Ein umfassender Überblick über die Ausgaben der Veranstaltungsplanung

Es ist schwierig, ein Eventbudget ohne eine gute Vorstellung von den Ausgaben zu planen, die Ihnen entstehen werden. Das erscheint offensichtlich, aber die mit der Veranstaltungsplanung verbundenen Kosten können von verschiedenen Orten stammen. Gerade wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alle Ihre Kostenkategorien identifiziert haben.

Um zu verhindern, dass Ihnen dies passiert.

Ereigniskosten vor Ort

Dazu gehören die Kosten und Gebühren, die in der Regel vom Veranstaltungsort der Veranstaltung belastet werden. Oft ist es die teuerste Kategorie, es ist auch am einfachsten vorherzusagen, da Sie einen formellen Kostenvoranschlag erhalten, um im Voraus zu überprüfen. Vergessen Sie nicht, variable Kosten zu berücksichtigen, die sich anhand Ihrer Anwesenheitsnummern ändern. Catering ist ein Beispiel für eine variable Kosten, da die Menge an Nahrung, die Sie benötigen.

Hier finden Sie eine Punchliste der Ereigniskosten vor Ort, die Sie in Ihr Budget einsetzen können:

Veranstaltungsortkosten

Dies sind die Kosten für die Räumlichkeiten:

• Zimmervermietung
• Kaution
• Versicherungsschutz
• Parken

Essen und Catering

Hier ist alles, was zum Essen und Trinken verbunden ist:

• Mahlzeiten
• Getränke
• Barkeeper/Server -Arbeitsgebühren
• Steuer- und Service-/Trinkgeldgebühren

Audio/visuell

Dies sind Ihre Präsentationskosten:

• Mikrofone
• Bildschirme und Projektoren
• Internet Zugang
• Andere spezielle Ausrüstung

Anbieter von Drittanbietern

Diese Kategorie repräsentiert alle Artikel und Dienstleistungen, die von Anbietern außerhalb des Veranstaltungsortes bereitgestellt werden. Jeder wird Sie unabhängig voneinander in Rechnung stellen. Die Verwendung einer Tabelle hilft dabei.

Event Vermietung

Diese Kosten beziehen sich auf alles, was Sie zur Verfügung stellen müssen:

• Bettwäsche, Tischabgas- und Stuhlabdeckungen
• Zelte, Inszenierung und Vergnügungsattraktionen
• Physische Gegenstände, die nicht vom Veranstaltungsort bereitgestellt werden
• Arbeit und Lieferung für Setup/Abneigung

Verkäufer

Wenn die Dinge gut aussehen, entstehen Kosten für:

• Akzentbeleuchtung
• Blumen und Mittelstücke
• Luftballons

Unterhaltung

Vergessen Sie nicht die Gebühren mit:

• Musiker oder DJ
• Sprechergebühren
• Vertragsfahrer (Lebensmittel, Unterkunft, Transport)

Produktionskosten

Die Produktion umfasst alle Mitarbeiter und Ressourcen, die zur Planung und Ausführung der Veranstaltung erforderlich sind. Diese Ausgaben beginnen in dem Moment, in dem die Veranstaltung ausgedacht wird und durch die Papierkram nach dem Ereignis fortgesetzt wird. Kurz gesagt, diese Kategorie repräsentiert die Kosten für die Organisation der Veranstaltung, die Anziehung der Teilnehmer und die Verwaltung der Verwaltungselemente.

Marketing und Registrierung

Diese Kategorie kann die Kosten für:

• Drucken- und Webdesignarbeit
• Anzeige
• Einladungen
• Registrierungsmanagement

Planung und Organisation

Ereignisse erfordern Personen und die Ausgaben umfassen:

• Veranstaltungsplanergebühren
• Teilzeit- und vorübergehende Mitarbeiter
• Bürobedarf
• Kommunikationskosten
• Reisekosten

Verwaltungsaufwendungen

Übersehen Sie nicht die Unterlagen und Kosten für:

• Angestellte Mitarbeiterzuordnungen
• Buchhaltungskosten
• Rechtskosten
• Beratergebühren

Kostenüberschreitungen und Notfonds

Es gibt keine magische Nummer für das, was Sie für ungeplante Ausgaben vorlegen sollten, aber Sie müssen das Unerwartete erwarten. Einige Veranstaltungsplaner schlagen vor, 5 - 10% über die erwarteten Ausgaben zu budgetieren, während andere eine runde Nummer für die Arbeit wählen. Größere Ereignisse sollten natürlich mehr zuweisen.

Der Zweck dieser Übersicht besteht darin, Sie auf die verschiedenen Arten von Ereignisplanungskosten aufmerksam zu machen, die auftreten können. Jede Veranstaltung ist einzigartig, sodass Ihre möglicherweise mehr oder weniger der aufgeführten Elemente enthalten. Wichtig ist zu wissen, woher Ihre Kosten kommen werden. Übersehen von Ausgaben, die mit einem bestimmten Anbieter oder einer bestimmten Kategorie verbunden sind.