3 bewährte Möglichkeiten, um Ihr kleines Unternehmen in diesem Jahr zu organisieren

Wenn Sie Ihr Unternehmen organisieren, ist es viel mehr als nur häutige Papierstapel und die Staub der Unordnung, die Sie auf Ihrem Schreibtisch haben. Die Organisation beinhaltet das Erstellen von Systemen und Verfahren für alle verschiedenen Teile Ihres Unternehmens, was das Potenzial hat, produktiver und profitabler zu werden.

Die folgenden Ideen enthalten einige der besten Möglichkeiten, wie Sie in Ihrem kleinen Unternehmen mehr organisiert werden können. Versuchen Sie nur einen für langsame und anhaltende Verbesserungen oder erstellen.

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Übernehmen Sie die Kontrolle über Papiere und Dokumente

Papier ist die größte Unordnung in vielen Büros. Wenn Sie kein Anmeldesystem oder ein digitales Archivierungssystem vorhanden haben, ist jetzt die Zeit, um eines zu bauen. Schauen Sie sich zunächst die Papiere an, die Sie herumliegen haben. Machen Sie einen Stapel und einen Ablagerungsstapel und zerkleinern oder recyceln Sie alle Papiere, Zeitschriften, Newsletter, Karten, Notizen usw., Das schaffte es zum zweiten Stapel. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, überprüfen Sie, welche Arten von Dokumenten Sie aufbewahren sollten. Der Rest ist ein faires Spiel für den Shredder.

Wenn Sie Ihre Papiere deaktivieren lassen, sollten Sie ein Dokumentverwaltungssystem erstellen, mit dem Sie Ihren Papierprozess erstellen oder feinstimmen und es organisieren können.

Wenn Sie entscheiden, dass es Zeit ist, sich in Richtung eines papierlosen Büros zu bewegen, können Sie zunächst Ihre Belege einstellen und digitalisieren, Online -Rechnungs- und Zahlungsdienste wie Freshbooks verwenden, zu einem digitalen Signaturprogramm wie DocuSign wechseln und die Cloud für Datensicherung und Verwendung der Cloud verwenden und die Datensicherung und die Datensicherung verwenden und verwenden Archivierung. Wenn Sie im Laufe des Jahres bei Veranstaltungen Visitenkarten sammeln, kann es auch eine gute Idee sein, in einen Visitenkartenscanner zu investieren, damit Sie Kontaktinformationen sofort digitalisieren und die Papierkarten abgeben können.

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Verwenden Sie die richtigen Produktivitätstools

Wir alle haben unsere Lieblings -Apps und -Tools, die wir jeden Tag verwenden, obwohl einige wahrscheinlich nützlicher sind als andere. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass die Apps und Tools, die Sie in Ihrem kleinen Unternehmen verwenden. Dies ist auch eine gute Zeit zu überlegen, ob neue Tools die Organisation Ihres Unternehmens verbessern können.

Im Folgenden finden Sie einige der obersten Bereiche, in denen viele Kleinunternehmer Produktivitätstools nützlich finden. Diese sollten Ihnen einen soliden Ausgangspunkt für die Optimierung Ihrer Produktivitätstools in diesem Jahr geben:

• Kontaktmanagement: Von der Verfolgung Ihrer Kunden bis zum Erinnern an Personen, die Sie während der Networking treffen, benötigt jeder Kleinunternehmer ein System zum Verwalten von Kontaktinformationen. Sie können sich für ein umfassendes CRM-System (Customer Relationship Management) wie Salesforce entscheiden oder für ein kleineres Management Ihre vorhandene Kontakt-App so einrichten, dass Sie für Ihr Unternehmen arbeiten können.
• Besprechungen und Kommunikation: Unabhängig davon. Sie können einen Service nutzen, um Ihre Meetings mehr organisierte, bevor und danach organisierte.
• Buchhaltung und Buchhaltung: Organisieren und optimieren Sie die Art und Weise, wie Sie in Rechnung stellen, Zahlungen nehmen und den Cashflow mit Tools wie QuickBooks Online, Xero und Wave verwalten.
• Reise- und Kostenverfolgung: Sie können Apps wie Expedia und TripAdvisor verwenden, um die Planungsreisen zu vereinfachen. Sobald Sie unterwegs sind, können Apps wie Expensify die Ausgaben verfolgen, damit die Berichterstattung bei Ihrer Heimat viel einfacher zu organisieren ist.
• Social-Media-Management: Wir alle wissen, wie viel Zeit in den sozialen Medien verschwendet werden kann, wenn Sie sich nicht auf systematische und organisierte Weise nähern. Aus diesem Grund können Werkzeuge wie Hootsuite und Puffer für Kleinunternehmensbesitzer von unschätzbarem Wert sein.
• E -Mail -Management: Wenn Sie Google Mail in Ihrem kleinen Unternehmen verwenden, haben Sie Zugriff auf einige Google -Erweiterungen, mit denen Ihr Posteingang schnell organisiert werden kann. Wenn Sie eine andere E -Mail -App verwenden, probieren Sie SANEBOX zur automatischen Filterung, Erinnerungen und mehr aus.
• Projektmanagement: Eine gute Projektverwaltungs -App hilft Ihnen, Aufgaben zu verfolgen, Dateien zu teilen und mit Teamkollegen an einem Ort zusammenzuarbeiten. Sie kann eines der besten Tools sein, um Ihre Arbeit zu organisieren. Probieren Sie Basecamp oder Asana für eine All-in-One-Projektmanagementlösung.

