Vorlage für die Sitzung der Sitzung der Sitzung - und Tipps für Minuten

Alle Bundesstaaten verlangen die Unternehmen, die Sitzungen für Sitzungen zu nehmen und zu verteilen, und alle Staaten verlangen, dass die Verwaltungsräte weiterhin das Sitzungsminuten treffen. Es gibt jedoch keine spezifischen Regeln dafür. Hier sind einige Tipps für die Verwendung von Machen Sie das Leben Ihres Unternehmensausschusses, einschließlich Tipps zu virtuellen Besprechungen.

Warum die Unternehmensvorstandsprotokollsprotokolle behalten?

Es gibt tatsächlich mehrere Gründe für die Übernahme und Aufnahme von Minuten Ihrer Unternehmenstreffen.

Für rechtliche Zwecke. Der erste und wichtigste Grund für die Sitzung von Sitzungen ist die Aufzeichnung dessen, was Sie entschieden haben.

Für Haftungszwecke. Vorstandsmitglieder sind in einer Vertrauensstellung. Der Schutz der Vorstandsmitglieder vor Haftung wird als Unternehmensschleier bezeichnet. Die Vorstandsmitglieder treffen Entscheidungen über Geld, die von Unternehmensvertretern investiert wurden, und sie müssen nachweisen können, dass sie mit Bedacht, im besten Interesse des Unternehmens und ohne Interessenkonflikte gehandelt haben. Protokollvorratsmitglieder vermeiden die persönliche Haftung für ihre Handlungen.

Was ein Board macht - und nicht - tut

Ein Unternehmensvorstand trifft Entscheidungen über die Gesamtpolitik für Unternehmen oder Organisation. Die täglichen Entscheidungen werden von den Führungskräften des Unternehmens auf der Grundlage dieser Richtlinie getroffen. Manchmal übertreiben die Boards überschreiten und versuchen, Entscheidungen zu treffen, die dem Management am besten überlassen werden. 

Adoptieren Sie eine Tagesordnung vor dem Treffen

Eine Besprechungsagenda listet die zu erörterten und genehmigten Themen auf, die während des Treffens erörtert und genehmigt werden sollen. Wenn eine bestimmte Agenda mit der Besprechung nicht nur reibungsloser läuft, wird der Vorstand (und jeder, der die Minuten später liest) die relative Bedeutung jedes Elements auf der Tagesordnung kennen. Der Präsident stellt zu Beginn der Sitzung normalerweise eine vorgeschlagene Tagesordnung vor, und der Vorstand nimmt sie an, nachdem sie Änderungen vorgenommen hat.

Ihre Vorstandsagenda sollte Einzelheiten zu jedem dieser Bereiche enthalten, über die die Vorstandsmitglieder abgestimmt werden sollen:

• Agenda zur Genehmigung (der Vorstand kann eine Ergänzung genehmigen)
• Protokoll des letzten Treffens zur Genehmigung
• Berichte von Führungskräften und Ausschüssen
• Altes Geschäft (von einem früheren Treffen übertragen)
• Neues Geschäft
• Kommentare und Ankündigungen
• Vertagung (mit der Zeit)
• Nächstes Besprechungsdatum festgelegt.

Damit Ihr Meeting schneller wird und sicherstellen kann, dass Sie Zeit haben, um alles zu besprechen. Fügen Sie das Thema der Agenda des nächsten Besprechung hinzu.

Wichtige Teile der Vorstandssitzungsprotokolle

Die Vorlage für das Vorstandssitzungsprotokoll sollte enthalten: 

Welche Art von Vorstandssitzung - regulär, speziell oder jährlich (alle Staaten verlangen von Unternehmen, eine Jahresversammlung abzuhalten). Wenn Präsentationen von Ausschüssen oder anderen angegeben werden, enthalten Namen und Titel von Moderatoren.

Wer war anwesend, bemerkte Direktoren, Gäste und Mitarbeiter und welche Vorstandsmitglieder nicht anwesend waren. Die Namen von jemandem, der spät kommt oder früh geht. 

