Ein Leitfaden für Veranstaltungen zur Planung der Veranstaltungsort

Die Entscheidung über den besten Ereignisraum oder den besten Veranstaltungsort ist entscheidend für den Gesamterfolg Ihrer Veranstaltung. Während die Planung der Veranstaltungsort Zeit Zeit braucht, muss es sich nicht überwältigend fühlen. Für viele professionelle Veranstaltungsplaner und Amateure können es eine unterhaltsame Herausforderung sein.

Unter der Annahme, dass Sie bereits die Art der von Ihnen geplanten Veranstaltung und ihren Zweck identifiziert haben, müssen viele andere Faktoren berücksichtigt werden, wenn Sie mit dem Prozess der Auswahl des Veranstaltungsortes selbst beginnen. Die folgende Roadmap hilft Sie durch Schritte bei der Auswahl des perfekten Veranstaltungsraums.

Ihre Zielgruppe

Wenn der Veranstaltungsort eine Veranstaltung plant, ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie wissen müssen, wer Ihre Gäste sein werden und wie viele Sie erwarten, anwesend. Während die Art der Veranstaltung sicherlich die Wahl des Veranstaltungsortes informiert, ist einer der größten einschränkenden Faktoren für den Ereignisbereich seine Kapazität. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine genaue Schätzung (sie kann ein Bereich sein) der Anzahl der Gäste kennen. Sie sollten auch Ihr Publikum in Betracht ziehen. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch die Geschmäcker und Erwartungen der Gäste widerspiegelt.

Ereignisdaten

Überprüfen Sie Ihren Kalender, da das Timing viele Entscheidungen beeinflusst, einschließlich Ihres Veranstaltungsortes. Nach Ihrer Gästeliste ist das Datum Ihrer Veranstaltung der nächste einschränkende Faktor. Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie planen, können Sie feststellen, dass Sie mit Ihrem Veranstaltungsdatum entweder flexibel sein müssen, um den gewünschten Veranstaltungsort zu erhalten, oder Sie müssen mit Ihrer Wahl des Veranstaltungsortes flexibel sein, um das gewünschte Datum zu erhalten. Sie sollten mit der Planung der Veranstaltungsort beginnen, zu wissen, wo Sie oder der Kunde flexibel sind. Hier sind einige Fragen zu berücksichtigen:

• Wann sind Ihre Gäste aufgrund ihrer Zeitpläne am wahrscheinlichsten zur Verfügung?
• Welche Veranstaltungsorte haben für diese Zeiten einen angemessenen und verfügbaren Platz für diese Zeiten??
• Wann ist die beste Zeit für Ihr Managementteam, um die Veranstaltung abzuhalten??

Berechnen Sie Ihr Budget

Mit einem offenen Budget kann jeder eine großartige Veranstaltung planen und eine unendliche Auswahl an Veranstaltungsortauswahl haben. Aber höchstwahrscheinlich sind Ihre finanziellen Ressourcen begrenzt, und Sie sollten sich von Anfang an bewusst sein. Ein Veranstaltungsplaner kann immer eine großartige Veranstaltung innerhalb eines angemessenen Budgets planen.

• Fallen die Veranstaltungsorte in Ihre Budgetparameter für Raum-, technische und Catering -Kosten?
• Haben Sie einen günstigen Preis für Dienstleistungen ausgehandelt und den Wert Ihrer Rolle demonstriert?
• Haben Sie die Flexibilität Ihres Budgets zugelassen, falls die Werbekennzahlen den Plan überschreiten?

Umfang verschiedene Orte

Sobald die Gästelistennummern und mögliche Veranstaltungsdaten verengt sind, ist es wichtig, die Orte zu identifizieren, an denen die Veranstaltung abgehalten werden könnte. Hotels und Event- oder Konferenzzentren sind einige der beliebtesten Veranstaltungsräume für Unternehmensveranstaltungen und Hochzeitsempfänge, aber nicht die einzigen Optionen. Dies ist eine Zeit, um in Ihrem Denken kreativ zu sein. Folgendes berücksichtigen:

• Basierend auf dem Thema Ihres Meetings kommen drei beste Orte in den Sinn?
• Wo würden Ihre Gäste lieber an diesem Treffen teilnehmen??
• Was wird für Ihre Gäste am bequemsten sein?
• Außer einem Hotel könnte unerwartete Standorte die RSVP -Rate erhöhen könnten?