Die Produktivität ist ein sehr persönlicher Prozess, und die Apps, die Sie benötigen. Nehmen Sie sich Zeit, um zu untersuchen, welche Bedürfnisse Ihre Anforderungen sind, bevor Sie ein neues Tool in Ihren Prozess einbeziehen. Sie brauchen möglicherweise nicht so viele, wie Sie denken.

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Lassen Sie Ihren Computer organisieren

Dies ist ein großer für jeden Kleinunternehmer, der den Großteil ihrer Arbeit am Computer erledigt. Sie wissen wahrscheinlich, dass es nicht lange dauert, bis Ihr Desktop mit Symbolen überfüllt ist, Ihr Download -Ordner so voller seltsam benannter Dokumente ist, dass es unmöglich ist, etwas zu finden, oder Ihren E -Mail -Posteingang, um so außer Kontrolle zu geraten, dass Sie anfangen, dass Sie anfangen, dass Sie anfangen, dass Sie anfangen, dass Sie anfangen, dass Sie anfangen, dass Sie anfangen können zu denken, es könnte wirklich explodieren. Dies ist nicht nur für Ihre Produktivität schrecklich, sondern kann auch die Leistung Ihres Computers erheblich verlangsamen.

Hier sind einige Dinge, die Sie jetzt tun können, um Ihren Computer zu organisieren und wieder in funktionierender Form zu erstellen:

• Reinigen Sie Ihren Desktop: Es gibt einige Möglichkeiten, Ihren Desktop einzurichten, und alles hängt von Ihrem Arbeitsstil und Ihrer Verwendung Ihres Computers ab. Sie können alles von Ihrem Desktop von Ihrem Desktop loswerden (denken Sie daran, dass die App-Symbole auf Ihrem Desktop nur Verknüpfungen sind-alle Ihre tatsächlichen Apps, die normalerweise in Ihrem Anwendungsordner leben. Oder Sie können Ihren am häufigsten verwendeten Apps und Dateien ein paar Verknüpfungen hinzufügen.
• Richten Sie ein digitales Einreichungssystem ein: Um alles zu navigieren, müssen Sie ein Aktensystem erstellen, das für Sie vollkommen sinnvoll ist. Auf diese Weise können Sie schnell die Dokumente finden, die Sie benötigen, wenn Sie sie geboren haben.
• Software aktualisieren: Wenn Ihr Computer so eingestellt ist, dass Sie automatisch Anwendungs- und Betriebssystemaktualisierungen installieren, sind Sie festgelegt. Wenn es sich um einen manuellen Vorgang für Sie handelt, sollten Sie mindestens zwei Monate nach Updates suchen, da viele Sicherheitspatches enthalten. Überprüfen Sie dann einmal im Jahr die aktuellen Versionen der Software, die Sie verwenden, und entscheiden Sie, ob es Zeit zum Upgrade ist.
• Scannen Sie Viren und Leistungsprobleme: Unabhängig davon, welche Art von Computer Sie haben, können alle Viren oder Malware erhalten (ja, sogar Macs!). Wenn Sie über einen Windows-basierten Computer verfügen, ist es intelligent, regelmäßig Wartung durchzuführen, um ihn frei zu halten und reibungslos zu laufen.
• Überprüfen Sie die Integrität Ihrer Datensicherung: Sie unterstützen Ihre Daten, richtig? Wenn nicht, überspringen Sie vorerst alles andere und machen Sie dies zuerst. Sie können entweder einen Cloud-basierten Daten-Backup-Service wie Carbonite, Backblaze oder CrashPlan verwenden oder eine externe Festplatte verwenden, die Sie an Ihren Computer anschließen. Konfigurieren Sie mit beiden Optionen den Dienst oder fahren Sie mit kontinuierlichen automatischen Sicherungen durch, damit Sie nichts manuell tun müssen. Gehen Sie dann, ein- oder zweimal im Jahr, in Ihren Backup -Service oder fahren Sie und stecken Sie herum, um sicherzustellen.
• Streiten Sie Ihren Posteingang: Viele Kleinunternehmer haben eine Hassliebe zu ihrem E-Mail-Posteingang. Sie lieben es, weil es ein sehr produktives und effizientes Kommunikationsinstrument ist, aber sie hassen es, weil es schnell außer Kontrolle geraten und unnötigen Stress verursachen kann. Es gibt Dinge, die Sie tun können, um Ihren Posteingang in der Linie zu halten, z. B. die Verwendung von Automatisierung, die Stromlinien für das, was Sie täglich erhalten.

Die oben genannten Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr kleines Unternehmen sofort zu organisieren. Aber vergessen Sie nicht, wie schnell die Dinge außer Kontrolle geraten können. Kombinieren Sie diese Aktivitäten mit einer Lösung, um eine schnelle und einfache Überprüfung Ihrer Papiere, Produktivitätstools und Computerstatus ein paar Mal im Monat durchzuführen, damit Sie organisiert bleiben können und verhindern können, dass die Dinge überwältigendes Maß an Desorganisation erreichen.