9 Erleichterungsfähigkeiten für Manager

Treffen können entweder Möglichkeiten sein, Ideen auszutauschen, Herausforderungen zu erörtern und Aktionspläne zu definieren, oder sie können als unproduktive Zeitverschwender enden. Leider sind Manager häufig die Hauptversuche zur Erfüllungsprozessfunktionsstörung. Sie benötigen Fähigkeiten, um Meetings richtig durchzuführen.

Stärkung der Fähigkeiten zur Erleichterung Ihrer Besprechungserleichterung

Erleichterung bedeutet per Definition: „Um einfacher oder weniger schwierig zu machen; Helfen Sie vorwärts.„Damit ein Manager ein Meeting erleichtert (anstatt es auszuführen), müssen er bereit sein, seine Macht loszulassen und offen für verschiedene Ergebnisse und Ansätze zu sein.

Wo Manager mit Meetings schief gehen

Viele Manager denken, sie wissen, wie sie ein Treffen „führen“ können. Sie setzen die Tagesordnung, machen alle Gespräche und treffen alle Entscheidungen. Dies fühlt sich zwar für Manager einfach und effizient an, aber es ist oft eine Verschwendung von Menschenzeiten und nutzt das kreative Potenzial des Teams nicht.

Tatsächlich hat es den gegenteiligen Effekt, da die Mitarbeiter dazu tendieren, sich zurückzuziehen, und sich an den Manager weitergeben, der verantwortlich sein möchte. 

Warum Manager Mitarbeiter nicht einbeziehen

Es gibt viele Gründe dafür, warum Manager ihre Mitarbeiter nicht mehr in Besprechungen einbeziehen. Während die ersten drei folgenden Elemente Verhaltensweisen von armen Managern sind, können die letzten Erleichterungsfähigkeiten erlernt und mit der Praxis gestärkt werden:

• Angst, loszulassen
• Die falsche Überzeugung, dass sie alle Antworten geben müssen, weil sie verantwortlich sind
• Mangel an Vertrauen in die Fähigkeiten oder Problemlösungsfähigkeiten ihrer Mitarbeiter
• Mangel an Erleichterungsfähigkeiten

Diese Ideen für Manager auf allen Ebenen werden ihre Fähigkeiten zur Erleichterung der Besprechung stärken, um die Erfüllung der Produktivität zu verbessern.

Skills Manager müssen Besprechungen erleichtern

Bei der ordnungsgemäßen Erleichterung des Treffen. Die Teams werden fast immer bessere, kreativere Lösungen entwickeln, als jeder Manager allein könnte. Die Teams unterstützen auch eher die Implementierung der Lösungen, die sie erstellt haben. Sie können diese Fähigkeiten zur Erleichterung der Besprechung in drei verschiedene Kategorien unterteilen:

1. Planung eines Treffens
2. Ein Treffen führen
3. Besprechungsprobleme lösen

So planen Sie ein Treffen

Bevor Sie mit einem Meeting beginnen, benötigen Sie eine Tagesordnung. Laden Sie für ein kollaboratives Meeting die Teilnehmer ein, um Ihnen zu sagen, welche Probleme das Team lösen muss oder welche sich verändert, die das Team verfolgen muss. Stellen Sie sicher, dass die Themen die Gruppenbeteiligung ermöglichen. Die Erleichterung eines Treffens unterscheidet sich von der Präsentation von Informationen bei einem Treffen.

1. Gruppenbeteiligung aktivieren

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit für die Gruppenbeteiligung zulassen und nicht versuchen, in kurzer Zeit zu viele Probleme zu lösen. Zu viel Zeit kann jedoch auch zu einem endlosen Zyklus von „Nun was mit…“ führen, stellen Sie sicher, dass Ihre Agenda die für das Meeting zugewiesene Zeit trifft. Die erforderlichen Fähigkeiten umfassen diese.

• Gruppenerleichterungsfähigkeiten
• Besprechungsplanung
• Probleme lösen
• Entscheidungsfindung
• Agendaentwicklung

2. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Logistik bereitstellen

Wählen Sie Ihren Besprechungsort und Ihre Zeit sorgfältig aus. Wenn Sie versuchen, 15 Personen in einen Konferenzraum mit sechs Stühlen zu stecken, wird das Treffen eine Katastrophe sein. Wenn Menschen unangenehm sind, sich nicht sehen, können nicht hören oder hungrig sind, werden die Treffenergebnisse leiden.