Finden Sie die richtige Art von Platz

Der von Ihnen ausgewählte Veranstaltungsort muss einen geeigneten Platz für die Art der Veranstaltung haben, die Sie planen. Wird Ihre Veranstaltung eine Tanzfläche erfordern?? Benötigen Sie ein PA -System?? Was ist mit dem Podium eines Sprechers oder einem Projektorbildschirm?? Welche Art von Tabellenaufbau brauchen Sie? Zusätzlich zu dieser Art von Fragen finden Sie hier einige der besten Planungsfragen für Veranstaltungsort, die Sie sich stellen sollten:

• Erfüllt der Veranstaltungsort die besonderen Kriterien Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung?
• Kann der Veranstaltungsort Ihre Produktion, Unterhaltung, A/V, Sound und andere technische Bedürfnisse aufnehmen??
• Spiegelt der Zustand der Einrichtung die hohen Standards Ihrer Organisation wider??

Berücksichtigen Sie die Dienste und Beschränkungen der Veranstaltungsort

Neben der Suche nach der richtigen Art von Ereignisflächen möchten Sie die Arten anderer Dienstleistungen, die vom Veranstaltungsort angeboten werden, untersuchen und ihren Wert für Ihre Veranstaltung entscheiden. Einige Veranstaltungsorte haben auch eine bevorzugte Lieferantenliste, aus der Sie arbeiten müssen, um Anbieter oder Lieferanten für andere Dienstleistungen zu finden. Andere Veranstaltungsorte haben Einschränkungen für Dekor oder andere Aspekte der Veranstaltung selbst. Einige Fragen zu stellen sind:

• Bietet dieser Veranstaltungsort gute Parkmöglichkeiten oder Diener??
• Bietet dieser Veranstaltungsort Sicherheit??
• Bietet dieser Veranstaltungsort zusätzliche Dienstleistungen wie Catering, Blumenarrangements, Leinen- und Tischverleih usw.?
• Hat dieser Veranstaltungsort ein Setup und eine Besatzung aufräumen??
• Beschränkt dieser Veranstaltungsort, mit welchen anderen Anbietern Sie arbeiten??
• Hat dieser Veranstaltungsort Mindestfutter- und Getränke??

Ruf betrachten

Der Ruf eines Veranstaltungsortes für den Dienst ist kritisch. Dies ist oft der Unterschied zwischen einem guten Ereignis und der Herstellung eines großartigen Ereignisses. Die Art und Weise, wie ein Veranstaltungsort seine Einrichtungen, Mitarbeiter und Kunden verwaltet. Betrachten Sie die folgenden Fragen, um ein Gefühl für den Reputationswert eines Veranstaltungsortes zu erhalten:

• Was ist die Amtszeit des Konferenzmanagers, des Catering Managers oder des Chefkochs??
• Behandelt das Management Sie wie einen VIP -Kunden oder nur als eines der mehreren Programme??
• Wie viel Flexibilität ist der Veranstaltungsort bereit, sich auf Sie auszudehnen?
• Haben sie Testimonials oder Bewertungen zur Verfügung??
• Bietet der Veranstaltungsort Fotos von Veranstaltungen ähnlich wie bei Ihren??

Planen Sie einen Besuch

Wenn Logistik und Zeit dies nicht verhindern, sollte jeder Veranstaltungsplaner eine Site -Inspektion durchführen, bevor er einen Veranstaltungsort abgeschlossen hat. Bilder können äußerst hilfreich sein, aber es gibt viele Aspekte, die nur persönlich bewertet werden können. Fragen Sie nach einer Tour durch den Veranstaltungsort, einschließlich alles vom Parkplatz bis zum Eingang und den Veranstaltungsraum bis hin zu den Badezimmern. Du wirst froh sein, dass du es getan hast.

Kundenpräferenzen einbeziehen

Veranstaltungsplaner müssen ihren Kunden ihre Empfehlungen an den Veranstaltungsort vorlegen (unabhängig davon. Die einzige Frage, die Sie sich in Bezug auf den Kunden während der Planungsphase der Veranstaltungsort stellen können, ist, dass der Kunde die Empfehlungen (en) genehmigt? Um diese Frage mit Sicherheit beantworten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Erwartungen und Vorlieben des Kunden von Anfang an verstehen.