Häufige Fehlerplanungsfehler zu vermeiden

Fehler werden regelmäßig im Geschäft und in unserem persönlichen Leben gemacht. So wachsen und lernen wir. Aber einige Fehler sind teuer. Machen Sie die erforderlichen Schritte, um diese fünf sehr häufigen Fehlerplanungsfehler zu vermeiden, und wenn Sie einen Fehler machen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht das gleiche Fehler ein zweites Mal machen.

Ich fange nicht früh genug an

Aufschub ist dein Feind. Dies ist einer der häufigsten Fehlerplanungsfehler, die Sie vermeiden möchten. Wenn Sie den Ereignisplanungsprozess nicht frühzeitig starten, kann eine Vielzahl von Problemen auf der ganzen Linie führen. Sobald ein Datum ausgewählt ist und Sie einen allgemeinen Umfang Ihrer Veranstaltung und des Budgets haben, machen Sie sich an die Arbeit. Hotels und andere Veranstaltungsorte buchen weit im Voraus so schnell wie möglich, so schnell wie möglich. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Auswahl Ihrer Veranstaltungsort eingehalten, und Sie werden leider den Veranstaltungsort erhalten, der verfügbar ist. Gastredner und Live -Unterhaltung nehmen auch die Buchungen vor dem tatsächlichen Veranstaltungsdatum vor. Nachdem Ihr Veranstaltungsdatum sicher ist, recherchieren Sie und erhalten Sie, wenn Sie sich für Ihren Künstler Ihrer Wahl entscheiden. 

Die Organisation mit einer Event -Planungs -Checkliste ist eine weitere Aufgabe, die sofort angegangen werden sollte. Indem Sie alle Schritte im Veranstaltungsplanungsprozess abbilden, festlegen, wann sie abgeschlossen sein müssen, und für jeden Zeitplan für jeden Zeitraum entwickelt werden müssen. Zu spät zu beginnen ist einer der häufigsten Fehlerplanungsfehler.

Nicht nach konkurrierenden Veranstaltungen überprüfen

Haben Sie jemals Ihre Veranstaltung plant? Nur eine Veranstaltung zieht die Menge an. Vermeiden Sie die Situation insgesamt.

Machen Sie Ihre Due Diligence und überprüfen Sie nach Ereigniskonflikten, bevor es zu spät ist. Schauen Sie sich Zeitpläne für Branchenversammlungen (sowohl groß als auch klein), die Nähe zu Feiertagen, wichtige Sportveranstaltungen und lokale Versammlungen an, die für diejenigen, die zur Veranstaltung fahren. Sobald Sie sich für ein Date für Ihre Veranstaltung entschieden haben, sollten Sie Ihren Gästen das Wort geben. "Save the Date" -Rotifikation und "bevorstehende Veranstaltungen" -Listen geben den Interessierten die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung in ihren Kalendern zu markieren.

Anbieter nicht bestätigen

Ein unterschriebener Anbietervertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung und gibt Ihnen etwas schriftlich, um den Anbieter für die Dienstleistungen verantwortlich zu machen, die sie zur Verfügung stellen sollen. Zum Zeitpunkt des Ereignisses ist es jedoch nichts für Sie, wenn Sie feststellen. In diesem Eventvertrag wird Ihren hungrigen Gästen kein Essen serviert oder Tische und Stühle an einen leeren Ballsaal liefern. Bestätigen Sie mit jedem Anbieter nicht einmal, sondern zweimal. Ja, zweimal. Bestätigen Sie den Erhalt Ihres unterschriebenen Vertrags zu dem Zeitpunkt, an dem Sie beide den Bedingungen zustimmen. Bestätigen Sie noch einmal vor dem Ereignis selbst. Dies ist nicht das Gespräch, das Sie über Details zur Lieferung von Lebensmitteln oder zur Dekoration führen. Dies ist eine Fortsetzung speziell, um sicherzustellen, dass sich Ihr Ereignis noch in ihrem Kalender befindet.

