10 Tipps zur Dateiverwaltung, um Ihre elektronischen Dateien organisiert zu halten

Wenn Sie Ihre elektronischen Dokumente organisieren.

Neben dem Speichern von Dokumenten lokal auf Desktops, Laptops oder mobilen Geräten verwenden immer mehr Unternehmen die Cloud für grundlegende Geschäftsanwendungen und Dateispeicher.

Das Speicherproblem wird weiter erschweren, wenn viele Unternehmen Dokumente zwischen den Mitarbeitern teilen müssen. Innerhalb eines Büros wird dies in der Regel durch Verwendung eines Dateiservers oder eines Netzwerkspeichergeräts (NAS) erreicht.

Wenn freigegebener mobiler Zugriff erforderlich ist, können Dokumente in der Cloud gespeichert und freigegeben werden, indem Zugriffsberechtigungen zugewiesen werden.

Das Ergebnis all dies kann ein Albtraum für Dateimanagement sein, in dem einige Dokumente einer Person in der Cloud und einige lokal und sogar einzelne Dokumente nur an dem einen oder anderen Ort gespeichert sind.

Die Organisation ist der Schlüssel zum elektronischen Dateimanagement

Wo immer die Dokumente gespeichert sind, ist es wichtig, sie organisiert und auf dem neuesten Stand zu halten. Das Ziel des elektronischen Dateimanagements ist es, sicherzustellen, dass Sie finden, wonach Sie suchen, auch wenn Sie es Jahre nach seiner Erstellung suchen.

Die meisten Geschäftsleute waren zu der einen oder anderen Zeit in der peinlichen Position, einen Kundenanruf zu haben und nicht in der Lage zu sein, die relevante Rechnung oder andere wichtige Kundendokumente schnell zu finden. Ebenso ärgerlich ist es, im Jahresende zu versuchen, Dokumente zu finden, die den Buchhalter für den Buchhalter oder noch schlimmer den Steuermann beziehen.

Die ordnungsgemäße Organisation digitaler Dokumente ist in einer gemeinsamen Umgebung besonders wichtig - wenn einer Ihrer Mitarbeiter nicht vorhanden ist (vorübergehend oder dauerhaft!) Sie sollten in der Lage sein, alle von dieser Person erstellten oder verwalteten Dokumente zu finden.

Der potenzielle Verlust von Datenproblemen mit verärgerten, abgänglichen Mitarbeitern ist ein weiterer Grund, um Ihre Geschäftsdaten zu schützen.

Diese Tipps zur Dateiverwaltung helfen Ihnen, Ihre Dateien zugänglich zu halten:

1. Verwenden Sie die Standardinstallationsordner für Programmdateien

Verwenden Sie die Standarddateiorte bei der Installation von Anwendungsprogrammen. Unter Windows befinden sich die Dateien für die Anwendungsprogramme unter dem Verzeichnis (Laufwerksbrief :)-> Programmdateien. Die Installation von Anwendungen an anderer Stelle ist verwirrend und unnötig. 

2. Ein Ort für alle Dokumente

Platzieren Sie alle Dokumente in einen einzelnen "Root" -Fordner. Für einen einzelnen Benutzer in einer Windows -Umgebung ist der Standardstandort der Ordner my documents.

Versuchen Sie in einer Dateifreigabeumgebung, dasselbe zu tun. Erstellen Sie einen einzelnen Root -Ordner (z. Wenn Sie einen einzigen Ort für alle elektronischen Dokumente haben, erleichtert es, Dinge zu finden und Backups und Archive auszuführen.

 3. Erstellen Sie Ordner in einer logischen Hierarchie

Dies sind die Schubladen des Aktenschranks Ihres Computers sozusagen. Verwenden Sie eine einfache Sprache, um Ihre Ordner zu benennen. Sie möchten diese Liste der Ordner in Zukunft nicht ansehen und sich fragen, was „TFK“ oder was auch immer eine andere interessante Abkürzung erfunden hat, die Sie erfunden haben.

4. Nestordner innerhalb der Ordner

Erstellen Sie andere Ordner in diesen Hauptordnern, wenn es nötig ist. Beispielsweise könnte ein Ordner namens "Rechnungen" Ordner mit dem Namen "2018", "2017" und "2016" enthalten. Ein Ordner, der nach einem Kunden benannt ist, kann die Ordner "Kundendaten" und "Korrespondenz" enthalten. Ziel ist es, jede Datei in einem Ordner zu haben, anstatt eine Reihe von Orphan -Dateien aufzulisten.

