Fragen und Antworten des Verwaltungsassistenteninterviews

Wenn Sie für einen Job für Verwaltungsassistenten interviewen, möchte der Interviewer erfahren, wie relevant Ihre Qualifikationen für die Position sind und wie Sie zum Unternehmen und der Abteilung passen würden.

Da der Job sowohl administrative als auch zwischenmenschliche Fähigkeiten erfordert, fragen Einstellungsmanager häufig nach den spezifischen Attributen, die Sie für die Position qualifizieren, sowie Ihre weniger quantifizierbaren Fähigkeiten.

Vorbereitung auf das Interview

Eine der Möglichkeiten zur Vorbereitung besteht darin, die Stellenbeschreibung zu analysieren, um zu versuchen, ein Gefühl dafür zu bekommen, ob es eine bestimmte Fähigkeit gibt, auf die sich die Position konzentriert.

Zum Beispiel liegt der Schwerpunkt auf Reiseplanung, Projektkoordination, tägliche Besprechungsplanung, persönliche Unterstützung oder irgendetwas anderem?

Stellen Sie sicher.

Erstellen Sie eine Liste der Fähigkeiten, die in der Stellenausschreibung erwähnt werden. Schauen Sie sich dann Ihre eigenen Verwaltungs- und Bürofähigkeiten an und passen Sie Ihre Qualifikationen an den Job an.

Auf diese Weise können Sie Ihre Antworten auf die relevanteste Weise auf die spezifische Position anpassen.

Beachten Sie jetzt: So beantworten Sie 4 gemeinsame Fragen für Verwaltungsjobs

Tipps zum Umgang mit dem Interview

Es ist wichtig zu sein, dass die Diskussion wahrscheinlich über zwischenmenschliche Soft Skills wie Ihre Kommunikationsfähigkeiten, organisatorischen Fähigkeiten oder Aktualität hinausgehen wird. Sie sollten auch bereit sein, über harte Fähigkeiten zu sprechen.

Seien Sie bereit, Softwareprogramme zu besprechen

Da viele Positionen der Verwaltungsassistenten häufig bestimmte Software verwenden, müssen Sie möglicherweise die verschiedenen Programme besprechen, mit denen Sie gearbeitet haben, wie Sie diese Programme verwendet haben, und Ihr Fachwissen.

Ich liebe es, Technologie zu verwenden und neue Programme kennenzulernen. Ich habe auch ein Händchen dafür, Mitarbeiter zu unterrichten, die möglicherweise nicht so versiert sind, Systeme zu verwenden. In meinem letzten Job bei Kent Associates habe ich mich freiwillig gemeldet, um Projektmanagementsysteme für das Team von Fachleuten zu überprüfen, die ich unterstützt habe. Mein Chef hat meine Empfehlung genehmigt und wir haben ein webbasiertes System, Asana, mitgebracht, mit dem wir Projekte verfolgen und Informationen auf einer Webplattform austauschen können.

Ich bin die Ansprechpartnerin im Büro für PowerPoint-Folien und genieße es, unseren Vertriebsmitarbeitern dabei zu helfen, Kunden mit ihren Präsentationen zu begeistern. Ich bin auch ein fortschrittlicher Benutzer von Excel und erstelle komplexe Makros, um Budgetprojektionen für Projektvorschläge vorzubereiten.

Ihre Antworten sind beeindruckender, wenn Sie bestimmte Anekdoten bereitstellen, die Ihren Befehl zu Verwaltungswerkzeugen und -prozessen veranschaulichen,.

Seien Sie bereit, Verwaltungsprozesse zu diskutieren

Sie sollten bereit sein, Ihren Arbeitsablauf und Ihre Verwaltungsverfahren in früheren Positionen zu besprechen. Als Verwaltungsfachmann sollte es keine gebenbezweifeln, dass Sie organisiert und detailorientiert sind. Ihr Interviewer wird es wissen wollen Wie Sie manifestieren diese Eigenschaften in Ihrem täglichen Workflow.

Organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail gehören zu meinen stärksten Vermögenswerten. Ich habe in Situationen gediehen, in denen ich Ordnung für komplexe Projekte bringen kann. Zum Beispiel habe ich zuvor acht Fachleute unterstützt, die Werbemittel -Veranstaltungen für Kunden planten. Ich habe eine Vorlage für die Verfolgung von Zielen und Fortschritten für jedes Projekt entwickelt und auf einem gemeinsamen Laufwerk eingerichtet, damit alle beteiligten Mitarbeiter ihre Fortschritte in Bezug auf die Projekte und Veranstaltungen des Teams verfolgen können.

Bei der Arbeit für die Alfred Group habe ich ein Verfahrenshandbuch erstellt, in dem die für die Verarbeitung von Kreditanträgen erforderlichen Schritte beschrieben wurde, und es dann online hochgeladen, damit alle Darlehensmitarbeiter dieselben Verfahren befolgen können.

Immer positiv antworten

Achten Sie auf Ihr Verhalten während des gesamten Interviews. Lächeln, Augenkontakt mit Ihrem Interviewer aufrechterhalten und mit einem begeisterten (dennoch ruhigen und selbstbewussten) Tonfall sprechen.

Da Verwaltungsassistenten häufig sehr eng mit den Personen übertragen werden, für die sie arbeiten, ist es wichtig, jederzeit positiv, professionell und höflich zu sein.

Sie möchten, dass der Interviewer keinen Zweifel hat, dass die Zusammenarbeit mit Ihnen eine angenehme Erfahrung wäre.

