3 Event -Planer für Event -Operations -Fehler können es vermeiden können

Über Pure Experience hinaus ist der beste Weg für einen Veranstaltungsplaner, ein noch besserer Veranstaltungsplaner zu werden, darin, eine andere Funktion als Gast zu besuchen. Die meisten Veranstaltungsplaner verbringen die Dauer eines Ereignisses damit, die hinteren Kulissen zu koordinieren, aber ein Ereignis mit den Augen eines Gastes zu erleben, kann gut geöffnet sein.

Als Gast und nicht als Veranstaltungsplaner gibt es Ihnen die Möglichkeit, ein Event -Operations -Mitarbeiter in Aktion zu beobachten, eine Perspektive, aus der es oft einfacher ist, zu bemerken, was gut funktioniert - und was nicht. Hier sind drei Fehler, die Sie bei schlecht verwalteten Veranstaltungen wahrscheinlich sehen werden, zusammen mit Tipps, um solche Fehler bei Ihren Veranstaltungen zu vermeiden.

Missmanagierte Registrierungstabelle

Wenn die Gäste zu einem Registrierungstisch gehen, sollten die Event -Mitarbeiter einladend und bereit sein, Gästen zu helfen - egal in welcher Situation. 

Es ist nicht serviceorientiert oder sogar höflich anzunehmen, dass jemand, der zum Registrierungstisch geht, nicht zur Veranstaltung gehört. Dies kann jedoch genau passieren, wenn das Personal nicht ordnungsgemäß vorbereitet oder informiert ist. Erinnern Sie die Event -Mitarbeiter daran, dass eine Registrierungstabelle das Bild des Hosts und der Organisation hinter der Veranstaltung darstellt. Die Mitarbeiter sollten alle Gäste am Registrierungstisch begrüßen und fragen, ob sie sich für die Veranstaltung mit der Veranstaltung oder des Namens des Hosts anmelden, um sich anzumelden. Wenn ein Fehler gemacht wurde, werden sich die meisten Gäste selbst korrigieren und sich selbst entschuldigen. Wenn nicht, sollten den Mitarbeitern Anweisungen erhalten, wie man sich der Situation am besten nähert. Freundlichkeit trägt einen langen Weg in den Veranstaltungsoperationen ab.

Unordentliches Event -Setup

In den meisten Orten reinigt Housekeeping einen Veranstaltungsraum und das Bankettbetriebsmitarbeiter, dann schließen Sie das Setup ab. Wenn Bankettbetrieb ein Glas fallen und die Scherben nicht aufräumen, bleiben die Scherben auf dem Boden - es sei denn. 

Scherben Glasscherben und andere Trümmer hinterlassen nicht nur ein schreckliches Bild, sondern können auch ein Sicherheitsrisiko schaffen. Daher werden die besten Event -Planer immer 1 bis 2 Stunden vor der Startzeit ankommen, um das Setup zu beobachten und eine Reihe von Walkthroughs des Gebiets durchzuführen und nach Glas und anderen Artikeln 30 Minuten und wieder 15 Minuten vor der Veranstaltung zu suchen. Sollte alles fehl am Platz sein, kann der Veranstaltungsplaner es auf die Aufmerksamkeit des Bankettpersonals bringen.

Unbereinigt aufräumen

Bei jeder Veranstaltung wird es zwei Zeitpläne geben: die Tagesordnung der Organisatoren und den Arbeitsplan des Veranstaltungsbetriebsmitarbeiter. Es liegt in der Verantwortung des Eventplaners, sicherzustellen, dass beide angemessen in Synchronisation sind.

Die Präsentation oder Keynote des Programms erfolgt normalerweise direkt nach einer Art Ankunftsempfang, die Registrierungstische, Lebensmittel und Getränke umfasst. Das Timing der Aufräum- und Abnutzungsaktivitäten muss daher sorgfältig geplant werden, um die Programmagenda nicht zu stören oder zu unterbrechen. Wenn sauber und abgerissen wird, wird mit dem Event Operations -Personal im Voraus nicht besprochen, ein Veranstaltungsplaner kann feststellen.

Das Endergebnis

Während gut geführte Veranstaltungsorte mit fleißigen Event-Operations-Managern und Mitarbeitern den Job eines Veranstaltungsplaners erleichtern sollten, ist eine so perfekte Event-Ausführung nicht immer der Fall. Tolle Veranstaltungsplaner machen jedes Detail einer Event -Ausführung zu ihrem Geschäft. Sie nehmen sich die Zeit, um alle Aspekte des Setups, des Veranstaltungsdienstes und des Bankettmanagers vor der Veranstaltung selbst zu diskutieren und die Ereignisvorgänge vor, während und danach zu überwachen, um das bestmögliche Ereignis für den Kunden zu gewährleisten.