Ob ein Quorum vorhanden ist. Ein Quorum wird in der Regel von den Unternehmenssystemen erforderlich. Die Quorum -Anforderung beträgt normalerweise mehr als die Hälfte der Mitglieder. (Für einen Vorstand von neun Mitgliedern müssen beispielsweise fünf Mitglieder für ein Quorum anwesend sein). 

Protokollvorlagen der Vorstandssitzung

Microsoft verfügt über eine Vielzahl von Vorlagen der Vorstandsvorlagen für verschiedene Unternehmen und Organisationen.

Boardeffect, der gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen dient, verfügt über eine Besprechungsvorlage, die Sie verwenden können.

Was ist aufzunehmen und was nicht aufnehmen soll

Wahrscheinlich ist die größte Fehlertafel, detaillierte Informationen zu Diskussionen (manchmal Argumenten) und Prozessen zu erfordern. Die Treffen sollten das, was getan wurde, widerspiegeln und entschieden bei dem Treffen, nicht wer in der Diskussion gesagt hat, was in der Diskussion gesagt wurde.

Nehmen wir an, Ihr Vorstand stimmt über einen Antrag, eine neue Produktlinie zu verkaufen. Die Besprechungsminuten sollten sagen: "Bewegung, um eine neue Gewürze hinzuzufügen. Bewegung sekundiert und genehmigt, mit so und so abweichend."Wenn die Gruppe eine Diskussion hatte, müssen Sie nichts darüber sagen.

Minuten sind eine offizielle Aufzeichnung, was bedeutet, dass sie in einem Prozess einer Vorladung unterliegen können. Nur einschließen, was erforderlich ist.

Verwenden einer Einwilligungsagenda, um die Besprechungen kurz zu halten

Niemand mag lange Meetings, aber es gibt einige Möglichkeiten, das Meeting und das Protokoll zu verkürzen. Möglicherweise möchten Sie die Zeit der Vorstandssitzung sparen, indem Sie eine Einverständniserklärungsagenda erstellen. Grundsätzlich handelt es sich bei dieser Agenda um eine Liste von Problemen, die ohne Diskussion schnell behandelt werden können. Die Liste kann Protokolle aus der vorherigen Sitzung, Finanzdaten und Berichten von Ausschüssen oder dem CEO enthalten.

Optionen für virtuelle Sitzungen des Unternehmensvorstands

Sie können virtuelle Board -Meetings in einem von verschiedenen Arten durchführen:

• Telefonisch oder ein Rednerphone mit oder ohne Internetunterstützung
• Eine Kombination von Mitgliedern online und persönlich
• Ein "vollwertiges" Meeting mit Internet-, Telefon-, Audio-, Video-, Text- und Abstimmungsfunktionen

Einige Überlegungen und Fragen zu beantworten:

• Wie können Mitglieder abstimmen? Erlauben Sie eine anonyme Abstimmung per Telefon oder Text? Wie wird das funktionieren?? Wird sich anmelden ausreichend sein?
• Wie werden Mitglieder die Tagesordnung und wichtige Dokumente sehen? Was ist mit Änderungen an einem Dokument vor der Abstimmung?? Müssen Anträge schriftlich eingereicht werden??
• Wird jemand anwesend sein, um Mitgliedern bei technischen Problemen und Fehlerbehebung zu helfen??
• Wie werden Sie entscheiden, wer über den Boden zur Diskussion verfügt?

Möglicherweise möchten Sie Ihre Entscheidungen über die Durchführung von virtuellen Board -Meetings in Ihre Unternehmensebenen einbeziehen. Roberts Rules of Order of Order enthält einige Beispielregeln für elektronische Sitzungen, die Ihnen helfen könnten, Entscheidungen zu treffen und sie in Ihren Satzung zu dokumentieren.

Halten Sie Aufzeichnungen über das Besprechungsminuten

Vergessen. Richten Sie einen Prozess ein, um Minuten in einem Unternehmensunterlagenbuch oder "in der Cloud" in einer kennwortgeschützten Datei zu führen. 

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