Erfahren Sie, wie Sie Logistik verwenden, um eine große Teilnahme zu fördern und Barrieren zu entfernen. Sie müssen all dies im Voraus planen. Wenn Sie mitten in der Mitte des Treffens mit Sandwiches jemanden senden, wird Ihr Meeting weniger effektiv. Die Logistikplanung beinhaltet diese Fähigkeiten.

• Logistikplanung und Erfahrung
• Entscheidungsfindung
• Nachdenkliche Überlegung der Bedürfnisse anderer

3. Aufnahme des Besprechungsminuten

Der letzte kritische Teil der Planung eines Treffens ist das Besprechungsprotokoll. Wer wird sie nehmen? Wer wird sie verteilen? Wenn Sie keine benannte Verwaltungsperson haben, sollten Sie sie selbst erledigen oder die Verantwortung unter den Teammitgliedern drehen. Wenn Jane die Minuten letzte Woche gemacht hat, ist es Johns Wende in dieser Woche an der Reihe. Wenn Sie ein Whiteboard oder ein Flip -Diagramm verwenden, um Ideen zu sammeln, geben Sie der Person genügend Zeit, um sie richtig zu dokumentieren.

• Notizbeschäftigungsfähigkeiten
• Dokumentationsrelevanz 
• Vielfalt und Inklusion verstehen

Wie man ein Treffen durchführt

Mit Ihrer soliden Agenda, Ihrer guten Lage und angemessenen Erfrischungen sind Sie bereit für Ihr Meeting. Damit Ihr Treffen zu einem großartigen Arbeitssitzung (und nicht nur zu einem Informations -Dump) wird.

Dazu möchten Sie sich auf diese drei Komponenten der Erleichterung konzentrieren.

1. Fragen stellen

Tolle Fragen stimulieren großartige Diskussionen. Der Artikel „70 Awesome Coaching -Fragen mit dem Grow -Modell“ bietet einige herausragende Diskussionsanbieter.

• Stellen Sie Fragen, um zusätzliche Informationen zu erhalten
• Stellen Sie Fragen, um sich über verschiedene Standpunkte zu informieren
• Stellen Sie Fragen, um Bereiche der Vereinbarung und Meinungsverschiedenheiten zu beachten
• Stellen Sie Fragen, um zu bestätigen, dass Sie wirklich genau hören, was Teammitglieder beibringen
• Stellen Sie Fragen, um festzustellen, dass Sie die Bedeutung mit den Teammitgliedern teilen

2. Demonstrieren Sie aktives Zuhören

Aktives Zuhören ermöglicht es Ihnen, wirklich und zutiefst zu wissen, dass Sie und die Person, die Sie anhören, die Sie teilen und zu einem nachdenklichen Verständnis der Positionen des anderen gekommen sind. Wenn Sie paraphrasieren, nach Verständnis suchen und Follow-up-Fragen stellen, fördert dies mehr Teilnahme und hält die Diskussion fließend.

• Nicken und andere geeignete Gesten nicken, um das Verständnis anzuzeigen
• Wiederholen Sie das, was Sie zu der anderen Partei gehört haben, damit Sie wissen, dass Sie eine Bedeutung teilen
• Stellen Sie Fragen, um alles zu klären, was Sie sich nicht sicher sind
• Stellen Sie Follow-up-Fragen, um Ihr Verständnis weiter zu erweitern
• Verwenden Sie Wörter wie „Ah-ha“, „Ja, ich verstehe“ und gleichen Sie das Verständnis an

3. Eine ordnungsgemäße Brainstorming -Sitzung führen

Die meisten Leute denken, sie wissen bereits, wie man Brainstorming ist. Sie jedoch normalerweise nicht. In zu vielen Umgebungen wird die Wirksamkeit des Brainstormings durch schlechtes Prozessmanagement, starken sozialen oder politischen Druck und schlechte Erleichterungsfähigkeiten verringert. Viele Menschen haben die Kraft einer gut geführten Brainstorming-Sitzung nie wirklich erlebt.