Event -Anbieter buchen mehrere Veranstaltungen und es ist sehr einfach, dass sich Ihre Unterlagen im Shuffle verirren oder von jemand anderem in der Firma falsch ausgelegt werden. Stellen Sie also sicher, dass dies nicht geschieht, indem Sie an sie zurückkreisen, um einzuchecken und zu bestätigen, dass Ihr Ereignis und die Einzelheiten zu Datum, Uhrzeit und Dienstleistungen tatsächlich in ihrem Zeitplan stehen. Und halten Sie diesen Anbietervertrag leicht verfügbar.

Keinen „Plan B“ haben

Ein Notfallplan zu haben ist ein Muss für jede Veranstaltung, aber speziell für die Veranstaltungen, die im Freien stattfinden sollen. Die Wetterbedingungen sind unvorhersehbar und wenn ein Hurrikan, ein schwerer Windberatung oder ein Freak -Hagelsturm, Ihr Ereignis absagen, haben Sie einen Backup -Plan. Regendaten, alternative Veranstaltungsorte und modifizierte Aktivitätspläne sind alle Optionen, wenn Ihr Outdoor -Ereignis - oder ein Teil davon - in Innenräume bewegt werden muss.

Neben der Vorbereitung auf Wetterunsicherheiten können auch andere ungewöhnliche Umstände im Voraus angegangen werden. Stromausfälle können durch einen Generator vor Ort verringert werden. Überlaufparkplätze können an einen anderen, vorbereiteten Ort verlegt werden. Probleme mit der Verfügbarkeit des Hotelzimmers können gelöst werden, indem einige zusätzliche Zimmer in Ihrem Hotelblock in Reserve gelangen können. Berücksichtigen Sie die Einzelheiten Ihres Ereignisses und denken Sie an die Bereiche, die anfälliger für Probleme sind, die sich entstehen. Durch die Planung und Entwicklung alternativer Szenarien können Sie einen der kostspieligsten Fehlerplanungsfehler vermeiden.

Nicht genug Hilfe einstellen

Wenn es um Einstellungspersonal geht, ist mehr besser. Es kostet Sie mehr Geld, kann aber Ihre Veranstaltung sparen. Stellen Sie sich das vor: Eine Sicherung von Autos, die darauf warten, einen Parkplatz zu betreten, während die Parkbearbeiter verzweifelt versuchen, mitzuhalten. Eine Reihe frustrierter Gäste, die darauf warten, ein Getränk zu bestellen, während ein Server Schwierigkeiten hat, mit der Nachfrage Schritt zu halten. Event -Registrierungsarbeiter, die von der großen Anzahl von Gästen, die gerade angekommen sind. Du hast die Idee. Wenn Sie zusätzliche Veranstaltungsmitarbeiter in geschäftigen Zeiten zur Verfügung stellen, zusätzlichen Service für Bedürftigen von Bereichen bieten, Probleme lösen, die auftreten, oder eine einladende Präsenz für ankommende Gäste mit Fragen erhalten, kann Ihre Veranstaltung von einer guten Veranstaltung zu einer hervorragenden Veranstaltung erhöhen.

Achten Sie bei der Einstellung von Veranstaltungsmitarbeitern nach Mitarbeitern mit Erfahrung in der Arbeit der Art der Veranstaltung, die Sie planen. Mieten Sie nur professionelle, sehr empfohlene Mitarbeiter. Informieren Sie sie über das, worum es in Ihrer Veranstaltung geht, die Gäste, die anwesend sein werden, welche Erwartungen sie haben und wer ihren Kontaktpunkt ist, falls sie eine Frage oder ein Problem haben sollten. Event-Mitarbeiter-selbst wenn sie von einem externen Anbieter bereitgestellt werden, geben Sie Sie und Ihr Eventplanungsgeschäft zur Verfügung gestellt. Eine negative Begegnung mit Veranstaltungsmitarbeitern wird sowohl im Gäste als auch des Kunden weiterhin weiterleben und kann selbst die am besten geplanten Veranstaltungen sauer machen.