Häufige Fehler, die Anwälte beim Senden von E -Mails machen

Anwälte sind bekannt für ihre vorsichtige Natur, aber wie alle anderen können sie bei der Verwendung von E -Mails Fehler machen. Einige werden Horrorgeschichten, während andere nur Verlegenheiten sind. Im Folgenden sind häufige Fehler, die Anwälte in E -Mails machen.

Senden Sie es 'vom Schreibtisch von'

Diese altmodische Terminologie ist albern und anspruchsvoll. Schlimmer noch, ein Teil oder der gesamte Name des Absenders wird abgeschnitten, da die meisten Posteingänge des E -Mail -Systems nicht so lange angezeigt werden. Verwenden Sie einfach Ihren Namen.

Fügen Sie ausgefallene Schnörkel hinzu

Einige Anwälte versuchen, mit dem Erscheinen ihrer E -Mails kreativ zu werden. Fancy -Florishes in Signaturen sind üblich, ebenso wie unnötige Grafiken oder Kunstwerke. Alles, was die Worte schwer zu lesen macht, ist eine schlechte Idee. Es macht die Nachricht auch langsamer zum Öffnen. Halte es einfach. Sie verkaufen Ihre künstlerischen Fähigkeiten nicht.

Vergessen, den Signaturblock zu verwenden

Die meisten E-Mail-Systeme verfügen über einen benutzerfreundlichen automatisierten Signaturblock. Verwenden Sie es, um das Risiko zu beseitigen, das Sie vergessen, grundlegende Informationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer einzugeben. Einige Anwälte verwandeln ihre E-Mail-Fußzeilen in Mini-Kommerziale, während andere einen minimalistischen Ansatz verfolgen. Viele fügen einen Datenschutzbekenntnis oder einen Haftungsausschluss für den Recht hinzu. All dies sind akzeptable Verwendungen eines E -Mail -Signaturblocks. 

E -Mail, während er wütend ist

Anwälte sind möglicherweise besonders gefährdet zu E -Mails, obwohl sie wütend sind, obwohl dies jedem passieren könnte. In den alten Tagen tippten die Anwälte Sekretäre ihre Briefe und eine lange Verzögerung vor dem Postabholung ein. Erstellen Sie diesen Abkühlungszeitraum für sich selbst neu, bevor Sie eine E-Mail abfeuern. Dies könnte den Unterschied zwischen Kunden, Freunden und Geld ausmachen.

Schnell nicht reagieren

Einige Anwälte gehen davon aus. Es tut es nicht. Die Leute erwarten schnellere Antworten auf eine E -Mail als einen Brief, der über die Mail gesendet wurde. Versuchen Sie innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Wenn die Angelegenheit kompliziert ist, senden Sie eine Bestätigung und lassen Sie die Person wissen, wann sie eine Antwort erwarten. Andernfalls muss der Client darüber spekulieren, ob eine Antwort kommt.

Post an die falsche Adresse senden

Die automatische Vervollständigungsfunktion auf E-Mail-Systemen ist eine große Bequemlichkeit, erhöht jedoch das Risiko, eine E-Mail an den falschen Empfänger zu senden. Dies könnte nicht mehr als eine geringfügige Verlegenheit sein, aber in einigen Fällen könnte dies der beruflichen Fahrlässigkeit bedeuten. Senden Sie nicht versehentlich eine vertrauliche Kundenkommunikation an den gegnerischen Anwalt oder einen anderen Kunden.

Verwenden Sie "alle" ohne Doppelüberprüfung

Angenommen. Sie leiten die E -Mail an die anderen Anwälte in Ihrer Kanzlei, die an dem Fall beteiligt sind. Bald wird die Schaltfläche "All" -Anleiter großzügig genutzt, und niemand bemerkt, dass der gegnerische Anwalt über die interne Diskussion in Ihrer Firma kopiert wird. Es passiert. Wenn Sie auf "All" beantworten "klicken, überprüfen Sie jede E -Mail -Adresse in der Empfängerliste, bevor Sie das Senden drücken.

Verwenden schlampiger Betreffzeilen

Eine einfache und informative Betreffzeile wie "Parkerson Fall" oder "Smith Vorgeschlagene Vereinbarung" funktioniert am besten. Lassen Sie die Betreffzeile nicht leer oder Ihre Nachricht kann übersehen werden. Halten Sie Ihren Ton ernst und professionell und vermeiden Sie jegliche Versuchung, eine Betreffzeile wie "My Idiotic Client" oder "Dumme Richter" zu verwenden."Vergessen Sie niemals, dass eine E -Mail an irgendjemanden weitergeleitet werden kann. 

Streiten Sie nicht per E -Mail

Wenn Menschen von Angesicht zu Angesicht sprechen, helfen Gesichtszüge und Gesangstöne dabei, ihre Absicht klar zu machen. Bei Telefonanrufen signalisiert die Sprach des Sprechers, wenn eine Erklärung sarkastisch, scherzend oder ernst sein soll. Aber in E -Mail ist es gefährlich leicht, die Absicht einer Person vollständig falsch zu lesen und unangemessen zu reagieren.

Anwälte, die ständig miteinander streiten, können besonders gefährdet sein. Eine Haarauslöserreaktion auf wahrgenommene Unhöflichkeit oder Feindseligkeit könnte katastrophal sein. Warten Sie eine Weile und lesen Sie dann die Nachricht noch einmal. Auch wenn Sie immer noch Unhöflichkeit wahrnehmen, versuchen Sie mit Höflichkeit zu reagieren. Sie können feststellen, dass es die Situation entschärft.