Sie sie jederzeit wählen. Wählen Sie ansonsten aus einer der folgenden Optionen:
  Drücken Sie für den Kundenservice '1'
• Für den technischen Support "2" für den technischen Support "2"
• Für unsere regulären Geschäftszeiten drücken Sie '3'
• Für die Buchhaltung drücken Sie '4'
• Zum Einkauf drücken Sie '5'
• Um einen Ort in Ihrer Nähe zu finden, drücken Sie '6'
• Andernfalls drücken Sie '0' für die Rezeptionistin oder bleiben Sie in der Leitung, und jemand wird Ihnen in Kürze helfen.
• Willkommen im Operations Tech Company. Um Ihren Kontostatus zu überprüfen, besuchen Sie uns im Web. Wenn Sie die Erweiterung der Person kennen, können Sie sie jederzeit wählen.
  Für das Firmenverzeichnis "1" drücken Sie "1". Wenn Sie die Erweiterung der Person kennen, können Sie sie jederzeit wählen.
• Für den technischen Support "2" für den technischen Support "2"
• Drücken Sie für den Kundenservice '3'
• Für Vertrieb und Marketing "4" Press '4'
• Wenn Sie mit der Rezeptionistin sprechen möchten, drücken Sie '0' oder bleiben Sie in der Leitung, und einer unserer freundlichen Mitarbeiter wird Ihnen helfen. Vielen Dank, dass Sie das Betriebstechnologieunternehmen angerufen haben, wo "Technologie und Geschäft zusammenkommen."

After-Hours und Wochenendgrüße

Wenn Ihr Unternehmen nach einer bestimmten Zeit oder an den Wochenenden schließt und niemand Ihre Anrufer beantworten oder unterstützen kann, erstellen. Sagen Sie Ihren Anrufern im Voraus, dass das Geschäft geschlossen ist, und bitten Sie sie, am Ende zurückzurufen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre normalen Betriebszeiten einbeziehen. Hier finden Sie einige automatisierte Begleiter nach der Stunde und Wochenend-Skripten:

• Vielen Dank, dass Sie das Operations Tech Company angerufen haben. Wir sind derzeit geschlossen. Wir sind von Montag bis Freitag von 9 bis 22 Uhr und am Samstag von 10 bis 12 Uhr geöffnet, zentrale Standardzeit. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Party kennen, können Sie sie jederzeit wählen. Andernfalls rufen Sie bitte während unserer normalen Geschäftszeiten zurück, damit wir Sie unterstützen können. Vielen Dank, dass Sie das Betriebstechnologieunternehmen angerufen haben, wo "Technologie und Geschäft zusammenkommen." Auf Wiedersehen.
• Vielen Dank, dass Sie das Operations Tech Company angerufen haben. Wir sind derzeit geschlossen. Wenn dies eine Notsituation ist, rufen Sie bitte unseren Anrufbeantworter unter der Nummer 585-555-1234 an. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Party kennen, können Sie sie jederzeit wählen. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, können Sie Ihren Status 24-Stunden-Tag 7 Tage pro Woche unter www überprüfen.OperationStech.um.com. Unsere normalen Geschäftszeiten sind von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr und am Samstag von 10 bis 12.00 Uhr, zentrale Standardzeit. Andernfalls rufen Sie bitte während unserer normalen Geschäftszeiten zurück, damit wir Sie unterstützen können. Vielen Dank, dass Sie das Betriebstechnologieunternehmen angerufen haben, einem Ort, an dem Technologie und Geschäft zusammenkommen. Um diese Nachricht zu wiederholen, drücken Sie die Pfundstaste. 3 Sekunden Pause Auf Wiedersehen.

Saisonale automatisierte Begleitergüter

Um die saisonalen Specials Ihres Unternehmens zu bewerben oder nur um einen besonderen saisonalen Gruß auf alle Ihre Anrufer zu verlängern. Verwenden Sie dies sparsam und nur, wenn es den Geist Ihrer Firma widerspiegelt. Zum Beispiel wäre ein saisonaler Feiertagsgruß, der die Freude und den Wohlstand Ihrer Anrufer im neuen Jahr wünscht.

• Sie haben das Operations Tech -Unternehmen erreicht. Von "unserer Familie" bis zu "Ihrer Familie" möchten wir Ihnen eine freudige Weihnachtszeit und ein erfolgreiches neues Jahr wünschen. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Party kennen, können Sie ..
• Vielen Dank, dass Sie das Operations Tech Company angerufen haben. Fragen Sie Ihren Kundendienstmitarbeiter nach unseren Rabatten am 4. Juli auf alle Ersatzdienste. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Party kennen, können Sie ..

Proben und Testen Ihres Grußes

Bevor Sie Ihr automatisiertes Mitgliedskript aufzeichnen, lassen Sie die Person, die Sie ausgewählt haben, um es zu lesen. Verwenden Sie dies, um die Aussprache und Verkündigung der Feinabstimmung zu erzielen. Nachdem die neue Begrüßung aufgezeichnet wurde, rufen Sie Ihr Telefonsystem sofort an, um die Aufzeichnungen auf Fehler zu überprüfen, und stellen Sie sicher, dass alle Optionen wie beabsichtigt die Arbeiten angekündigt haben.