7 Tipps zum E -Mail -Management, um die Produktivität schnell zu steigern

Eine der häufigsten Herausforderungen für Kleinunternehmer besteht darin, die Notwendigkeit in Einklang zu bringen, viel zu erreichen, was nie genügend Zeit erscheint. Wir sind ein häufig überplanter Haufen, und die meisten von uns könnten von einer zusätzlichen Zeit oder zumindest produktiveren Gebrauch der Zeit, die wir haben.

Wenn es um Zeitmanagement geht, ist es oft eine Herausforderung, herauszufinden, wie die Zeit produktiver nutzt. Ein guter Startplatz ist das E -Mail -Management. Dies ist ein Bereich, in dem die Liste der Zeitkiller für viele Kleinunternehmer an der Spitze steht.

Da eine E -Mail eine fortlaufende Kommunikationsform ist und wir keine vollständige Kontrolle über den eingehenden Fluss haben, müssen wir daran arbeiten, unsere Produktivität in der Art und Weise zu verbessern, wie wir uns erhalten, organisieren, beantworten und sogar über E -Mails denken. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.

1. Schalten Sie E -Mail -Benachrichtigungen aus

E -Mail kommt zu jeder Tages- und Nachtzeit ein. Daher ist es wichtig, dass Sie steuern, wie der Fluss eingehender Nachrichten in Ihren Tag passt. Schalten Sie neue Nachrichtenbenachrichtigungen sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem Smartphone aus, um ständige Ablenkungen und Störungen Ihres Zeitplans zu verhindern, und prüfen Sie, ob es für Sie bequem ist.

2. Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Posteingang verwenden

Es gibt viele verschiedene Philosophien, wenn es um die Verwaltung Ihres E -Mail -Posteingangs geht. Sie können Ihren Posteingang als Catchall verwenden, ihn nur auf Nachrichten mit hoher Priorität beschränken oder ihn zu einer Arbeitsaufgabenliste machen. Der Schlüssel ist, einen Zweck für Ihren Posteingang auszuwählen und dabei zu bleiben.

3. Erstellen Sie E -Mail -Whitelisten und Blacklisten

Die meisten E -Mail -Clients und E -Mail -Anbieter ermöglichen es Benutzern, Listen sicherer Adressen zu erstellen, um sicherzustellen. Nehmen Sie sich Zeit, um diese Listen häufig zu aktualisieren, um Ihre eingehende E -Mail sauber zu halten.

4. Legen Sie einen Timer- und Batch -Prozess ein

Einige Kleinunternehmer profitieren von Zeit in ihrer Zeit nur für E -Mails. Wenn dies für Sie funktioniert, legen Sie tagsüber eine bestimmte Zeit beiseite, um auf Nachrichten zu antworten, Aktionselemente in Ihre Aufgabenliste zu verschieben, Müll zu löschen und eine AT-A-Glance-Vorstellung davon zu erhalten, was Ihre Aufmerksamkeit als nächstes benötigt.

5. Verwenden Sie Regeln, um den Prozess zu automatisieren

Um den E -Mail -Management -Prozess noch weiter zu optimieren, verwenden Sie Regeln in Ihrem E -Mail. Es dauert zwar einige Zeit, um Regeln zu erstellen, die die Art und Weise unterstützen, wie Sie E -Mails verwenden. Sobald Sie sie erstellt haben, können Sie einen bedeutenden Teil Ihrer E -Mail -Bearbeitungszeit verkürzen.

6. Holen Sie sich einen Vorsprung in Ihrem Smartphone

Viele Kleinunternehmer haben Smartphones, damit sie in Kontakt bleiben und zusätzlich zur Arbeit sind, selbst wenn sie nicht im Büro sind. Wenn Sie häufig E -Mails auf Ihrem mobilen Gerät überprüfen, können Sie viel Zeit sparen, indem Sie Nachrichten lesen und anfangen, Nachrichten zu verarbeiten, während Sie mobil sind. Auch wenn Sie es sich nur zur Gewohnheit machen, Müll und Nachrichten zu löschen, die Sie nicht speichern müssen, können Sie von einem optimierten Posteingang profitieren, wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren.

7. Wenn Sie es nicht lesen, werden abbestellen

E -Mail -Newsletter und andere E -Mail -Marketing -Nachrichten können eine großartige Möglichkeit sein, mit Kunden, Kollegen, Partnern und anderen Unternehmen in Verbindung zu bleiben, an denen Sie interessiert sind, aber diese Nachrichten können sich schnell stapeln. Wenn Sie in mehreren Problemen kein bestimmtes wiederkehrende Mailing gelesen haben, stoppen Sie Ihr Abonnement. Begrenzung von E -Mail -Newslettern und anderen automatisierten Nachrichten auf nur diejenigen, die Sie regelmäßig lesen, kann eine einfache Möglichkeit sein, die Masse in Ihrem Posteingang zu reduzieren.

Sobald Sie Ihre E -Mail übertroffen haben, sollten Sie zusätzliche digitale Tools ausprobieren, um noch effizienter zu werden.