• Üben Sie effektive Erleichterungsfähigkeiten
• Verwalten Sie die Einführung von Ideen durch die Teilnehmer
• Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die gleiche Chance haben, zu sprechen
• Verwalten Sie konkurrierende Gespräche und Menschen, die übereinander sprechen
• Entwickeln Sie einen effektiven Weg, um die Brainstorming -Entscheidungen auf eine überschaubare Zahl einzugrenzen
• Lösen Sie alle Konflikte, die entstehen

Wie man Probleme in einem Meeting lösen

Die zweite Art des Treffens erfordert unterschiedliche Fähigkeiten zur Erleichterung der Besprechungserleichterung. Sie müssten sich nicht treffen, wenn sich alle bereits auf die Lösung einverstanden hätten. Sie kommen zusammen, um Informationen auszutauschen und Antworten zu entwickeln. Dies bedeutet, dass Sie Menschen zusammenbringen müssen. Hier sind die Fähigkeiten, die Sie brauchen, die Sie benötigen.

1. Konsens-Building-Fähigkeiten

Konsens bedeutet nicht, dass jeder einer Entscheidung zustimmen muss. Dies bedeutet, dass jeder die Gelegenheit hatte, seine Perspektiven (möglicherweise durch Brainstorming) zu teilen und Ideen vorzuschlagen. Anschließend ist der Schlüssel zum Konsens darin, dass alle Teammitglieder sich einig sind, die Richtung zu unterstützen.

• Die ordnungsgemäße Erleichterung der Besprechung führt die Gruppe vom idealen Austausch bis zur Entwicklung einer wirksamen Entscheidung.
• Das Erreichen des Konsens braucht mehr Zeit, erhält jedoch normalerweise ein stärkeres Buy-In von der Gruppe im Allgemeinen. Denken Sie jedoch daran, dass Konsens nicht das ultimative Ziel ist.
• Eine effektive Entscheidung für das vorliegende Problem ist das wichtigste Problem.

Konsensentscheidungsressource

Weitere Informationen zur Führung eines Teams durch einen Konsensentscheidungsprozess finden Sie in "Sechs-Step-Konsensentscheidungsrahmen", um ein Team durch einen Konsensentscheidungsprozess zu führen.

2. Fähigkeiten zur Konfliktlösung

Immer wenn es einen Raum für Menschen gibt, die an der Lösung eines Problems beteiligt sind, ist der Konflikt unvermeidlich. Tatsächlich wird Konflikte um die Aufgabe oder das Problem von Teamforschern als Teil des Prozesses für eine effektive Entscheidungsfindung angesehen. Ein Manager muss lernen, wie man die Kraft des Konflikts positiv nutzt.

• Verwalten Sie die Diskussion, um alle Standpunkte anzuhören
• Leiten Sie die Diskussion, um Bereiche der Vereinbarung und Meinungsverschiedenheiten zu identifizieren
• Verwenden Sie Erleichterungsfähigkeiten, damit sich bestimmte Teilnehmer gehört haben

3. Nonverbale Kommunikationsfähigkeiten

Während die Forscher über die genauen Prozentsätze argumentieren, würden die meisten zustimmen, dass mehr als 50% der Kommunikation nonverbal sind.

• Ein Manager muss in der Lage sein, den Ton und die Körpersprache der Gruppe zu lesen, um seinen Engagement, seine Offenheit und sein Engagement zu bewerten.
• Ihr Verständnis der nonverbalen Kommunikation kann helfen, wenn eine echte Vereinbarung gegenüber der gesprochenen Vereinbarung besteht, nur um das Treffen zu beenden.
• Seien Sie sich der Körpersprache bewusst, um die totale Kommunikationsstimme eines Einzelnen oder eines Teams zu erleben.

Das Endergebnis

Zeit ist ein kostbares Kapital im Leben und bei der Arbeit. Bemühen Sie sich, Meetings für optimale Effizienz und Effektivität zu verwalten. Das Lernen, Üben und Anwenden der oben identifizierten neun Erleichterungsfähigkeiten ist ein guter Ausgangspunkt.