Ich arbeitete an der Rezeption in unserer Agentur und es war wichtig, dass ich sowohl für aktuelle als auch für potenzielle Kunden einen positiven ersten Eindruck hinterlassen habe. Ich bin eine natürliche Person "Can", und meine Bewertungen haben meine Kundendienstausrichtung regelmäßig gelobt. 

Die Firma beurteilt Kunden nach Interaktionen und mein Name taucht konsequent als Mitarbeiter auf, der hilfreich, angenehm und professionell ist. Mein Chef hat kommentiert, wie oft Kunden nach mir fragen, wenn ich das Büro um Hilfe anruft.

Fragen und Antworten des Verwaltungsassistenteninterviews

Während der Vorbereitung kann es nützlich sein, Fragen zu überprüfen, die Ihnen möglicherweise gestellt werden. Denken Sie über einige Gedanken darüber nach, wie Sie eine Antwort umrahmen und spezifische Erfahrungen und Erfolge von früheren Jobs hervorheben können.

• Welche Computerkenntnisse haben Sie und welche Programme haben Sie sich wohl?? - Beste Antworten
• Verwenden Sie es wohl, ein Telefon mit mehreren Leitungen zu verwenden und ein hohes Volumen von Telefonanrufen zu behandeln? - Beste Antworten
• In dieser Firma betrachten wir uns gerne als ein Team, das zu den gleichen Zielen zusammenarbeitet. Wie denkst du über die Arbeit in einer Teamumgebung?? - Beste Antworten
• Wie würden Sie sich mit zwei oder drei anderen Mitarbeitern beaufsichtigen?? - Beste Antworten
• Was ist Ihre größte Stärke und wie würde es Ihrer Leistung in dieser Position helfen?? - Beste Antworten
• Was ist deine größte schwäche? - Beste Antworten
• Wie gehst du mit Stress und Druck um? - Beste Antworten
• Wie war es, für Ihren Vorgesetzten zu arbeiten?? - Beste Antworten
• Was erwarten Sie von einem Vorgesetzten? - Beste Antworten
• Arbeiten Sie lieber, unabhängig oder in einem Team zu arbeiten?? - Beste Antworten
• Arbeiten Sie gut mit Menschen zusammen?? - Beste Antworten
• Geben Sie einige persönliche Beispiele für Teamarbeit. - Beste Antworten
• Fragen der Rezeptionistinterviews: - Liste der Fragen

Fragen, die den Interviewer stellen sollten

Sie sollten auch einige Nachforschungen über das Unternehmen machen und bereit sein, relevante Fragen zu stellen, wenn sich die Gelegenheit ergibt.

Es kann hilfreich sein, ein paar Fragen im Voraus zu stellen, die Sie möglicherweise stellen oder weiter besprechen, wenn Sie früher nicht früher im Interview die Chance bekommen haben.

Oft steht dies gegen Ende des Interviews, daher ist es wichtig, den Interviewer (en) mit einem guten Eindruck zu verlassen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin.

• Was sind die Verantwortlichkeiten dieser Position??
• Können Sie einen typischen Tag (Woche) in dieser Abteilung beschreiben??
• Was sind die Stärken in dieser Abteilung?? Was sind die Schwächen??
• Was würden Ihre früheren Assistenten sagen, war der beste Teil der Arbeit für Sie? Was sie sagen würden, war das Schlimmste?
• In welche Richtung sehen Sie, wie das Unternehmen in den nächsten fünf Jahren geht?? Haben Sie das Gefühl, dass der Erfolg Bedrohungen gibt?
• Warum hat Ihr letzter Assistent die Position verlassen?? Was waren seine Stärken? Was waren seine Schwächen? Was macht er/sie jetzt?
• Welche Attribute hatten Ihr bester Assistent? Was ist mit Ihrem schlimmsten Assistenten??
• Wie oft werden Leistungsbewertungen durchgeführt? Wer leitet sie?
• Welche Fähigkeiten sind für Sie in einem Verwaltungsassistenten am wichtigsten?
• Wie belohnen und ermutigen Sie die Menschen, die in Ihrer Abteilung arbeiten??
• Gibt es in dieser Abteilung laufende Produktionsprobleme??
• Wie haben Sie sich in der Vergangenheit mit Personalproblemen befasst??
• Was sind einige der größten Herausforderungen für eine Person in dieser Position?
• Was ist Ihrer Meinung nach der lohnendste Aspekt dieser Position?
• Unterstützt Sie (unterstützt das Unternehmen/die Abteilung) Mitgliedschaften von professionellen Verbänden und kontinuierlich beruflich weiterentwickelt??
• Was würden Sie als die Rolle des Verwaltungspersonals in diesem Büro bezeichnen??
• Sind Überstunden oder Wochenendstunden erwartet?
• Was gefällt Ihnen am besten für dieses Unternehmen?? Gibt es Änderungen, die Sie vornehmen würden??
• Was magst du am wenigsten daran, hier zu arbeiten??
• Ermutigen Sie die Abteilung, als Team zu arbeiten, oder konzentrieren Sie sich mehr auf individuelle Beiträge??

Seien Sie auf weitere Fragen des Vorstellungsgesprächs vorbereitet

Zusätzlich zu berufsspezifischen Interviewfragen werden Sie auch allgemeinere Fragen zu Ihrer Beschäftigungsgeschichte, Bildung, Stärken, Schwächen, Errungenschaften, Zielen und Plänen gestellt.

Hier ist eine Liste der häufigsten Interviewfragen und Beispielantworten.