Ein Leitfaden zur Planung von Spezialveranstaltungen Special Spenden sammeln

Spezialveranstaltungsplaner - insbesondere diejenigen in der gemeinnützigen Welt - wissen, dass die Organisation einer Spendenaktion im Freien eine großartige Idee ist. Diese Art von Veranstaltungen erfordern, wie bei anderen Community -Spenden Ideen, die Planung für die Veranstaltung im nächsten Jahr unmittelbar nach dem Abschluss des diesjährigen Fundraising -Ereignisses beginnt. Es ist wichtig, das Ereignis zu informieren und zu diskutieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte, während die Veranstaltung in den Köpfen des Teams immer noch frisch ist. Erörterung der Erfolge und Verbesserungen stellen sicher, dass diese Funktionen für die Veranstaltung im nächsten Jahr enthalten oder verbessert werden können oder verbessert werden können. Eine solche proaktive Planung ergibt auch einen Mehrwert für die Sponsoren. Und zwangsläufig hoffen alle erfolgreichen Community -Spaziergänge, von Jahr zu Jahr zu wachsen und zu expandieren.

Es ist wichtig, sich auf das Hauptziel zu konzentrieren, solche Ereignisse abzuhalten: Fundraising. Für diejenigen Veranstaltungsplaner, die zuvor einen Community -Spaziergang abgehalten haben. Um etwas über die vielen Aspekte der Planung und Ausführung eines Spendenwegs für Community-Spenden zu erfahren.

Der Y-me Muttertag Brustkrebs Spendenaktionsraiser

Y-me wurde 1979 von zwei Überlebenden von Brustkrebs gegründet. Die gemeinnützige Organisation war am besten für sein mehrsprachiges nationales Brustkrebs-Hotline-Programm für Brustkrebspatienten bekannt. Das Programm erlangte Ruhm als die einzige 24-Stunden-Toll-freie Hotline des Landes, die ausschließlich von Brustkrebs-Überlebenden besetzt war. Die Organisation organisierte aber auch einen jährlichen Spendenraiser am Muttertag, der ihre Programme und Dienstleistungen unterstützte. Bereits 2007 sammelte Y-me mit fast 43.000 Wanderern von 12 Städten mehr als 7 Millionen US-Dollar. Bis 2008 nahmen 15 Städte teil. Leider hat Y-me 2012 seine Türen geschlossen, aber das Erbe seiner jährlichen Spendenaktion bleibt eine großartige Fallstudie für gemeinnützige Veranstaltungsplaner.

Ein Groß. Liz Klug, die ehemalige Direktorin für besondere Veranstaltungen der Organisation, hatte dies nach ihrem Rekordjahr 2007 zu sagen: „Wir haben während des Planungsprozesses einen Plan für verschiedene Zeitpunkte in der Zeit. Wir werden also Schritte unternehmen, um die kritischsten Punkte rechtzeitig zu fördern, um sicherzustellen, dass wir erfolgreich sind. Zum Beispiel müssen wir uns in einer Stadt, in der wir zum ersten Mal eine Veranstaltung veranstalten, darauf konzentrieren, dass wir einen großartigen Ort und einen tollen Ort haben, an dem die Leute zurückkommen wollen. Die Straße hinunter können wir uns darauf konzentrieren, welche Cafés wir Broschüren abgeben werden.Schauen wir uns an, wie KLUG und das Y-Me-Veranstaltungsplanungsteam eine so erfolgreiche Veranstaltung organisiert haben.

Analyse der Zahlen

Das Ausrichten eines Community -Walks oder einer ähnlichen Veranstaltung erfordert, dass mehrere verschiedene Ziele zusammenarbeiten, aber letztendlich tut der Verband oder die Wohltätigkeitsorganisation, die die Veranstaltung veranstaltet, dies, um Geld für ihre Sache zu sammeln. Daher tritt der erste Schritt bei der Planung des nächsten Ereignisses auf, wenn das aktuelle Ereignis endet, und der größte Teil dieser Arbeiten umgibt die "Zahlen."

„Wir haben uns die Zahlen nach dem Abschluss des Ereignisses genau angesehen“, erklärt Klug. Wir haben uns die Erfahrung der Teilnehmer angesehen. Wir haben unsere Kategorien von Sponsoring bewertet. Wir haben auf sofortige E-Mails über die Ereignisse reagiert.Eventplaner werden auch sofortige Schritte unternehmen, um zu versichern, dass alle, die an der diesjährigen Veranstaltung beteiligt sind.

Klug hat auch in die Details ausgegraben. In ihren Bewertungen untersuchte sie alles von der Anzahl der Freiwilligen, die am Volumen der verteilten T-Shirts teilnahmen. Sie fragte dann, ob sie für das nächste Jahr mehr oder weniger brauchte.

Planungszeitleiste

Für diejenigen, die einen Community -Spendenweg organisieren, ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zu verschiedenen Zeiten behandelt werden sollten. Die meisten gemeinnützigen Organisationen haben nicht den Luxus vieler Mitglieder der Mitarbeiter und freiwilligen Ausschüsse, um den Erfolg der Veranstaltung voranzutreiben. Planer erkennen jedoch an, dass sie sicherstellen müssen, dass sie eng mit der Abteilung für Bürgermeister und öffentliche Arbeiten einer Stadt zusammenarbeiten, um die Veranstaltung im öffentlichen Kalender zu erhalten.

