5 Schlüsselelemente eines erfolgreichen Projekts

Regierungsorganisationen führen Projekte durch, in denen sich ein Aspekt der Arbeit der Menschen ändern muss. Laut dem Project Management Institute ist ein Projekt „eine temporäre Gruppenaktivität, die ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis erzeugt.„Wenn ein Projekt die Art und Weise verändert, wie ein Unternehmen Geschäfte macht, werden die Endprodukte des Projekts in die tägliche Arbeit einbezogen und verbessern daher die Arbeit der Organisation auf ewiger.

Es mag einfach klingen, aber es ist nicht. Veränderung ist schwierig, und Projekte können sehr leicht von den Schienen laufen. Jeder Tag bringt Herausforderungen mit sich, die den Fortschritt eines Projekts und den späteren Erfolg bedrohen.  Um diese Gefahr zu bekämpfen, benötigen Projekte bestimmte wichtige Elemente. Mit den folgenden Artikeln hat ein Projekt eine hohe Erfolgschance.

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Ein engagierter Projektsponsor

Der Projektsponsor ist die hochrangige Person in der Organisation, die das Projekt besitzt. Ein engagierter Projektsponsor erwartet, dass das Projekt erfolgreich ist und alles tut, was er oder sie tun kann, um sicherzustellen, dass der Erfolg zum Tragen kommt.

Ein Projektsponsor hat vier Hauptaufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt. Erstens verjagt der Sponsor das Projekt. Er oder sie jubelt das Projektteam öffentlich und privat an. Zweitens unterstützt der Sponsor den Projektmanager. Wenn ein Projektmanager Hindernisse entfernt benötigt, fordert er den Sponsor um Hilfe auf. Drittens richtet der Sponsor die Ressourcen aus, indem sie diese direkt zur Verfügung stellen oder mit anderen hochrangigen Personen zusammenarbeiten, um Ressourcen zu erhalten. Wenn der Sponsor ein starker Champion für ein Projekt ist, tragen die Kollegen des Sponsors eher zu erheblichen Ressourcen bei. Viertens erleichtert der Sponsor die Entscheidungsfindung. Wenn das Projektteam zusammenfasst, kann der Sponsor die Entscheidung vermitteln oder die Entscheidung treffen.

Der Sponsor bleibt durch ständige Kommunikation mit dem Projektmanager informiert. Die beiden arbeiten zusammen, um festzustellen, wann der Sponsor einsteigen und die Verantwortung des Sponsors zur Unterstützung des Projektmanagers stärker ausüben muss. Zum Beispiel könnte ein Projektmanager Probleme haben, Informationen aus der Finanzabteilung der Organisation zu erhalten. Der Projektsponsor kann sich an den Chief Financial Officer über die Situation wenden und die Aufgabe, die Informationen zu erhalten.

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Klare Ziele und Umfang

Bevor die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen oder sogar geplant ist, muss der Projektsponsor die Ziele und den Umfang des Projekts artikulieren. Die Ziele sind die großen Dinge, die das Projekt erreichen soll. Nehmen Sie beispielsweise ein Projekt zur Verbesserung des Softwares an. Eine Personalabteilung verwendet eine bekannte anpassbare Geschäftssoftware, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten. Die Organisation möchte ein Modul für das Lernmanagement hinzufügen. Ziel des Projekts ist es, die Lernmanagementsoftware an die Geschäftsanforderungen des Unternehmens anzupassen und sie in das vorhandene Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren.

Das Zielfernrohr definiert die Parameter des Projekts. Fortsetzung des Softwareprojektbeispiels; Der Umfang dieses Projekts beschränkt sich darauf, das Lernmanagementsystem aufzunehmen und es in das Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren. Oft ist es hilfreich, Dinge zu identifizieren, die aus dem Zielfernrohr herauskommen, um zu verstehen, was sich im Bereich befindet. Für dieses Projekt ist das Hinzufügen anderer Module nicht mehr umfangreich. Die Buchhaltungsabteilung kann nicht zum Projektmanager gelangen und um Abrechnungen, Forderungen oder Konten zu zahlenden Modulen bitten.

Das Hinzufügen eines Moduls Sobald das Projekt definiert wurde. Gute Projektsponsoren und Projektmanager bewachen sich gegen Scope Creep und zögern sehr davon. Das Erhöhen des Umfangs eines Projekts erhöht den Bedarf des Projekts nach Ressourcen wie Zeit und Geld. Darüber hinaus ist die Arbeit an dem zusätzlichen Umfang die Qualität der Arbeitsprodukte in Gefahr.