Erstellen Sie keine komplexen, tief bewegten Ordnerstrukturen. Verwenden Sie stattdessen deskriptiven Dateinamen, wo immer möglich.

5. Befolgen Sie die Datei -Namenskonventionen

Einige Betriebssysteme (z. B. UNIX) erlauben keine Leerzeichen in Datei- oder Ordnernamen. Vermeiden Sie dies, wenn Ihre Computerumgebung gemischt ist.Verwenden Sie stattdessen die Unterstriche als Trennzeichen (e.G. Doe_john_proposal.Dokument.) Andere Zeichen wie / ? \: * | " ^ ^ sind auch in Datei- oder Ordnernamen unter Windows verboten.

Verwenden Sie beschreibende Dateinamen für einfache Identifizierung und Abrufen, gehen jedoch nicht über Bord - Datei-/Pfadnamen haben Längengrenzen, die zwischen Betriebssystemen variieren.

Unter Windows die maximale vollständige Pfadlänge für eine Datei (e.G. Der Laufwerksbuchstaben + Ordnernamen + Dateiname) beträgt 260 Zeichen.Verwenden Sie nach Möglichkeit gemeinsame Abkürzungen wie Januar oder Corp für Corporation.

6. Sei genau

Geben Sie elektronische Dateien logisch, spezifische Namen an und geben Sie nach Möglichkeit Daten in Dateinamen ein. Das Ziel bei der Benennung von Dateien ist es, zu sagen, worum es in der Datei geht, ohne sie öffnen und aussehen zu müssen. Wenn das Dokument also ein Brief an einen Kunden ist, der ihn daran erinnert, dass die Zahlung überfällig ist, nennen Sie es so etwas wie "Overdue_20180115". eher so etwas wie "Brief". Woher wissen Sie, wer der Brief ist, ohne ihn zu öffnen??

Wenn Sie Dateien per E -Mail oder tragbare Geräte freigeben, möchten Sie möglicherweise den Dateinamen enthalten, da die Ordnerinformationen nicht in der freigegebenen Datei enthalten sind.

Wenn Ihr Dokument beispielsweise in meinen Dokumenten \ Rechnungen \ 2017 \ Kunden \ doe_john_20180416 liegt.doc und die Datei wird freigegeben oder per E -Mail gesendet, und der Empfänger wird sehen, dass der DOE_John_20170416 ist.DOC und kann möglicherweise nicht sagen, dass die Datei eine Kundenrechnung ist, ohne sie zu öffnen.

7. Datei während Sie gehen

Die beste Zeit, um ein Dokument einzureichen, ist, wenn Sie es zum ersten Mal erstellen. Nehmen Sie sich also an die Gewohnheit, das Dialogfeld "speichern" zu verwenden, um Ihr Dokument einzureichen und zu benennen, und setzen Sie es an erster Stelle an den richtigen Ort.

8. Bestellen Sie Ihre Dateien für Ihre Bequemlichkeit

Wenn es Ordner oder Dateien gibt, die Sie viel verwenden, zwingen Sie sie oben in der Dateiliste, indem Sie sie mit a umbenennen ! oder eine AA am Anfang des Dateinamens.

9. CULL IHRE DATEN IREM

Manchmal ist das, was alt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, halten Sie Ihre Ordner überrascht, indem Sie die alten Dateien entfernen.

Tun nicht Löschen Sie geschäftsbezogene Dateien, es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass Sie die Datei nie wieder benötigen werden. Erstellen Sie stattdessen in Ihrer Hauptsammlung von Ordnern unter Ihrem Root -Ordner einen Ordner namens "alt" oder "inaktiv" und bewegen Sie alte Dateien hinein, wenn Sie auf sie stoßen. 

10. Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig

Unabhängig davon.

Gutes Dateimanagement macht es einfach zu finden, was Sie wollen

Die Verwaltung elektronischer Dokumente sollte Teil einer Gesamtstrategie zur Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen sein. Ein ordnungsgemäßer Dokumentverwaltungsplan sollte alle Aspekte der Bearbeitung von Dokumenten enthalten, einschließlich Speicher, Abruf, Backups und Sicherheit.

Die Suchfunktion ist eine wunderbare Sache, aber sie wird niemals mit der einfachen in der Lage sein, direkt in einen Ordner oder eine Datei gehen zu können. Wenn Sie diesen Tipps zur Dateiverwaltung konsequent befolgen, auch wenn Sie nicht wissen, wo sich etwas befindet, wissen Sie, wo es sein soll - ein großer Vorteil, wenn es darum geht, zu finden, wonach Sie suchen. Gute Dateimanagementpraktiken sparen Ihre Geschäftszeit und Ihr Geld.