Klug schlägt vor, dass der erste Schritt nach der Analyse der Zahlen des letzten Jahres darin besteht, sich auf die Rekrutierung von Unternehmen zu konzentrieren. Wenn die Veranstaltung kein neues Programm ist, ist es wichtig, die Unternehmensunterstützung für die Veranstaltung im nächsten Jahr sofort nach dem Abschluss dieses Jahres zu erhalten. „Wir haben uns darauf konzentriert, Sponsoring zu erneuern, als wir den Event-Wrap-up-Bericht ausgeliefert haben“, sagt Klug. Sie bietet auch die folgenden Highlights für Planer an, die an der Organisation eines Community -Spaziergangs als Fundraising -Veranstaltung interessiert sind:

• Identifizieren Sie Unternehmenssponsoren
• Entwickeln Sie Wanderteamprogramme
• Ereignisaktivitäten bestimmen
• Beginnen Sie mit der Rekrutierung
• Fenden Sie die Ereignislogistik
• Halten Sie die Veranstaltung ab
• Veranstalten Sie ein "Danke" -Event
• Bewerten und beginnen Sie das nachfolgende Ereignis

Y-me würde auch ein externes Logistikunternehmen einstellen, um viele seiner logistischen Anforderungen zu erfüllen. Eine der hilfreichsten war jedoch, ein Online -Registrierungssystem zu implementieren.

Erfolg des Online -Registrierungssystems

Y-me hat schnell über die Bedeutung der Verwendung des Webs für die Online-Registrierung erfahren und hat sich seitdem für die Nutzung der Technologie für die Online-Registrierung und das Sammeln von Funds eingesetzt.

Sie investierten in ein Online -Verhältnis -Verwaltungssystem für das konstituierende Beziehungsmanagement, um als Rennwebsite 2003 zu fungieren. Diese Art von System dient als persönliche Website für Freiwillige, um personalisierte Spenden und andere Beteiligung zu veranlassen. Es erfasst Informationen in eine einzige Datenbank und dient als Werkzeug für Wanderteam -Kapitäne, um ihre Mitglieder zu ermutigen. 

Die Online -Teilnehmer stiegen von 4.000 auf 11.594. Die Online -Spenden stiegen von 5.000 auf 19.650. Das Y-Me-Team glaubte, dass es dazu beigetragen hat, 2 Dollar zu erreichen.35 Millionen Ziel, und als Bonus senkte die Technologie die Verwaltungskosten um etwa 20 US -Dollar.000.

Ein solches System kann auch als wichtiges Kommunikationsinstrument dienen, mit dem eine Organisation nachverfolgen und weiterhin Bestandteile über den Renntag selbst einbezieht.

Zeitleiste Race Day

Gemeinschaftswanderungen sind am Morgen am häufigsten geplant. Abhängig von der Komplexität von Beschilderung und Standort kann ein für das Ereignis eingerichtete Ereignis in der Regel bereits eine Woche vor der Veranstaltung beginnen. Die meisten Aktivitäten ereignen sich einige Tage vor dem Spaziergang.

Wenn Y-me für ihre jährliche Spendenaktion planen würde, versuchte das Team normalerweise, den Bereich zu begrenzen, an dem es den Spaziergang abgehalten hat. Ihr Spaziergang war im Allgemeinen nicht wettbewerbsfähig, sodass sie auch die Anforderungen für ein wettbewerbsfähigeres Rennumfeld nicht berücksichtigen mussten.

Der Zeitplan für den Renntag selbst floss normalerweise wie folgt:

• Event -Planungsteam kommt an (2.5 Stunden vor dem Gehen)
• Freiwilligenchecken (2 Stunden vor dem Gehen)
• Sponsor Check-in und Setup (2 Stunden vor dem Gehen)
• Die Registrierung beginnt (1.5 Stunden vor dem Gehen)
• Startlinieneinrichtung (30 Minuten vor dem Gehen)
• Eröffnungszeremonien (10 Minuten vor dem Gehen)
• Rasse beginnt
• Die Unterhaltung der Hauptbühne beginnt (1 Stunde nach Beginn des Spaziergangs)
• Offizielle Hauptbühnenbemerkungen (nach Abschluss des Walks; bei 1.5-Stunden-Marke)
• Das Programm endet offiziell (3 Stunden nach Beginn des Spaziergangs)
• Die Ereignisaufschlüsselung beginnt (nachdem das Ereignis offiziell endet)

Tipps zur Planung eines Community -Spaziergangs oder -laufs

Für diejenigen Organisationen, die zum ersten Mal einen Community -Spaziergang oder einen Laufen veranstalten möchten, bietet KLUG mehrere Vorschläge an, die dazu beitragen, eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten.

• Beginnen Sie mit warmen Leads, einschließlich gut vernetzter Freiwilliger, Sponsoren oder einem großen Team. Messbare Ergebnisse definieren.
• Bewerten Sie Wettbewerberveranstaltungen in Ihrer Stadt/Ihrem Standort, um ihre Best Practices und Verbesserungsbereiche zu ermitteln.
• Arbeiten Sie mit Bürgermeister- und Parkbezirken zusammen, um die erforderlichen Genehmigungen und Ihre Veranstaltungslogistik zu besprechen: Zeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Meetings vorbereitet sind.
• Verstehen Sie Ihr Budget und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebskosten für eine neue Veranstaltung auf 25-30% halten. Einige Wohltätigkeitsorganisationen werden 15-20% der Gesamtkosten anstreben.
• Sichern Sie Sponsoren, um 100% der Betriebskosten Ihrer Veranstaltung zu absorbieren.