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Ein guter Projektmanager

Ein Projektmanager plant und organisiert Ressourcen, um ein Projekt durchzuführen. Diese Person ist die Verbindung zwischen dem Projektsponsor, der die Vision festlegt, und dem Projektteam, das sie erreicht. Entsprechend und auf zeitnahe Weise bringt der Projektmanager die Stakeholder dazu bei.

Projektmanager haben normalerweise die folgenden Merkmale, die ihnen helfen, das Projekt mitzunehmen:

• Projektmanager sind Planer. Sie denken über die Abfolge der Arbeit nach und wissen, was passieren muss, nachdem das Team die jeweilige Aufgabe erledigt hat. Sie machen gute Pläne, wissen aber auch, wann sie flexibel sind und von einem Plan abgeleitet werden sollen.
• Projektmanager sind vertrauenswürdig. In Abhängigkeit von der Arbeit anderer brauchen Projektmanager Menschen, um ihrer guten Absicht und Kompetenz zu vertrauen. Vertrauen ist besonders wichtig in der Beziehung zwischen dem Projektmanager und dem Projektsponsor.
• Projektmanager sind in der Regel extrovertiert, weil die überwiegende Mehrheit ihrer Arbeit die Kommunikation beinhaltet.

Sie machen die Menschen für ihre Verpflichtungen zur Rechenschaft. Hier ist ein Beispiel. Der Supervisor eines Projektteammitglieds teilte dem Projektmanager mit, dass das Teammitglied vier Stunden pro Woche dem Projekt widmen könne. Dieses Teammitglied hat zwei wöchentliche Sitzungen in Folge verpasst und bei seinen zugewiesenen Aufgaben in der Arbeitsaufschlusstruktur keine Fortschritte gemacht. Nach dem ersten verpassten Treffen traf sich der Projektmanager mit dem Teammitglied, um die Abwesenheit zu besprechen, und verpasste Termine. Das Teammitglied sagte, er habe dringlichere Prioritäten. Der Projektmanager vermutete, dass dies nicht der Fall sei. Der Vorgesetzte teilte dem Projektmanager mit, dass sie sicherstellen würde, dass sich das Verhalten des Teammitglieds umdrehen würde.

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Engagierte Stakeholder

Stakeholder an einem Projekt sind Personen, die ein begründetes Interesse am Erfolg des Projekts haben, aber keine Mitglieder des Projektteams sind. Sie denken nicht täglich an das Projekt nach, wie es die Mitglieder des Projektmanagers oder des Projektteams tun, aber sie möchten in der Schleife über kritische Entscheidungen und allgemeine Fortschritte in Richtung der Projektziele sein.

Die Stakeholder haben ihre Motivationen, sich über Projektaktivitäten auf dem Laufenden zu halten, aber es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, sie auf eine Weise in die Faltung zu bringen, die auf die Ziele des Projekts hinweg richtet. In vielen Fällen beinhaltet dies ein empfindliches Gleichgewicht zwischen zu viel Eingabe und zu wenig Eingabe. Stakeholder können nicht jede Entscheidung abdocken. Das würde das Projekt niederlegen und jede Entscheidung zum Kampf machen. Umgekehrt können die Stakeholder nicht ausgeschlossen werden, da ein wesentlicher Aspekt fast jedes Projekts die Stakeholder erfüllt.

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Engagierte Projektteam -Mitglieder

Die Mitglieder des Projektteams erledigen die Arbeit des Projekts. Oft werden die Mitglieder des Projektteams einem Projekt über ihren regulären Aufgaben zugeordnet, was bedeutet. Projektmanager können den Teammitgliedern helfen, mit ihren Vorgesetzten in diesem Thema zu verhandeln, aber der Projektmanager hat keine Kontrolle über die Verantwortlichkeiten -Projektteam -Mitglieder haben außerhalb des Projekts.

Das Engagement der Teammitglieder für das Projekt ist sehr wertvoll. Ohne Engagement sind Termine ausrutschen und Arbeitsprodukte sind nicht von guter Qualität. Engagierte Teammitglieder sind motiviert, die Ziele des Projekts pünktlich, innerhalb des Budgets und den Qualitätserwartungen zu erreichen.